over effectief samenwerken en Het Nieuwe Werken
Hoe herkenbaar is het volgende voorbeeld: Pauline is projectmanager bij een bedrijf dat kantoor meubelen maakt. Voor een nieuwe productlijn moet ze informatie op een website plaatsen. Om de informatie op de website te publiceren moet ze met collega’s uit verschillende afdelingen samenwerken. Ze schrijft een eerste concepttekst die ze via e-mail rondstuurt. Haar collega's gaan elk met haar concept document in Word aan de slag, maken daar afwisselend gebruik van de Word functionaliteit om commentaar (comments) toe te voegen, of de wijzigingen bij te houden (track changes). Of ze wijzigen het document en slaan het onder een andere versie op, of alleen onder een andere naam (kopie). Vervolgens stuurt iedereen het aangepaste document per e-mail terug. Sommigen zullen zelfs alleen per e-mail aan Pauline hun opmerkingen geven, en het Word document zelf niet aanpassen. Pauline verzamelt en verwerkt alle opmerkingen en wijzigingen. En vervolgens begint het hele proces weer opnieuw, om zo na een aantal wijzigingsrondes een definitieve tekst te hebben. Pauline plakt de gehele tekst vervolgens in een webapplicatie, want het bewaren van het document in een map was uiteindelijk niet het doel: de tekst moet op een website komen.

Klinkt dit omslachtig, maar helaas wel bekend?

ouderwetse manieren of web 2.0 en Het Nieuwe Werken
Ondanks het feit dat er al enige tijd moderne middelen bestaan om effectiever samen te werken, werken we voornamelijk nog op ouderwetse manieren. Moderne middelen stellen ons in staat om via online (web)omgevingen informatie te delen en samen te werken. Middelen waarmee u online informatie kunt plaatsen en waar u met anderen aan kunt werken, waarbij exact wordt bijgehouden wie wat wanneer gewijzigd heeft. In een handomdraai een oudere versie bekijken, of deze zelfs terugzetten? Het is mogelijk met onder meer Lotus Quickr en Google Docs.

documenten in mappen rondsturen
En toch zitten we elke dag achter onze eigen computer, maken we Word documenten en stoppen deze documenten in mappen. En als een collega vraagt om informatie dan sturen we het bestand als bijlage in een e-mailtje. Als er dan wijzigingen worden aangebracht hebben we twee bestanden. Een volgende persoon die het bestand toegestuurd krijgt slaat het - al dan niet gewijzigd - op in een eigen map. En dan hebben we er drie! Als na een half jaar iemand besluit verder te willen werken aan het document, door deze uit te breiden of te updaten, is het een hele klus om de meest recente versie naar boven te krijgen!

online samenwerken
Hoe gaat het proces als u gebruikmaakt van web 2.0 middelen en tevens Het Nieuwe Werken toepast?
In plaats van versies van documenten heen en weer te mailen totdat er een definitieve versie is, kunt het document een centrale online plaats geven. Waar het document aangepast kan worden en waar ook precies bijgehouden wordt wie op welke datum en tijd het document gewijzigd heeft. Alle bewerkingen worden steeds als een nieuwe versie bewaard. Hiermee voorkomt u dat er nodeloos heen en weer gemaild wordt. Iedereen kan er zeker van zijn dat de laatste versie op deze centrale plek staat. Bovendien kunt zo ook over het document communiceren met moderne (web 2.0) middelen: chat, e-mail of online meetings.

In feite gebruiken we de computer - als het om het schrijven van teksten gaat - nog steeds als een veredelde typemachine. En in plaats van het versturen van deze papieren documenten per post, doen we dat via e-mail. De middelen voor een nieuwe manier van werken zijn er dus wel, maar we gebruiken ze (bijna) niet.

old habits die hard
Goed. De middelen bestaan. Medewerkers leren in trainingen de benodigde computervaardigheden om met de nieuwe technologie te kunnen werken. En toch worden documenten vaak weer op de eigen PC, in een map, opgeslagen. Regelmatig blijkt dat de cultuurverandering die Het Nieuwe Werken met zich meebrengt problemen oplevert.
Training in de computervaardigheden kan enigszins helpen, en is zelfs noodzakelijk. Maar naast een 'knoppen cursus' moet er tijdens de training ook aandacht worden besteedt aan de voordelen van de nieuwe manier van werken en de benodigde cultuurverandering. Medewerkers weten namelijk vrij snel hoe het online samenwerken uitgevoerd moet worden (hoe het werkt). Maar vervolgens blijkt het vertalen naar de praktijk problematischer. Vaak zal men denken: ik maak het wel even in Word en stuur het op. Ze hebben allerlei excuses wanneer u aan uw medewerkers vraagt waarom ze zo werken: 'dan kan ik er ook bij als ik niet online ben', 'het gaat sneller', 'ik kan dan alles in mijn mail terugvinden'. U kunt echter alle excuses om de nieuwe manier van werken niet te gebruiken wegredeneren:

• Lotus Quickr kunt u bijvoorbeeld ook offline gebruiken en werken met automatische synchronisatie.
• Als u zou testen hoeveel tijd het in beslag neemt om het online op te slaan is dat zeker niet langer dan om dit lokaal te doen, en alle moeizame handelingen zoals in het voorbeeld van Pauline zullen vervallen. Het is dus sneller!
• Wanneer u de documenten in Quickr opslaat, kunt u anderen via e-mail attenderen met een link naar het document. Alle informatie is nog steeds in de mail terug te vinden.

Maar het gaat hier niet om logica. Het gaat hier om gevoel, om gewoontes. En die verandert u niet zomaar.

Vaak ook zijn er onderliggende, niet uitgesproken redenen, waarom de nieuwe manier van werken geremd wordt. Denk aan het openbare karakter van zo'n online omgeving. Dat is al helemaal waar wanneer het niet gaat om bestanden die online gedeeld worden (Word documenten), maar wanneer gebruik gemaakt wordt van Wikis voor het samenwerken aan 'documenten'. De transparantie van zo'n online systeem kan beangstigend zijn, omdat collega's kunnen zien hoeveel werk wordt verricht door anderen, en doordat teksten al in conceptvorm zichtbaar zijn voor anderen.

weerstanden wegnemen
Ook deze weerstanden - terecht of onterecht - moeten serieus genomen worden. Voor de invoering van technologie rondom Het Nieuwe Werken is het van belang dat u medewerkers traint in de nieuwe manier van werken. Daarnaast is herhaling en voldoende communicatie een noodzaak om hen te helpen bij het wegnemen van barrières. Het moet zo gemakkelijk mogelijk worden gemaakt om voor de nieuwe manier van werken te kiezen.
Daarnaast is het van belang om bewustwording te creëren. Dat kunt u doen door medewerkers steeds wanneer zij gebruik maken van ouderwetse manieren, te wijzen op hoe het ook anders kan. Zo ontstaat geleidelijk een andere cultuur. Leiderschap is daarbij ook belangrijk. Niet alleen in de zin van een traditionele leider (manager, chef), maar vooral in de zin van 'lead by example' waar personen door hun status, kennis of ervaring vanzelf een voorbeeldrol hebben gekregen. Een goed voorbeeld doet goed volgen.