Veel organisaties hebben in Lotus Notes een database met medewerkergegevens, ook wel een smoelenboek genoemd. Binnen e-office hebben we deze gegevens op verschillende manieren geautomatiseerd in de adresboeken van de BlackBerry. Want het is natuurlijk erg fijn dat de gegevens voor nieuwe of vertrekkende medewerkers op de BlackBerry worden gewijzigd en/of toegevoegd.

De meeste oplossingen waren te vinden in het synchroniseren van de medewerkerdatabase met iNotes mailbestanden van gebruikers, waardoor de gegevens in het persoonlijk adresboek terecht konden komen.

Het mooie is dat sinds Lotus Notes 8 ook het adresboek zelf automatisch via de replicatie pagina gesynchroniseerd kan worden. Er hoeft dus geen synchronisatie meer met behulp van de iNotes synchronisatie agent plaats te vinden. e-office hoeft sinds Lotus Notes 8 alleen nog maar te zorgen dat de medewerkerdatabase met het adresboek van gebruikers gesynchroniseerd wordt. Dit kan handmatig gebeuren door een plugin actie te starten als gebruiker, maar het kan ook op de server geregeld worden.

plugin
Met een plugin die via de Update Site automatisch aan gebruikers aangeboden kan worden, wordt een knop toegevoegd aan de werkbalken om het synchroniseren te starten. Bovendien verschijnt er een extra Notes menu item.

Na installeren zie je een extra toolbar icon:


en de Notes client heeft een extra menu -item:



Om ervoor te zorgen dat dit in de BlackBerry terechtkomt moet men wel het eigen adresboek synchroniseren. Dit kan via de Notes voorkeuren eenmalig ingesteld worden, en dan verschijnt het adresboek op de replicatiepagina.


Zorg dat deze entry in de replicator pagina aan staat:


serverproces
Een serverproces maakt een handeling van gebruikers overbodig: een proces op de Domino server zorgt dat automatisch alle medewerkergegevens op alle BlackBerry's komen te staan en worden onderhouden.


Synchronize Contacts
Om ook privé adressen van en naar de BlackBerry te synchroniseren dient de Synchronize Contacts functionaliteit van Notes aangezet te worden (Lotus Notes 8). Dit doet u door het persoonlijk adresboek te openen en vervolgens op More, Preferences te klikken en in het scherm dat opent Enable Synchronize Contacts on the Replicator aan te vinken.