Eiffel kiest voor een virtuele werkomgeving die medewerkers, klanten en hun kennis met elkaar verbindt

Eiffel maakt strategie werkzaam en gaat daarbij op zoek naar de kritische succesfactor, de X. Ook in hun eigen projecten staat de X centraal. Bijvoorbeeld in het project DEX, een virtuele werkomgeving voor professionals en klanten. Wij hebben een gesprek met Marlies Bruggink- Smeding, projectleider bij Eiffel, over de totstandkoming van DEX en de samenwerking met e-office in dit project.

professionele werkomgeving voor professionals
Bruggink: ‘Een aantal jaren geleden heb ik een adviesrapport geschreven over de virtuele werkomgeving van Eiffel, die mijns inziens niet voldeed aan de behoeften van onze organisatie. Ik kreeg de opdracht een nieuwe werkomgeving voor Eiffel op te zetten. Wij zijn begonnen met een geïntegreerd systeem die onze primaire processen ondersteunen en die we bouwden met Microsoft Dynamics. Aan de buitenkant wilden we de informatie goed kunnen ontsluiten waarvoor we Microsoft Office SharePoint Server 2007 gebruikten. Het uiteindelijke resultaat van het ontsluiten van de informatie en navigatie viel tegen en voldeed niet aan onze verwachtingen. We besloten e-office te benaderen om onze SharePoint omgeving te professionaliseren.’
Het project SharePoint-DEX bestaat uit drie verschillende hoofdonderdelen; een site voor professionals, een site voor klanten (extranet) en een site voor projecten. ‘Belangrijk voor ons was om eerst DEX voor professionals op orde te hebben,’ zegt Bruggink. ‘De professionals was toegezegd dat deze omgeving uiterlijk 1 april 2010 voor hen beschikbaar zou zijn. Deze deadline zette de koersen op scherp, maar met hard werken was DEX voor professionals op 1 april live!’

verbinden van mensen en kennis
Bruggink: ‘Bij Eiffel werken ruim 500 mensen, waarvan het merendeel werkt op de locatie van onze opdrachtgevers. Dat houdt in dat kennis veelal versnipperd is en vaak alleen bij deze opdrachtgevers is opgeslagen. Door onze mensen vanuit één centrale virtuele omgeving te laten werken, zijn we in staat de kennis en informatie beter in de Eiffel organisatie te borgen.’
Je kunt je voorstellen dat voor een organisatie als Eiffel, met 500 medewerkers extern bij klanten, het lastig is om mensen te binden aan de organisatie. DEX verbindt de Eiffelaars; medewerkers starten hun werkzaamheden vanuit DEX en komen hier samen met collega’s en klanten om kennis te delen, kennis op te doen en samen te werken aan projecten.

‘We werken nu ongeveer 5 maanden met de SharePoint omgeving van DEX en de eerste ervaringen zijn positief,’ vervolgt Bruggink haar verhaal. ‘Belangrijke functionaliteiten binnen DEX zijn het urenoverzicht - na het ontbreken hiervan bij het introduceren van het nieuwe systeem was er erg veel behoefte aan een goed urenoverzicht -  en het onderdeel ‘mijn dossier’. Hierin staan bijvoorbeeld vertrouwelijke documenten die een medewerker deelt met zijn resource manager. Kennis voegden we later aan dit onderdeel toe, zodat kennis eenvoudig opgeslagen en gedeeld kan worden binnen de organisatie.’

Het Nieuwe Werken bij Eiffel
Het Nieuwe Werken leeft bij Eiffel. Sinds 1 juli heeft Eiffel een nieuw hoofdkantoor dat in veel facetten Het Nieuwe Werken faciliteert. Er zijn door het hele pand flexwerkplekken aanwezig, er zijn vergaderplekken die je uit je standaard werkomgeving halen en aansprekende ruimtes die je nieuwe energie geven.

Eiffel vindt de X in e-office
Bruggink is erg te spreken over de samenwerking met e-office: ‘Wat mij aanspreekt in e-office is dat zij in hun aanpak niet alleen oog hebben voor de techniek, maar ook rekening houden met het succesvol invoeren van de nieuwe werkomgeving binnen de organisatie. Ze hebben aandacht voor mens, organisatie en techniek. Tijdens de start van het project is dan ook goed gekeken naar wat aanspreekt bij onze mensen. Het is een plezierig project, we begrijpen elkaar en kunnen naast hard werken ook met elkaar lachen.’

het vervolg
Nu het eerste deel van het project is afgerond, vragen we Bruggink naar de vervolgplannen. ‘De site DEX voor professionals is zo goed als af. We willen de zoekfunctie binnen de site nog verbeteren en chatten toevoegen. Zodat we intern ook via instant messaging kunnen communiceren.
Op dit moment zijn we bezig met het voeren van een pilot voor de klantensites. We doen dit samen met een aantal belangrijke klanten. Elke site zetten we in vanuit de specifieke klantbehoefte. Klanten geven ons direct feedback via een knop op de klantensite. Zo willen wij uiteindelijk de beste site voor de klant creëren. Chat zullen we ook voor de klantensites gaan inzetten, zodat klanten voor korte vragen op een eenvoudige en directe manier contact met ons kunnen opnemen.
De projectensite staat parallel op de planning, als onderdeel van de pilot klantensites,’ aldus Bruggink.