IBM Workplace Forms is een platform voor het maken en verwerken van elektronische formulieren. Volgens IBM is dit de enige oplossing die voldoet aan alle eisen met betrekking tot elektronische handtekeningen, de verwerking van formulieren en de opslag en archivering ervan. Er komt een scherp geprijsde Express versie voor het MKB.

De Workplace Forms Designer is een krachtige tool waarmee snel en nauwkeurig bestaande formulieren kunnen worden overgenomen en data kan worden geïntegreerd met de in de organisatie aanwezige data. Aangezien 80% van de zakelijke documenten bestaat uit formulieren, levert het werken met een toepassing op basis van deze tool een enorme tijdswinst op.

• Workplace Forms is gebaseerd op een tool van het voormalige bedrijf pureEdge.
• Met de aqcuisitie van e-forms is IBM marktleider op het gebied van elektronische formulieren.
• Workplace Forms is gebaseerd op de XForms standaard.
• IBM Workplace Forms werkt zowel met Workplace als met Domino.
• Met Workplace Forms kunnen bestaande papieren formulieren worden omgezet naar een elektronisch formulier. Uiteindelijk zal een intelligent formulier ontstaan dat reageert op het 'gedrag' van de gebruiker.
  
  

Hoe past u e-forms toe?
Bestaande formulieren kunnen worden ingescand. Vervolgens kunt u met een e-form designer client de velden op het ingescande formulier markeren. In het ingescande form maakt u eenvoudig velden, namelijk door de relevante vakjes te selecteren, waar u code achter kunt hangen: business logic en wizards bijvoorbeeld. De velden kunnen allerlei kenmerken krijgen zoals datatype, verplicht invullen, enzovoorts. Het e-form kan ingevuld worden volgens de look & feel van het standaard formulier maar heeft ook een wizard-achtige verschijningsvorm.

workflow
Op een e-form kan workflow worden toegepast. Een document kan bijvoorbeeld van buiten de organisatie worden ingevuld (bijvoorbeeld een aanvraag voor een verzekering of hypotheek). Vervolgens wordt de informatie in het back-end proces van de organisatie opgenomen. Het proces, waarbij het papieren document door de organisatie werd gestuurd, kan op een eenvoudige manier worden omgezet naar een proces dat helemaal digitaal verloopt. De workflow is eenvoudig instelbaar en kan afhankelijk van criteria, zoals hoogte van een hypotheeksom, een bepaalde route volgen.

rechtsgeldig
Door het toepassen van signing functionaliteit kunnen de documenten als rechtsgeldig worden beschouwd (dat geldt in ieder geval in de Verenigde Staten) Als degene die informatie heeft ingevoerd, het document ook heeft gesigned kunnen de betreffende velden niet meer worden ingevuld. Met een mouseover kun je zien wie wanneer de betreffende data heeft gesigned.

integratie
e-forms draait op het Websphere Application Platform. Daarnaast is er een integratie met Lotus Domino mogelijk. De routing functionaliteit kan het ingevulde document afleveren in Domino waarna het in een Notes-applicatie kan worden gebruikt. Door middel van een activeX component kunt u e-forms vanuit een Lotus Notes-document openen.

Wilt u zelf eens kijken naar de mogelijkheden van ? Download dan de 'trial versie' van IBM Workplace Forms Designer 2.6 Beta 1. Na registratie (de beta is gratis) kunt u beginnen met downloaden.