Voor gebruikers lijkt Lotus Notes 7 uiterlijk niet veel veranderd te zijn ten opzichte van Lotus Notes 6, afgezien van enkele kleine toevoegingen. De nadruk in de ontwikkeling heeft voornamelijk gelegen op nieuwe Domino-functionaliteit voor ontwikkelaars en beheerders. Hierover hebben wij in eerdere uitgaven van onze nieuwsbrief al geschreven. 'Hannover', de volgende Notes-versie (ND8), zal echter wel een vernieuwde gebruikersinterface bieden, en extra functionaliteiten om de productiviteit van medewerkers te verhogen.

In dit artikel geven wij u een overzicht geven van de nieuwe functionaliteit in ND7 voor gebruikers, ten opzichte van Lotus Notes Domino 6.5.4. Misschien gebruikt u Notes 6 of zelfs nog 5? Volgens Ed Brill gebruikt 80% van de Lotus Notes Domino-gebruikers Notes/Domino 6.x. Dus 20% gebruikt waarschijnlijk Lotus Notes/Domino release 5 of ouder! In hetzelfde artikel zegt Ed Brill dat volgens SearchDomino 63% van de klanten voor het einde van 2006 zegt te willen upgraden naar ND7. Daarom geven wij u hier ook een overzicht van de nieuwe functionaliteit die sinds Lotus Notes Domino release 5 in versie 6.0 t/m 6.5.4 is toegevoegd. Welke verbeteringen zijn aangebracht? En hoe kunnen uw medewerkers hierdoor nog efficiënter werken?

NIEUW IN NOTES 6

Lotus Notes 6 was in de beleving van veel Notes-gebruikers een ware revolutie. Deze Notes-versie zag er een stuk moderner en gelikter uit dan R5 en boodt veel nieuwe functionaliteit. Wat vooral opvallend was, was de veel grotere gebruikersvriendelijkheid.

Welcome Page
De nieuwe welcome page wizard begeleidt u als Notes 6-gebruiker bij het maken van een eigen welkomstpagina, waarbij u uit vele frames en layouts kunt kiezen. Voor elk frame kan met een zogenaamde 'switcher' gekozen worden welke content getoond moet worden. Elke Notes-database, bestandsmap, of webpagina kan worden getoond. Wanneer de inbox of agenda getoond wordt in een frame, kan dat inclusief de actie-knoppen gebeuren, zodat direct van de welkomstpagina met e-mail en agenda kan worden gewerkt. Andere nieuwe mogelijkheden zijn het kiezen of de Tip of the Day en de New item-buttons wel of niet getoond moeten worden. Bovendien kunnen beheerders de Tip of the Day-lijst aanpassen.

geopende vensters herschikken
De tabs die in Notes geopend worden wanneer u een database of document opent, kunt u door middel van slepen herschikken.

Quick Notes
In plaats van een e-mailvenster, adresboek of de agenda te openen, kan een panel ingeschoven worden waarmee u snel een eenvoudig berichten kunt versturen, contactinformatie aan het persoonlijk adresboek kunt toevoegen of snel een reminder aanmaken.


bookmarks
In de Bookmark bar en folders kunt u, naast Notes-databases, ook andere snelkoppelingen slepen, zoals opstarticonen en Microsoft Word- of Excel-bestanden. Ook kunt u meerdere bookmarks tegelijk selecteren en vervolgens een handeling uitvoeren (delete, open, move).

teksten
Afzonderlijke stukken tekst kunnen geassocieerd worden met een specifieke taal, zodat deze met language, en Spell Checking kunnen worden gecontroleerd. Aan teksten kunt u randen toevoegen, waarbij u border style, border effects, en border thickness kunt opgeven.
In tabellen kunt u de kolombreedte instellen op size-to-fit column, waardoor de kolombreedte wordt aangepast aan de tekstbreedte.
Binnen Internet Explorer, kunt u Lotus Notes kiezen als alternatief voor Mail en Contact list, met als resultaat dat vanuit internetpagina's of Word-documenten mailto-links een Notes-memo zullen starten.

