visie
e-office heeft een eigen visie op 'werken' en het inrichten van een passende 'digitale werkomgeving' met de juiste informatie- en communicatietechnologie (ICT).
Onze maatschappij wordt steeds complexer. Organisaties moeten snel kunnen inspelen op situaties die onvoorspelbaar zijn. U moet er dus voor zorgen dat uw professionals goed kunnen reageren op signalen uit de markt, in staat zijn om prioriteiten te stellen en dus snel de juiste beslissingen kunnen nemen. Dat kan alleen wanneer uw medewerkers goed geïnformeerd zijn, en beschikken over een digitale werkomgeving die hen ondersteunt bij het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden.
werkzaamheden
De afgelopen jaren veranderde er reeds veel in de soort werkzaamheden waaraan mensen hun tijd besteden. Adviesbureau McKinsey besteedt in het rapport 'The next revolution in interactions' uitgebreid aandacht aan de ontwikkeling in de werkzaamheden van mensen. Volgens McKinsey zijn de werkzaamheden van gebruikers grofweg te verdelen in drie categorieën: transformational work, transactional work en interactional work. Transformational work is 'ouderwets' handwerk, waarbij grondstoffen bewerkt worden op een ambachtelijke manier. Dit werk is, als het door mensen wordt uitgevoerd, bijna niet te automatiseren. Transformational work komt veel voor in de industrie en in de landbouw. Bij transactional work speelt coördinatie en hergebruik van informatie een belangrijke rol. Transactional work komt veel voor binnen processen. Er is coördinatie nodig om processen goed te laten verlopen en daarnaast wordt veel informatie verzameld die nodig is om bijvoorbeeld een offerte te schrijven of een order af te handelen. De meeste groei zit volgens McKinsey in het interactional work. Interactional workers moeten op basis van hun kennis en expertise gecombineerd met de juiste actuele informatie snel beslissingen kunnen nemen in steeds verschillende situaties.
mailbox
Voor professionals die een belangrijk deel van hun tijd besteden aan transactional en interactional work, is de mailbox een belangrijk communicatiemiddel. Deze toepassing wordt dan ook steeds meer gebruikt als werkomgeving waarmee niet alleen wordt gecommuniceerd maar waarin ook wordt georganiseerd en belangrijke informatie wordt bewaard. Nadeel hiervan is dat veel bedrijfskritische informatie opgeslagen ligt in een toepassing die niet verbonden is met andere systemen en mensen in de organisatie. Hierdoor verliezen medewerkers snel het overzicht, weten ze van elkaar niet meer wie nu waar mee bezig is en nemen soms beslissingen op basis van onjuiste en onvolledige informatie. Daarbij komt dat beursgenoteerde organisaties sinds 2002 wettelijk verplicht zijn om binnen 48 uur inzichtelijk te kunnen maken hoe een bepaalde beslissing tot stand is gekomen (Sarbanes Oxley). Dat is bijna onmogelijk als een groot deel van de bedrijfskritische informatie ligt opgeslagen in mailboxen.
digitale werkomgeving
Om ervoor te zorgen dat professionals op basis van de juiste kennis en expertise snel beslissingen kunnen nemen in steeds verschillende situaties, ontwikkelt e-office digitale werkomgevingen inclusief de juiste portaloplossingen op basis van IBM- en Microsoft-technologie. De digitale werkomgeving van e-office is een 'persoonlijke cockpit' die medewerkers ondersteunt bij het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden. Via de digitale werkomgeving kunnen medewerkers precies die informatie vinden die zij nodig hebben om de juiste beslissingen te nemen, kunnen zij hun werk goed organiseren, taken inzichtelijk maken voor anderen en optimaal samenwerken met collega’s, partners en klanten.
voordeel
Met een digitale werkomgeving maakt u optimaal gebruik van de capaciteit van uw professionals, verhoogt u hun individuele productiviteit en die van uw organisatie als geheel, haalt u meer rendement uit uw ICT-investering, kunt u uw klanten beter van dienst zijn en vergroot u het onderscheidend vermogen van uw organisatie.