Waarom bedrijven Google Sites gebruiken voor het delen van kennis:

1. zorgen dat bedrijfsgegevens veilig blijven: consistente machtigingen voor delen op alle bedrijfsites.
  
2. nuttige informatie toegankelijk maken: maak een intranet of laat projectteams sites maken waarop ze afdelingsgegevens vastleggen en delen.

3. eenvoudig bestanden delen: het beheren van bestandsversies is geautomatiseerd, waardoor het gemakkelijk is om bestanden bij te werken en de nieuwste versie te openen. Ondersteunde indelingen zijn .doc, .xls, .csv, .ppt, .txt, .pdf en meer.

4. inhoud van verschillende bronnen bundelen: Google-documenten, -spreadsheets en -presentaties, YouTube-video's, Picasa-diavoorstellingen en gadgets weergeven zonder dat programmeringervaring nodig is.
  
5. informatie direct terugvinden: de zoekfunctie van Google is ingebouwd, zodat werknemers nuttige bedrijfsinformatie net zo makkelijk kunnen vinden als bij het zoeken op internet.
  
6. medewerkers kunnen actief aan de slag: er is geen codering- of systeemervaring nodig om pagina's bij te werken of nieuwe interne sites te maken, zodat iedereen kan bijdragen aan gedeelde kennis.

delen van informatie in Google Sites
Behalve het delen van documenten in Google Apps/Google Docs kun je ook Google sites gebruiken voor het delen van informatie. Google sites bevat een aantal standaard templates die gebruikt kunnen worden in verschillende settings maar kent ook de mogelijkheid om eigen sites in te richten. Een site heeft een aantal basis pagina types (webpage, file cabinet nieuws en lijst). Op basis van deze pagina types kunnen alle verschillende soorten sites worden gemaakt.

* webpage: een verzamelplaats voor tekst en afbeeldingen in combinatie met Google gadgets (kleine componenten die bijvoorbeeld een spreadsheet, kaart, grafiek of iGoogle gadget bevatten)

* file cabinet: een webpage met een file container erop waarin verschillende soorten bestanden worden opgeslagen. Onderdeel van de file cabinet is versiebeheer.

* nieuws: Een mini blog functionaliteit die kan worden gebruikt om informatie welke niet in documenten hoeft te worden vastgelegd op te slaan. Ook te gebruiken als discussie platform.

* lijst: Een lijst pagina is een pagina waarin lijst items worden gevangen, denk hierbij een actielijsten, afspraken, support calls, URL verzamelingen etc. Eigenlijk alles wat in een lijst te vangen is.

Gebruikers zijn op een site: owner (mogen rechten uitdelen), collaborator (mogen content toevoegen en aanpassen), reader (alleen lezen) of hebben geen toegang. Om bepaalde informatie readonly te maken voor gebruikers die normaal informatie mogen aanpassen is het mogelijk om via een webpage bijvoorbeeld een Google Doc weer te geven. Dit document kent dan vervolgens zijn eigen rechtenstructuur weer om toegang te beperken.