toolbars
U beschikt in Notes 6 over rechtermuis menu-opties om de voorkeuren van de toolbar in te stellen en toolbars te tonen of te verbergen.

views
Er kan meer met kolommen: u kunt de volgorde en breedte van een view wijzigen, en de gekozen sorteermethode wordt behouden bij het opnieuw opstarten of openen van een weergave.

zoeken
Na een zoekactie kan een volgende zoekterm ingevoerd worden om binnen de reeds gevonden resultaten te zoeken.

Mail & Calendar

Soft Delete
Wanneer documenten verwijderd worden, gaan ze eerst naar de prullenbak ('Soft Delete'). Na een bepaalde tijd zullen deze helemaal verwijderd worden. U kunt zelf aangeven na welke tijd dit moet gebeuren.

'ongelezen'-indicatie in inbox en folders
Wanneer u ongelezen berichten heeft in uw inbox of een map in uw mailbox, verschijnt de naam van de map vetgedrukt met hierachter aangegeven om hoeveel ongelezen berichten het gaat.

automatische refresh
Het is niet mee nodig om op F9 te drukken om de inbox-view te vernieuwen of 'refreshen'.

Message Marking
Aan verschillende (groepen) afzenders kunnen kleurmarkeringen meegegeven worden, zodat berichten in de Inbox en All documents getoond worden met afwijkende tekst- en achtergrondkleur. Ook in de agenda kunt u kiezen voor afwijkende kleurmarkeringen voor reminders, meetings of appointments.

mail rule 'Send copy to'
U kunt een vereenvoudigde, voorgedefinieerde regel of 'mail rule' maken waarmee bepaalde e-mailberichten automatisch, op basis van opgegeven criteria, worden doorgestuurd naar een ander e-mailadres, voordat deze worden getoond in uw eigen inbox.

Ambiguous Name-dialoogvenster
Het dialoogvenster dat verschijnt wanneer u een naam in het To: veld invoert die niet uniek is, is verbeterd. Met de Details-knop kunt u het volledige visitekaartje van een naam tonen.

bijlagen
Voor het werken met bijlagen zijn er verschillende verbeteringen aangebracht in Notes 6. Ten eerste is in het rechtermuis-menu View/Launch/Detach nu View/Open/Save geworden. Er zijn ook twee nieuwe opties bijgekomen: Edit en Remove. Met Edit kunt u een bijlage bewerken in het eigen programma (bijvoorbeeld Microsoft Word) en opslaan, waarna de wijzigingen in de berichtbijlage worden behouden. Met Remove kunt een bijlage uit het e-mailbericht verwijderen, zodat het bericht minder opslagruimte in uw mailfile zal innemen. Bijlagen kunnen vanuit Windows-mappen worden toegevoegd aan een bericht, en ook opgeslagen worden door deze te slepen naar en van een bericht. Bij het toevoegen of opslaan van een bijlage wordt in de statusbalk de voortgang hiervan aangegeven. Wanneer gebruikers een antwoord op een bericht met bijlagen willen sturen, inclusief het originele bericht, is er de mogelijkheid om de oorspronkelijke bijlagen hierin niet op te nemen: Reply without attachment(s). Ook dit helpt bij het onnodig in beslag nemen van geheugenruimte.

