e-office publiceert samen met hnwblog iedere week meerdere recepten uit het boek 'Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken'. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Je agenda delen met je collega’s is min of meer een voorwaarde voor het nieuwe werken. Sommige medewerkers hebben daar echter moeite mee, omdat ze zich gecontroleerd voelen of sommige afspraken liever voor zichzelf houden. Goede werkafspraken maken helpt, net als een flexibele houding.

deel je agenda; Informatie à la minute
In een veelgebruikt mailprogramma als Outlook (maar ook in Lotus Notes of andere programma’s) is het vrij eenvoudig om je agenda te delen met anderen, zoals je collega’s. Dat is handig, want zo kunnen ze zien of je een afspraak hebt, of ze je kunnen storen met een vraag en of je volgende week maandag beschikbaar bent voor een overleg. Ze kunnen die afspraak zelfs voor je vastleggen, om te voorkomen dat je een andere afspraak rond die tijd plant. Of ze kunnen je een uitnodiging sturen voor het overleg, die, als je accepteert, meteen in je agenda staat gebeiteld.

Beide komen voor, zoals er ook organisaties zijn waar de agenda helemaal privé is. Dit geeft wel aan dat het delen van de agenda vooral een kwestie van cultuur is. Technisch kan het al lang, maar willen mensen het ook?

Veel medewerkers vinden het bijvoorbeeld niet prettig als iedereen (dus ook hun baas) kan zien waar ze uithangen en welke afspraken ze hebben. Ze voelen zich dan toch enigszins gecontroleerd (big brother is watching you!). Of ze hebben een afspraak die beter niet openbaar kan worden. Ze hebben bijvoorbeeld een gesprek met de baas van de baas omdat ze niet tevreden zijn over diens manier van aansturen. En ook voor managers is het soms beter om bepaalde afspraken ‘onder de pet’ te houden – een promotiegesprek bijvoorbeeld, of een ontslaggesprek.

privéafspraken in gezamenlijke agenda?
Nu is het vrij eenvoudig om in genoemde programma’s bepaalde afspraken als privé te markeren, maar nog belangrijker dan die mogelijkheid is de noodzaak dat je er met elkaar het gesprek over aangaat. Vind je het acceptabel als collega’s sommige afspraken liever voor zichzelf houden? En wil je überhaupt privéafspraken in de gezamenlijke agenda vermelden? Je zult bijna wel moeten, want werk en privé lopen toch al steeds meer door elkaar, zeker bij het nieuwe werken. Maar veel mensen hebben daar moeite mee en daar moet je het met elkaar over hebben.

flexibel
Zo zijn er natuurlijk meer zaken. Hoe ga je bijvoorbeeld om met iemand die zijn agenda nooit up-to-date houdt, waardoor hij vaak dubbele afspraken maakt? Denk je dan: eigen schuld, dikke bult, dan is hij maar niet aanwezig op het afdelingsoverleg? Of ga je proberen hem op te voeden? Veel succes! Misschien kun je een alternatief bedenken, bijvoorbeeld dat iemand anders (een afdelingssecretaresse) zijn agenda bijhoudt. Niet iedereen is tenslotte hetzelfde en niet iedereen heeft evenveel discipline. Daar zul je eerst afspraken over moeten proberen te maken, maar als dat niet werkt, moet je er toch ook een beetje flexibel mee om kunnen gaan.