Damen Shipyards maakt kennis toegankelijk met Intranet op basis van Microsoft SharePoint 2010

‘het behouden van kennis binnen de eigen organisatie is een belangrijke factor voor succes’

Damen Shipyards (Damen), een Nederlands scheepsbedrijf dat uitgroeide tot een internationale onderneming, biedt de economische crisis het hoofd door enerzijds het standaardiseren van zijn producten en anderzijds het behouden van kennis en expertise binnen de eigen organisatie. Op deze manier spelen zij flexibel in op de veranderende vraag van de markt.
Damen is een typische blauwe organisatie. Om een kwalitatief goed product op te leveren, maken zij gebruik van strikte procedures en processen. Daarnaast is juist de grote hoeveelheid ‘kennis’ die aanwezig is binnen de organisatie een belangrijke succesfactor. Om deze kennis toegankelijk te maken en informatie uit de verschillende business systemen eenvoudig te kunnen ontsluiten in een platform, koos Damen onlangs voor Microsoft SharePoint 2010. Wij hebben hierover een gesprek met Edgar Voorbraak, applicatie beheerder en projectleider en Steven Groenewold, manager ICT Innovations.

ontsluiten van informatie
Voorbraak toont ons met trots de media gallery van Damen: ‘Een typisch Damen-schip heeft een strakke vormgeving en is functioneel. Via de media gallery, waarin alle Damen-schepen komen te staan, vinden we heel eenvoudig elk schip terug met de bijbehorende specificaties en beeldmateriaal.’ Het slim ontsluiten van informatie is een van belangrijke voordelen van SharePoint 2010 voor Damen.

vrijmaken van kennis
Volgens Groenewold en Voorbraak waren er verschillende redenen voor het vernieuwen van het Damen Plaza Intranet. ‘Allereerst wilden we mensen en kennis met elkaar verbinden,’ zegt Groenewold. ‘Damen is een kennisintensieve organisatie. Veel informatie slaan wij op in ons ERP-systeem. Deze informatie wilden we beter beschikbaar maken voor onze medewerkers.
Naast de geformaliseerde kennis, die gebonden is aan regels en instructies, is er juist veel kennis aanwezig in de hoofden van medewerkers. De uitdaging is om deze kennis, (het corporate brein van de organisatie red.), toegankelijk te maken binnen een zogenaamd kennisplatform.’  

‘Daarnaast spraken vooral de sociale functionaliteiten van SharePoint 2010 aan,’ vertelt Voorbraak. ‘Medewerkers wilden zich kunnen profileren via bijvoorbeeld my-sites. Het smoelenboek blijft een populair onderdeel van het Intranet. In combinatie met het organogram, waarmee je eenvoudig ziet wat iemands rol en plek is binnen de organisatie, is het smoelenboek een krachtige functionaliteit voor Damen. Een derde reden was een inhaalslag van onze IT-infrastructuur.’

SharePoint platform voor samenwerken
Voorbraak zegt: ‘We zien dat vooral het samenwerken binnen projectsites in opmars is. Op dit moment zijn er al 30 projectsites actief en er komen steeds meer sites bij. Tussen de verschillende afdelingen ontstaat zelfs lichte concurrentie wie de beste site heeft. Het enthousiasme werkt aanstekelijk.’

focus op kennismanagement
Het management wil graag meer focus op het delen van kennis, maar denkt nog na over de wijze waarop zij dit aan gaan pakken. Groenewold zegt: ‘Het vastleggen en faciliteren van kennis is een uitdaging. Goed kennismanagement staat of valt met een goede organisatie. Enthousiasmeer medewerkers om kennis te delen, bijvoorbeeld door kenniseigenaren of ambassadeurs aan te stellen die en tijd beschikbaar hebben, én de drive hebben om kennis te delen. Ons platform is er in ieder geval klaar voor.’

de ontwikkeling van Damen Plaza
‘Damen Plaza maakt een herkenbare ontwikkeling door,’ vertelt Voorbraak. ‘Mijn eerste opdracht bij Damen drie jaar geleden was om meer eenheid te creëren binnen het Intranet. Het Intranet (toen nog op basis van Microsoft Office SharePoint Server 2007) werd opgeleverd met vrijwel geen voorwaarden en richtlijnen, en werd daardoor nogal rommelig. Later dat jaar ontstond de wens voor een Extranet om ook informatie te kunnen delen met subcontractors en klanten. We waren onze oude Microsoft-partner inmiddels ontgroeid en vonden in e-office een professionele partij met een aansprekende visie op het werken en organiseren in de 21e eeuw.’

flexibiliteit belangrijk in samenwerking
‘De samenwerking met e-office is heel open. Zo hebben we tijdens de pilot-fase goed met elkaar gebrainstormd over de mogelijkheden van SharePoint 2010. Wij ondervonden wat problemen met onze interne infrastructuur, waardoor de implementatie van Damen Plaza vrij chaotisch verliep. e-office sprong hier flexibel op in. Daarnaast heeft e-office veel SharePoint-expertise in huis, vooral het kennisniveau van Marc Wetters (SharePoint ontwikkelaar bij e-office, red.) is ongeëvenaard,’ vindt Voorbraak.

uitdagingen voor 2012
Groenewold: ‘Tegenwoordig gebruiken we Damen Plaza steeds meer als een digitale werkomgeving, met de focus op samenwerken. Echter, het doel is nog niet bereikt. In 2012 zal Damen Plaza het Corporate Intranet worden voor alle Damen scheepswerven wereldwijd. De architectuur is er klaar voor. De uitdaging ligt vooral in het ontwikkelen van een goed kennisbeleid en de introductie van de SharePoint-technologie binnen de andere scheepswerven.’

Groenewold vervolgt zijn verhaal: ‘Een andere uitdaging is het bereiken van de triple A status dat staat voor any place, any where, any time en ook any device. Daarmee maken we tijd en plaats onafhankelijk werken mogelijk voor onze medewerkers.
Ook het globaliseren van engineering staat hoog op onze wensenlijst. Er zijn veel engineerings-bureaus wereldwijd die mee ontwikkelen aan onze schepen. Je kunt je voorstellen dat dit veel van het netwerk vereist. We willen een model bouwen waarin we informatie centraal kunnen beheren en lokaal kunnen bewerken.’