efficiënter samenwerken door BLUE goed in te richten
Al eerder berichtten wij over Danone. In 2010 migreerde de organisatie naar IBM Lotus Notes als primaire mailplatform. Dit jaar ging de tweede fase van de samenwerking van start en mocht e-office meebouwen aan Danflow. Danflow is een platform voor workflowapplicaties. De bouw van de eerste vier applicaties is nagenoeg afgerond en gebruikers hebben hun eerste ervaringen opgedaan. Tijd voor een vervolggesprek met Berend Jan Ros, Global Project Manager IS bij Danone Nederland.

viertal applicaties
‘Danflow is een platform met verschillende modules om eenvoudig workflowapplicaties te bouwen voor diverse afdelingen. We hebben op dit moment vier applicaties in gebruik. Een auditing applicatie Danacco; een tool voor alle HR workflows, MyHR, met daarin allerhande informatie over zaken zoals fietsplan, zorgaanvraag, zwangerschapsverlof, promotieaanvraag, wisseling standplaats, etc.; een vendor management applicatie – waarin iedereen inzage heeft wie de preferred suppliers van Danone zijn en voor het aanvragen van nieuwe leveranciers en als vierde STEER – een applicatie om KPI’s te meten (informatie over de wereldwijde sales scores en online rapportages, red.).’

Daarnaast is er nog een applicatie in ontwikkeling voor medewerkers die de organsiatie binnenkomen en verlaten, met de werknaam WOWI (Way Out, Way In, red.) Bovendien komen er gestaag nieuwe wensen bij en biedt het platform steeds nieuwe mogelijkheden. De medewerkers van Danone hebben zowel toegang tot de applicaties via het web als via de Notes client en deels ook via het Intranet.

showcase
‘Aan de bouw van een workflowapplicatie gaat een heel traject vooraf’, vervolgt Ros zijn verhaal. ‘Eerst bekijken we of het een standaardapplicatie is of een zogenoemde ‘one of’. Of en hoe een  tool binnen de internationale organisatie wordt ingezet is binnen Danone geen vanzelfsprekendheid. Een organisatie met 120.000 medewerkers kent vele divisies. Ros: ‘Ik ben zelf werkzaam voor de divisie Baby en Medical, en dit onderdeel van Danone gebruikt nu (een deel van de ) workflowapplicaties. Dat gebeurt in heel Europa, Noord- en Zuid-Amerika, Noord-Afrika, het Midden-Oosten, Australië, Jakarta en Maleisië. Het is van groot belang een applicatie zo in te richten dat het aantrekkelijk wordt voor de interne organisatie om de applicatie ook aan te kopen. Daarbij willen we echt een aantal mooie showcases laten zien. Doordat applicaties snel gebouwd en in gebruik kunnen worden genomen, bieden ze een groot voordeel ten opzichte van de aanschaf van externe applicaties. Ook verzamelen we ervaringen en die zijn erg positief, wat weer helpt bij de verkoop naar andere divisies. Verder hebben we nog als wens om de look&feel te verbeteren en te zorgen voor mobiele ontsluiting van de applicaties. Dit helpt om binnen de Danone organisatie beslissers te bewegen  de applicaties binnen hun divisie te introduceren.’

De workflowapplicaties bouwde e-office met Domino-technologie (XPages). De Danone-gebruikers ervaren de verschillende tools als aparte applicaties naast het mailplatform. Doordat de meeste applicaties webenabled zijn, zijn ze bovendien heel goed tijd- en plaatsonafhankelijk te benaderen. De heavy users benaderen de applicaties veelal vanuit de Notes client.

online dashboard
‘Verder zijn we nu bezig met de ontwikkeling van een online dashboard’, vertelt Ros.  ‘Acties die in de workflowapplicaties gebeuren worden straks getoond in je dashboard, zodat je snel en overzichtelijk een beeld hebt van je dagelijkse acties. Bovendien kun je zelf instellen op welk moment van de dag je een notificatie per e-mail wilt ontvangen.’
Op termijn is het de bedoeling het dashboard nog verder uit te bouwen met een overzicht van de beschikbare applicaties en de waardering van de afzonderlijke applicaties door de gebruikers. ‘Straks kun je ook in een oogopslag zien voor welke applicaties je welke rechten hebt. De verschillende applicaties staan op dit moment nog los van elkaar en hebben ieder een eigen workflow. Er komt nog een koppeling waardoor je een activiteit in een applicatie kunt starten om vervolgens een actie uit te voeren in een andere applicatie.’

uitrol binnen Danone
Waar Danone bij de uitrol van Lotus Notes koos voor een zeer uitgebreid adoptietraject, verloopt de uitrol van het Danflow platform anders. ‘Dat komt door de manier waarop dit project van start ging’, aldus Ros. ‘Voordat we starten met de bouw van een applicatie, zorg ik eerst voor een business sponsor, iemand die belang heeft bij de ontwikkeling. Deze persoon zorgt, naast het benodigde budget, voor het enthousiast maken van collega’s. Zij zijn de echte super users en trekken de kar. Ze ondersteunen collega’s met het werken met de applicatie en beantwoorden vragen.’ Over zijn ervaringen met de ingebruikname van de applicaties vertelt Ros: ‘Sommige gebruikers waren direct heel enthousiast over de tools. Wel duurde het laden van de applicaties via het web in het begin te lang, hoe meer informatie je erin stopt, hoe complexer het wordt. Dat hebben we nu onder de knie en het werkt allemaal prima.'

Notes kennis e-office voorlopig onontbeerlijk
Inmiddels kan de organsiatie supportvragen over de bestaande tools zelf aan. e-office zal de komende periode nog wel aan het werk zijn bij Danone. Ros: ‘Wanneer we een nieuwe ‘standaard’applicatie willen introduceren, dan kunnen we dit inmiddels ook zelf. e-office heeft echter specifieke Notes kennis die wij zelf niet in huis hebben. Gelukkig kan Danone dan een beroep doen op e-office en met een korte doorlooptijd nieuwe functionaliteiten lanceren. Ik verwacht dat het ontwikkelen ook in 2012 nog doorloopt.’
De samenwerking met e-office ervaart Ros nog altijd als heel prettig. ‘In totaal zijn we hier nu ongeveer een jaar mee bezig, halverwege juni 2011 gingen we live én binnen budget. Er zijn inmiddels meer applicaties in gebruik dan ik had verwacht.’

business benefits
Over de voordelen voor Danone is Ros duidelijk: ‘We berekenden dat we per locatie zo’n 350 uur op jaarbasis besparen. Ons doel is meer grip te krijgen op efficiency, waarbij we tijd vrijmaken voor andere zaken die echt de core van onze organisatie raken. De applicaties vervangen processen die voorheen in Excel en op papier bijgehouden werden, daarin zitten ook veel verborgen kosten zoals papierverbruik. Ik heb wel hard gewerkt om de organisatie te overtuigen van de voordelen van het automatiseren van de workflows. De uitrol van STEER kostte slechts twee weken en wordt inmiddels wereldwijd ingezet. Door hun ervaringen worden medewerkers steeds vertrouwder met applicaties, en hierdoor blijven de aanvragen om applicaties te ontwikkelen binnenkomen.