Iedereen die wel eens een Domino e-mail upgrade heeft uitgevoerd, kent de hindernissen. Hoeveel e-mail heb ik eigenlijk in mijn organisatie? Welke personen ontvangen en versturen de meeste e-mail en in welke periode? Hoe krijg ik de juiste mailquota weer terug na de upgrade? Hoe komt het dat alle afwezigheidsmeldingen (Out of Office notifications) ineens uit staan? Vragen waarop e-office als ervaringsdeskundige uiteraard het antwoord kent. Naast deze kennis en ervaring zijn er bij een e-mail upgrade veelal ook ondersteunende Lotus Notes hulpprogramma’s ('tools') onontbeerlijk. e-office bundelde drie van dergelijke essentiële tools in de TeamSpirit Domino Mail Upgrade Suite 1.1.

De TeamSpirit Domino Mail Upgrade Suite 1.1 bestaat uit de volgende onderdelen:

MailSizeAnalyser
Deze toepassing verzamelt de grootte van de documenten van mailfiles per periode. De resultaten kunnen geaggregeerd worden getoond volgens eigen gedefinieerde intervallen. Op basis van criteria die zelf zijn te configureren, wordt in één oogopslag inzichtelijk hoe de e-mailverdeling per persoon, per periode en per documenttype is (e-mail, agenda afspraak enzovoorts). In de situatie waarbij gebruik wordt gemaakt van het bulk- en delta upgrade principe is deze informatie onmisbaar.

MailQuotaManager
Bij een mail upgrade wordt veelal een nieuwe mail template ‘uitgerold’ voor alle gebruikers. Dit kan problemen geven indien u binnen uw organisatie gebruik maakt van mailquota, en de postbestanden al (bijna) het quotum hebben bereikt. Aangezien de nieuwe template veelal groter in omvang is, geeft dit problemen bij de mailconversie. De MailQuotaManager analyseert vóór de daadwerkelijke upgrade de omvang van het postbestand en het ingestelde quotum. Deze gegevens worden vastgelegd en de mailquota worden verwijderd. Hierna vindt de mailconversie plaats. De MailQuotaManager zorgt er vervolgens voor dat alle originele mailquota weer worden ingesteld. Hierbij is aan te geven, of dit eventueel ook nog verhoogd moet worden, indien na de mailconversie het quotum bereikt is.

MailOutofOfficeManager
Tijdens een mailconversie komt het voor dat de Afwezigheidsmelding automatisch door het conversieproces wordt uitgezet. Dit betekent dat er geen melding meer wordt verstuurd, als uw afwezige medewerkers een e-mail ontvangen! Om dit te ondervangen, analyseert de MailOutofOfficeManager alle postbestanden en stelt de essentiële gegevens over de Afwezigheidsmelding veilig. Na de daadwerkelijke mailconversie, zorgt de MailOutofOfficeManager dat de originele instellingen weer worden teruggezet.

Deze tools zijn bij iedere e-mail upgrade van uw Domino e-mail omgeving essentieel. e-office biedt deze TeamSpirit Domino Mail Upgrade Suite 1.1 aan voor € 1.995,- exclusief BTW. Neem voor meer informatie contact op met Rene Rietveld, via rene.rietveld@e-office.com of via telefoonnummer 088 001 83 00.