Internet Style-reply
Bij het beantwoorden van een bericht kunt u instellen dat dit gebeurt op de internet-style-wijze (Reply-> Reply with Internet-Style History) met ">" markeringen in de linkermarge en waarbij plaatjes en/of bijlagen worden verwijderd.

acties vanuit het To: en cc: veld
Bij het lezen van een e-mailbericht kunnen de volgende handelingen bij namen die in het To:- of cc:- veld getoond worden met een rechtermuisklik worden uitgevoerd: Show Name Details , Create memo to en Invite to Meeting. Zo kunt u bijvoorbeeld meerdere namen tegelijk selecteren en dan een bericht sturen naar de door u geselecteerde personen.

tijdzone
Voor het maken van afspraken of vergaderingen kunt u gebruik maken van een andere tijdzone.

delegatie
Een gebruiker kan specificeren dat een andere gebruiker genotificeerd moet worden waneer deze een uitnodiging voor een veragdering ontvangt.

agendagebruik
De gehele agenda oogt vernieuwd. ToDo en All day events worden bovenaan de dag getoond en de lengte van afspraken kan gewijzigd worden door de kaderranden omgoog of omlaag te slepen. Ook kan het subject van een afspraak vanuit de agendaweergave gewijzigd worden door hier op te klikken, zonder de afspraak te hoeven openen. Bij het maken van een afspraak kunnen begin- en eindatum gekozen worden met een kalender element. In een groepsagenda worden begin- en eindtijd, lokatie, onderwerp organisator en genodigden weergegeven van de afzonderlijke agenda's van de leden. De organisator beschikt over aanvullende acties voor een vergadering. Zo kan hij of zij kiezen om een bericht naar alle genodigden te sturen, of alleen die personen die niet hebben gereageerd. Ook kunnen agenda's afgedrukt worden naar een document, dat naar anderen verstuurd kan worden. Bij het afdrukken van de agenda in maandweergave kan een gebruiker zelf opgeven met welke datum moet worden begonnen in plaats van altijd op de eerste te beginnen en eventueel meer weken dan één maand. Bij het afdrukken van een vergadering kunnen de geïntegreerde schedule infromatie ook afgedrukt worden.

Do Not Show ToDo in calendar
Tot deze Notes-versie zagen gebruikers hun taken getoond in de agenda, op de dag dat de taak af moet zijn. In de praktijk werkt dit natuurlijk niet zo; u wilt de taken in uw takenlijst zien, en niet alleen op de dag dat deze af moeten zijn. Het is nu mogelijk het tonen van de taken in de agenda uit te zetten. Met gebruik van de MiniView kunnen de taken dan als overzicht getoond worden. Bovendien kunt u de taken sorteren op prioriteit.

adresboek

vCards
Vistekaartjes die meegstuurd zijn met een bericht (niet alleen van andere Notes-gebruikers, maar ook verstuurd via Microsoft Outlook) kunnen toegevoegd worden aan het persoonlijk adresboek door erop te dubbelklikken.

labels afdrukken
Het afdrukken van contactinformatie uit het adresboek kan ook gedaan worden naar verschillende typen labels.

replicatie

De gehele replicatiepagina is gebruiksvriendelijker en overzichtelijker. Er kunnen groepen van databases gemaakt worden die uitklapbaar getoond worden. Databases kunnen eenvoudig naar het replicatoricoon op de toolbar gesleept worden, waarna een dialoogvenster getoond wordt om de replicatie instellingen op te geven. Ook delen van databases kunnen gerepliceerd worden. U kunt eenvoudig aangeven welke weergaven of folders gerepliceerd moeten worden.

security
De meeste beveiligingsopties die u als gebruiker kunt instellen, zijn bij elkaar gebracht in een User Security dialoogvenster. Nieuw is ook de mogelijkheid om met behulp van een Smartcard in te loggen waarbij het ID wachtwoord van Notes opgeslagen wordt op de Smartcard.

NIEUW IN NOTES 6.5.4

Workplace Welcome Page-optie
In Notes 6.5.4 kunt u een welkomstpagina maken in frames, waarbij u ook een Workplace-welkomstpagina als type content kunt kiezen. De Workplace-welkomstpagina fungeert als een persoonlijke portal, met toegang naar de eigen inbox, agenda, adresboek, of welke Notes-database dan ook. Anders dan bij frames is hier direct werken in de database mogelijk. De Workplace is een vorm waarin maximaal gebruik wordt gemaakt van de beschikbare ruimte en het niet meer nodig is om uw mail en agenda in afzonderlijke window-tabs geopend te hebben.

