Veel kenniswerkers worstelen met de enorme hoeveelheid informatie die zij ontvangen. De tijd die zij te besteden hebben om informatie tot zich te nemen, is daarentegen gelijk gebleven. Terecht wordt daarom vaak de vraag ‘wat moet ik weten, wat moet ik lezen?' gesteld. Medewerkers attenderen hun collega’s veelvuldig op informatie die zij interessant vinden. Met als gevolg dat e-mailboxen, intranetten en nieuwsbrieven overstromen. Daarnaast heeft RSS, een nieuwe vorm van digitale informatievoorziening, zijn intrede gedaan, met als gevolg de stroom informatie wordt alsmaar groter. Om deze overload hanteerbaar te maken is e-office een samenwerking aangegaan met InfoCaster, expert op het gebied van RSS.
RSS-reader InfoCaster
RSS is een XML-toepassing die informatie uit een website omzet in een formaat waarmee andere sites of programma's deze informatie automatisch in hun eigen omgeving kunnen tonen. Het voordeel van deze toepassing is dat gebruikers zich kunnen abonneren op relevant nieuws. De nieuwslezer of RSS-reader haalt vervolgens het laatste nieuws op waardoor gebruikers niet meer hoeven te zoeken naar informatie. Informatie is zo eenvoudig te stroomlijnen. Een groot aantal RSS-readers is gratis te downloaden van internet om het RSS aanbod te lezen. Het nadeel van deze readers is echter dat ze vaak niet erg gebruiksvriendelijk zijn, beperkte selectiemogelijkheden bieden en moeilijk te onderhouden zijn door een centrale beheerder. InfoCaster heeft een RSS-omgeving ontwikkeld die eenvoudig is in het gebruik en centraal kan worden onderhouden. Het meest bijzondere is dat deze reader uitgebreide mogelijkheden heeft om informatievoorkeuren aan te geven. De gebruiker kan zelf bronnen toevoegen en prioriteit toekennen. Die bronnen kunnen variëren van online communities en nieuwsleveranciers tot interne managementinformatie en collega's. Het toekennen van prioriteit aan de bronnen of onderwerpen zorgt ervoor dat informatie naar belangrijkheid wordt gefilterd. Hoe meer ‘belangrijke’ collega’s bepaalde informatie lezen, hoe hoger het betreffende item in de RSS-lijst komt te staan. De reader geeft als het ware automatisch feedback.
Bij de RSS-reader van InfoCaster bepaalt de directe omgeving van de kenniswerker, het team waarin hij of zij werkt, dus voor een groot deel welke informatie interessant, belangrijk en bruikbaar is. Triviale en non-triviale informatie wordt door de gebruikers van deze toepassing automatisch gescheiden. Dit zorgt er dus voor dat de hoeveelheid informatie minder wordt. Daarnaast wordt er minder tijd besteed aan het zoeken naar informatie, minder informatie opgeslagen en minder beslag gelegd op communicatiemiddelen als e-mail en intranet. Op die manier stelt u uw medewerkers in staat in de beschikbare tijd die informatie tot zich te nemen die zij daadwerkelijk nodig hebben om hun taak uit te voeren.
Met de RSS-reader van InfoCaster kan de ontvanger eveneens aan de hand van zijn of haar voorkeurenlijst bepalen welk nieuws in welke vorm doorkomt. Wordt de informatie opgenomen in de algemene RSS-lijst of wordt de gebruikers gewaarschuwd met een pop-up? Deze voorkeur kan op elk gewenst moment worden aangepast. De beheerder kan eveneens bepaalde informatie verplicht een hoge prioriteit geven. Op die manier is het bijvoorbeeld mogelijk om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het belangrijkste bedrijfsnieuws. De technologie hierachter draait op een centrale server, net als de opgeslagen informatie, waardoor de informatie via verschillende apparaten toegankelijk is. Dus niet alleen via de pc, maar ook via mobiele toepassingen.