Als u Microsoft Outlook gebruikt, kan het gebeuren dat u soms e-mailberichten verstuurd met een winmail.dat bijlage, of attxxx.dat bijlage eronder. Dat gebeurt meestal als een eindgebruiker Microsoft Rich Text Format probeert te versturen aan gebruikers van andere e-mailsystemen. Een dergelijk winmail.dat-attachment kan twee zaken bevatten: opmaak (bijvoorbeeld lettertype, letterkleur en alinea-opmaak) of bijlagen (documenten, PDF-bestanden enzovoorts). Door één van de nieuwe features in Lotus Notes Domino 7.0.2, namelijk format conversion for Microsoft Exchange TNEF Messages, behoort het probleem van de winmail.dat-bijlagen in de nieuwe Notes-versie tot de verleden tijd. Eerdere Notes-versies kunnen de door Microsoft gebruikte Transport Neutral Encapsulation Format (TNEF) echter niet naar leesbare tekst converteren. Hier is wel een andere oplossing voor.

Internet e-mail verloopt volgens een aantal standaarden, die vastgelegd zijn in de zogenaamde RFC's. Zij beschrijven hoe e-mailberichten over het internet verzonden dienen te worden en aan welke voorwaarden een e-mailbericht moet voldoen. Bekende voorbeelden zijn RFC 821 die de SMTP-standaard beschrijft; RFC 822 die meer zegt over de structuur van een e-mail, en RFC 2045 die de MIME-standaard specificeert. Internet e-mailverkeer functioneert alleen goed, als alle partijen zich aan de RFC's houden. Microsoft Outlook/Exchange doet dat in sommige situaties niet. En dat leidt tot problemen, onder andere met bijlagen.

De conversie naar winmail.dat doet zich voor als een Outlook-gebruiker een bijlage verstuurt aan een niet-Outlook-gebruiker en daarbij kiest voor verzending in MS TNEF formaat, het proprietary Microsoft Rich Text Format. Dit kan in het Outlook-adresboek per contactpersoon ingesteld staan; het kan per e-mailbericht ingesteld worden; of voor alle uitgaande e-mail op Exchange-serverniveau aangezet worden. Outlook-gebruikers denken hiermee mooi opgemaakte e-mailberichten te kunnen versturen. Wat echter vergeten wordt, is dat niet alle ontvangers deze opmaak kunnen zien. Dat laatste geldt bijvoorbeeld voor mensen die hun e-mail ontvangen op een mobiel apparaat.

WinmailExtractor
Mocht u, als Lotus Notes-gebruiker, bijlagen ontvangen die winmail.dat heten en onleesbaar zijn, dan ligt het probleem dus zeer waarschijnlijk aan de kant van de afzender. Soms wordt echter van een systeembeheerder aan de ontvangende kant verwacht dat hij het probleem oplost. Julian Robichaux, bekend van LDDMonkey en Taking Notes, schreef een erg nuttige tool die de informatie uit het winmail.dat haalt en in een nieuw e-mailbericht in uw Lotus Notes-mailfile plaatst. De code bevat verdere instructies over het opzetten van deze agent.

Vanuit Lotus Notes kunt u een e-mail met een dergelijke bijlage doorsturen aan 'winmail', dan komt het in de mail-in database mailin\winmailextractor.nsf terecht. Daar worden de bijlagen eruit gehaald. Het resultaat krijgt u netjes teruggestuurd. Ontvangt u alleen een bijlage terug met de extensie .rft, dan bevatte de originele winmail.dat bijlage geen bestanden, maar alleen Rich Text-opmaak!

De tool WinmailExtractor komt van OpenNTF.
Voor meer info over deze tool en voor het downloaden ervan: http://www.openntf.org/projects/pmt.nsf/0/A5F64BE827AA621A8625718E004F275F