Mail en Calendar

slepen van mail/calendar-items
Gebruikers kunnen een bericht, afspraak of taak verslepen naar een bookmarkicoon om een nieuw bericht taak of afspraak te maken, of om van een bericht bijvoorbeeld een afspraak of taak te maken. Of van een afspraak met bijvoorbeeld veel informatie in het notitie-veld een nieuw e-mailbericht te maken, dat automatisch wordt geadresserd aan de genodigden.

resources hernoemen
Bestaande Rooms en Resources die gereserveerd kunnen worden bij vergaderingen, kunt u een aangepaste, voor een gebruiker duidelijker herkenbare, naam geven.

tijden van enkele van herhalende vergadering verzetten
Bij het verzetten van vergaderingen met een herhalingspatroon, heeft de organisator meer mogelijkheden. Zo kan bijvoorbeeld een deel van de data verzet worden naar een andere tijd.

Notes instellen als standaard e-mailprogramma (Win2000/XP)
Onder Add/remove Programs kan Notes als standaard e-mailprogramma ingesteld worden.

Follow Up
Met Follow Up kunnen berichten een vlaggetje meekrijgen waaraan een toekomstige actie gekoppeld kan worden. Hierdoor hoeven berichten niet meer naar taken te worden gekopieerd. De vlag verschijnt in de weergave in een nieuwe kolom waarop ook gesorteerd kan worden, zodat alle follow-up berichten bijeen getoond kunnen worden. Er is ook een nieuwe weergave die allen de Follow-up berichten toont. Vlaggen kunnen bewerkt en verwijderd (compleet markeren) worden.

QuickRules
Vanuit de Tools-actieknop is het mogelijk om met drie eenvoudige stappen een regel (filter) te maken die een bericht markeert als spam (ongewenst e-mail) of een bericht verplaatst naar een andere map. De meeste informatie wordt hierbij door Notes al automatisch ingevuld (afzender, e-mailadres, subject) zodat een gebruiker alleen nog de Conditions and Actions (wat moet er met dit bericht gebeuren?) hoeft te specificeren. Het gebruik van Quick Rules is voor een gebruiker veel eenvoudiger in het gebruik dan voorheen te moeten werken met het Rules-dialoogvenster voor het zelf bouwen van regels.

Instant Messaging integratie met Sametime
SameTime kan geïntegreerd getoond worden in de welkomstpagina, zodat er geen aparte client geopend hoeft te worden om de contact list en beschikbaarheid te tonen. Bovendien wordt deze 'awareness', het zien of iemand beschikbaar is of niet, in de e-mailweergave geïntegreerd. Bij de kolom sender worden de actieve personen getoond met een sameTime icoon. vervolgens is het met een rechtermuisklik mogelijk een chat-sessie met die persoon te beginnen.

Replied to/forward mail indicatie
Vanuit een weergave wordt met behulp van symbolen aangegeven of er op een bericht reeds een antwoord is gestuurd of dat het bericht is doogestuurd. Wanneer het bericht geopend wordt, staat in de koptekst aangegeven of er een antwoord is gestuurd of het bericht is ge-forward.

Do Not Include Distribution Lists bij afdrukken
Wanneer vergaderingen afgedrukt worden heeft men de keuze om de lijst e-mail adressen in het To:- of cc:- veld niet af te drukken. Dit voorkomt het soms onnodig afdrukken van pagina's vol met e-mail adressen.

Views

tijd-kolom toegevoegd
Naast de datum-kolom in een mailweergave is een tijd-kolom toegevoegd.

Unread view
Er is een weergave toegevoegd die alleen de ongelezen berichten uit alle mappen toont.

weergave exporteren naar CSV formaat
Elke Notes-weergave kan geëxporteerd worden in een Comma Separated Value (CSV) formaat. De documenten in een weergave zullen als afzonderlijk record verschijnen, waarbij de kolomkoppen van de weergave een kolom worden in dit bestand. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld adreslijsten geëxporteerd worden naar Excel-overzichten.

