e-office en Meeting Systems ontwikkelen Microsoft SharePoint 2010 webapplicatie voor effectief vergaderen
Langdurende vergaderingen, geen duidelijk doel of aangewezen voorzitter, voor iedere deelnemer een geprinte versie van de vergaderstukken, een notulist die de aantekeningen en actiepunten pas achteraf digitaliseert. Dit zijn  typische kenmerken van een tijdrovende vergadercultuur. Vaak ontbreken duidelijke afspraken over de manier van vergaderen en zwerft informatie rond in e-mails of ergens op papier. Hierdoor vergen vergaderingen vaak veel energie en tijd van uw medewerkers.

In samenwerking met Meeting Systems ontwikkelde e-office een complete human software oplossing voor Microsoft SharePoint 2010, die u alle rompslomp rondom vergaderen uit handen neemt én effectief vergaderen binnen de organisatie mogelijk maakt.

Petra Stojanovic-van Kan (commercieel directeur e-office) en Jaap Roggeveen (directeur Meeting Systems) vertellen over deze nieuwe SharePoint webapplicatie.

slimmer vergaderen
Stojanovic-van Kan: ‘Vanuit het scenario 'effectief vergaderen' gaan we samen met de klant aan de slag om de huidige vergadercultuur om te buigen. Doel hierbij is te komen tot een cultuur waarin vergaderen een middel is voor optimaal samenwerken. Naast het begeleiden van een cultuuromslag richten wij ook de digitale vergaderomgeving in met de technologie van Meeting Systems. Vanuit deze digitale vergaderomgeving kun je de vergadering leiden, presenteer je de agenda en verwerk je de notulen én actiepunten op een centrale plek. Zo bespaar je tijd en voorkom je veel ergernissen. De ‘Meeting Systems’ applicatie voor Microsoft SharePoint 2010 is dan ook een perfecte uitbreiding in onze aanpak de vergadercultuur van organisaties te optimaliseren.’

Roggeveen: ‘Met Meeting Systems verbeter je de productiviteit van vergaderen. Tijdens gesprekken met klanten bleek steeds vaker hun behoefte aan een dergelijke oplossing, maar dan binnen hun bestaande SharePoint platform. Ik kwam in contact met e-office en samen besloten we Meeting Systems voor SharePoint te ontwikkelen.’

een digitale vergadering opzetten
De webapplicatie is een add-on voor SharePoint en vormt een vergaderschil bovenop de SharePoint omgeving. Roggeveen legt uit dat je begint met het inrichten van de vergaderomgeving: ‘Iedere SharePoint gebruiker heeft toegang tot de omgeving, per vergadering stel je de gebruikersrechten in. Een groot voordeel van Meeting Systems is de mogelijkheid om een overzicht te tonen van de besproken punten per vergadering. Zo heb je in een oogopslag een helder inzicht in bijvoorbeeld de besluiten.’

speerpunten voor de toekomst
‘Papierloos vergaderen is ons speerpunt voor de toekomst,’ zegt Roggeveen. ‘Organisaties willen documenten binnen de vergadering online met elkaar kunnen delen. De volgende stap is om de applicatie nog beter te laten integreren met SharePoint. Dat houdt in dat er koppelingen gemaakt worden met bijvoorbeeld projectsites en teamsites, en dat documenten in SharePoint ook te koppelen zijn aan vergaderpunten. Daarnaast komt de webapplicatie binnenkort beschikbaar voor tablets, zoals de iPad.’

kennissessie slimmer vergaderen
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van de webapplicatie Meeting Systems voor SharePoint 2010? Tijdens de kennissessie ‘slimmer vergaderen binnen SharePoint 2010’ op 24 januari 2012 lichten wij u de mogelijkheden van de web-applicatie toe. Ook ervaart u hoe deze oplossing actief bijdraagt aan een 21ste eeuwse manier van werken (Het Nieuwe Werken).
meer informatie en inschrijven