Danone kiest internationaal voor de kracht van IBM Lotus Notes

van migratie tot aan Enterprise 2.0 functionaliteiten
Danone migreerde in samenwerking met e-office een groot deel van de organisatie naar IBM Lotus Notes. Waarmee het bedrijf internationaal gebruikmaakt van een platform en actief inzet op de kracht van Lotus Notes. Wij hebben een gesprek met Berend-Jan Ros, Global Project Manager IS bij Danone Nederland, Rene Rietveld, verantwoordelijk voor IBM Lotus Notes bij e-office en Arno Zwaag, consultant bij e-office.

internationale migratie
Berend-Jan Ros: ‘Als Global Project Manager IS bij Danone ben ik verantwoordelijk voor de IT projecten binnen Danone Nederland. Daarbij maak ik graag verbeterslagen in huidige processen. Groupe Danone is een internationale onderneming in de voedingsmiddelenindustrie en nam in 2007 de organisatie Numico over. Bij Groupe Danone werkte men al met Lotus Notes, de nieuwe divisies (afkomstig uit Numico) werkten toen nog met Microsoft Exchange. Vanuit het hoofdkantoor van Danone was de wens om met één platform te gaan werken. Daarom besloot de organisatie alle divisies te migreren naar Lotus Notes.’

‘e-office is IBM businesspartner en voerde eerder een onderzoek voor ons uit die ons hielp bij de keuze tussen Microsoft Exchange en IBM Lotus Notes,’ zegt Ros. ‘Ook voor het migratietraject voor Danone Nederland en het realiseren van de technische migratie strategie voor de globale migratie, maakten we graag gebruik van de expertise van e-office als sparring partner in samenwerking met de interne compentence centers van Danone.’

Lotus loves Danone…
De migratie is inmiddels grotendeels afgerond. 12.000 Medewerkers uit 60 landen zijn gemigreerd. 98 Procent van de organisatie is daarmee over op Lotus Notes. De migratie zelf was een groot proces, maar ook de adoptie van het nieuwe platform onder de gebruikers kreeg veel aandacht.
Rene Rietveld: ‘Via de registratietool van e-office konden medewerkers van Danone zich aanmelden voor het migreren van hun e-mail naar Lotus Notes. Zij leverden hun laptop op kantoor in, op de Lotus Loves stand die speciaal was ingezet voor dit project, gingen in training en na afloop van de training haalden zij hun laptop weer bij de stand op. De rest van de dag waren specialisten van e-office en Danone op de Lotus Loves stand aanwezig voor vragen van medewerkers. Daarnaast verzorgden we ook gebruikershandleidingen en zijn de antwoorden op de meest gestelde vragen terug te vinden op het Intranet.’

‘De extra aandacht die Danone gaf aan het adoptieproces wierp zijn vruchten af, zegt Ros.’ Na ongeveer een maand te werken met Lotus Notes, werden medewerkers steeds positiever over de nieuwe werkomgeving. Natuurlijk was het werken met Lotus Notes even wennen voor de medewerkers, omdat het anders is dan het werken met Exchange. Maar Lotus Notes heeft nagenoeg dezelfde mogelijkheden.'

Dancore applicatieplatform
Nu de migratie nagenoeg voltooid is, is men zich bij Danone steeds meer bewust van de kracht van het Lotus Notes platform. Met Lotus Notes is meer mogelijk dan alleen e-mail en calendering. Je kunt het inzetten als een applicatieplatform voor bijvoorbeeld workflow, financiën, human resource, sales et cetera.
Ros: ‘Wij zijn op dit moment bezig met het ontwikkelen van een applicatie framework, Dancore. Binnen de standaarden van dit framework wordt het eenvoudig om applicaties te ontwikkelen. Op deze manier vereenvoudigen we voor alle divisies de ‘missing links’ tussen de programma’s en de bedrijfsprocessen. Zo ontstond er binnen verschillende divisies van Danone de behoefte aan een workflow applicatie. Er waren al meerdere losse initiatieven gestart, maar er was nog geen globale aanpak. Dat voeren we nu uit met Lotus Notes. Een ander voorbeeld van een applicatie die we gaan ontwikkelen is de vakantiedagen applicatie.'

‘De tweede fase van dit project staat gepland voor het eerste kwartaal van 2011,’ zegt Arno Zwaag, ‘het idee is om de applicaties aan te bieden in een zogenaamde apps store, waardoor alle applicaties voor alle internationale locaties beschikbaar zijn.’

In 2011 wordt het idee rondom Dancore verder uitgewerkt. In een volgend artikel gaan wij dieper in op dit framework, het proces en de ervaringen van medewerkers.

aan een woord genoeg
Ook voor e-office was en is de migratie naar Lotus Notes en de ontwikkeling van het framework Dancore een uitdaging. Rietveld: ‘De samenwerking met Danone is prettig. Aan één woord hebben we genoeg en dat komt de effectiviteit van de projecten ten goede.’
Ros ervaart e-office als een flexibele partner, die meedenkt in oplossingen en adequaat reageert.

stappen zetten naar een Enterprise 2.0
Met het ontwikkelen en het globaal toegankelijk maken van applicaties, zet Danone ook een stap richting het realiseren van een Enterprise 2.0. Daarbij zet de organisatie een intern social netwerk (a la Facebook) op en werken ze steeds meer met instant messaging (Lotus Sametime) en videoconferencing. Deze nieuwe communicatiemiddelen en de nieuwe applicaties zijn locatieonafhankelijk te gebruiken. Zo hoeft er steeds minder gereisd te worden om met elkaar te kunnen samenwerken. Mede hierdoor wil Danone hun carbon footprint zoveel mogelijk verkleinen, de administratieve processen samen met de cross-functies stroomlijnen en meer uniform gaan werken wereldwijd.