Google Apps is een verzameling van online Google diensten. Voor Google apps heeft een organisatie geen eigen servers nodig. Gebruikers kunnen volstaan met een webbrowser. Belangrijk om hierbij op te merken is dat, alhoewel alles via het internet wordt betrokken en Google de dienstenaanbieder is, de informatie niet zomaar publiek beschikbaar is. Sterker nog, informatie is in eerste instantie altijd alleen maar voor de betreffende gebruiker beschikbaar. Google zet zwaar in op dit platform en zorgt ervoor dat de beveiliging van de informatie zo goed mogelijk is. Naast verschillende certificeringen van de infrastructuur en applicaties zorgt Google er ook voor dat de applicaties die het uitbrengt altijd vanuit de basis al bedoeld zijn voor het internet. Dit in tegenstelling tot concurrenten die toepassingen die jaren alleen in het locale netwerk gebruikt zijn nu opeens op het internet beschikbaar maken.

Google Apps is een verzameling van toepassingen waarvan een beheerder kan kiezen ze aan of uit te zetten. De onderdelen van Google Apps zijn:

* Google Mail (Gmail): De meeste gebruikers kennen Gmail vanuit de privé omgeving. Deze omgeving is echter ook in een afgeschermde zakelijke variant beschikbaar. De email is dan in het eigen domein beschikbaar.

* Google Agenda : Calendering & Scheduling volgens Google. De gewone agenda functionaliteit zoals we die ook op de desktop kennen van IBM, Microsoft of Novell.

* Google Docs (documenten, spreadsheets en presentaties): De online office variant. Niet 100% vergelijkbaar met Microsoft Office maar voor 80% van de gebruikers in een organisatie voldoende om productief documenten, spreadsheets en presentaties te kunnen maken. Google Docs leest en schrijft Microsoft Office 95 tot 2007 formaten (word, excel en powerpoint (deze laatste tot 2003 versie)), open office, PDF, html, csv en plain text.

* Google Sites: De intra/extranet builder van Google. Binnen een vast stramien is Google sites inzetbaar om snel en eenvoudig informatie binnen en buiten de organisatie te delen. Google Sites worden ingezet op persoonlijk, team, bedrijfs en extranet niveau.

* Google Talk: De instant messenger component van Google. Op basis van op standaarden maakt Google het mogelijk om te chatten (tekst, audio en video). Multipoint tekst en audio chat behoren ook tot de mogelijkheden.

* Google Video (premier edition): In de premier edition kunnen gebruikers beschikken over Google Video. Dit is de 'in house'  YouTube variant. Er kan tot 16GB aan video worden opgeslagen en gedeeld met gebruikers binnen het domein.

Een kenmerk van Google Apps is dat het is gemaakt voor samenwerking. Zowel binnen als buiten de organisatie. Het delen van informatie is eenvoudig. Een email adres van de persoon waarmee gedeeld moet worden is voldoende. De gebruiker is hier in control. De beheerder heeft overigens wel het laatste woord. Die bepaald namelijk of er überhaupt informatie buiten het domein gedeeld mag worden.

versies Google Apps
Google Apps is er in verschillende versies. De singel user variant, de educational variant (voor universiteiten), de standard edition (als de singel user, maar dan voor eigen domein) en de premier edition. Deze laatste variant is het meest compleet en biedt ook de mogelijkheid om via APIs uitbreidingen te maken op de beschikbare functionaliteit. Daarnaast biedt deze versie qua beheer en integratie meer mogelijkheden dan bijvoorbeeld de standaard edition. De premier edition heeft ook de meest opslag mogelijk. Voor email bijvoorbeeld kan de gebruiker standaard over 25GB aan opslag beschikken. Voor Video is dit 16GB. Voor documenten zie: de details op de Google site. Voor de standard edition is de email omvang 7GB (en staat er altijd reclame aan) en is voor zowel documenten als sites de totale omvang beperkt. Daarnaast is Google Video niet beschikbaar.

Meer weten hoe Google Apps werkt? Bekijk het filmpje van Google op YouTube.