NIEUW IN ND7

Zoals gezegd, biedt Lotus Notes 7 uiterlijk geen ingrijpende veranderingen voor gebruikers, en zijn de meest essentiële verbeteringen aangebracht op ontwikkel- en beheervlak. Een aantal gebruikersaspecten zijn echter verfijnd, waarmee het algehele gebruiksgemak van Lotus Notes verder wordt verbeterd.

Message Marking
Met deze nieuwe optie kunt u in één oogopslag achterhalen of u in een e-mail één van de gedaresseerden was (in het to:-veld) of dat u in de cc: - lijst voorkomt.

Save Window State on Exit en AutoSave
Wanneer u vaak veel documenten en e-mailberichten tegelijkertijd open heeft staan terwijl u aan het werk bent, is AutoSave een welkome nieuwe optie voor u: Door AutoSave aan te zetten, worden openstaande documenten en e-mailberichten automatisch om een door u aangegeven aantal minuten opgeslagen. En bovendien weer geopend bij het opstarten van Notes (via Save Window State).

Close All Windows
Wanneer u in één keer alle openstaande documenten in Notes wilt afsluiten, is dit mogelijk met de nieuwe menu-keuze 'Close All Windows'.

Calendar Clean-up
Een nieuwe optie om al uw calendar-items op te schonen. Hierbij kunt u aangeven of het gaat om items op een bepaalde dag, in een bepaalde week, maand of jaar, of tot een bepaalde datum.

Mail Threads
Wanneer u een bericht verstuurt, iemand u hierop een antwoord stuurt, u hier weer op reageert en ondertussen iemand anders weer reageert op het originele bericht; waar is dan het overzicht van deze conversatie? Met behulp van Mail Threads wordt een hiërarchische weergave getoond wanneer u een bericht leest - in één van de berichten uit de conversatie kunt u klikken op de Show Thread knop, waarop de mail thread verschijnt. Door op één van de berichten te klikken, kunt u meteen een gerelateerd bericht openen.

Microsoft Word Smart Tags
Kijk voor een uitgebreide beschrijving van de nieuwe infolabels-functionaliteit in het artikel in deze nieuwsbrief.

No Subject waarschuwing
Wanneer u een bericht verstuurt zonder een onderwerp te hebben ingevuld, krijgt u een waarschuwingsmelding en de kans om dit alsnog toe te voegen.

Real-time Collaboration-verbeteringen

	De groene en gele blokjes waarmee in Notes 6.5.4 de online-status van Notes-gebruikers werd weergegeven, zijn in ND 7 vervangen door moderner ogende poppetjes. Het icoon voor Do Not Disturb is bovendien duidelijker rood. De integratie gaat nog verder: de namen in afspraken zijn nu beschikbaar als links, net als de namen in het persoonlijk adresboek.
In ND7 kunnen chatconversaties ook worden bewaard en opnieuw worden bekeken via de Chat Transcripts-weergave. Bovendien kan deze informatie ook terugggevonden worden via de standaard zoekfunctionaliteit in Notes.

discover folders

Met de zoekfunctie van Notes kunt u documenten snel terugvinden. In Notes 6 worden de zoekresultaten echter als een lijst getoond, waarbij het voor een gebruiker vaak lastig was te achterhalen in welke map dit bericht staat. Met de optie Discover Folders onder de Folders-knop is dat nu verleden tijd.

NIEUW IN HANNOVER

ND8, ook wel Hannover genoemd, zal uiterlijk heel vernieuwend zijn.

Wat is er nieuw in Hannover? Zie wat IBM erover zegt: http://www-306.ibm.com/software/swnews/swnews.nsf/n/nhan6dbjwg

Zie ook het artikel op het e-office Domino weblog met een Nieuwsoverzicht: van R5 tot Hannover