Als u veel met Microsoft Word werkt, bent u vast bekend met de AutoText-functie in Word. Dit is functionaliteit die u helpt bij het eenvoudig invoeren van veel voorkomende stukken tekst. Standaard bevat Word al een aantal AutoText-fragmenten. Zoals een standaard aanhef of afsluiting.
U kunt zelf ook eenvoudig AutoText-fragmenten aanmaken in Microsoft Word. Deze teksten kunnen een onbeperkt aantal woorden bevatten. U kunt deze functionaliteit dus gebruiken om hele alinea's of zelfs hele pagina's automatisch op te nemen in uw teksten. Denk bijvoorbeeld aan standaard offerteteksten of beschrijvingen van uw bedrijf, producten en/of diensten. Zodra u begint te typen, en Word de tekst als standaard tekstfragment herkent, wordt een geel infolabel getoond. Vervolgens kunt u deze tekst met de Enter-toets in zijn geheel laten verschijnen. Wanneer u deze standaardtekst niet wilt opnemen, typt u gewoon verder om nieuwe tekst in te voeren.
Wat heeft dit met Lotus Notes te maken?
Vraagt u zich ongetwijfeld af. Want als u in uw Lotus Notes-client een e-mailbericht maakt, of teksten invoert in een andere Notes-database, kunt u geen gebruik maken van AutoText-fragmenten. Of toch wel?
Ook in Notes voert u regelmatig dezelfde teksten in. Zoals de aanhef en afsluiting voor een e-mailbericht, standaardantwoorden op ontvangen e-mailberichten, routebeschrijvingen of verwijzingen naar routebeschrijvingen op uw website die u in berichten aan klanten opneemt, URL's die u regelmatig verstuurt, maar ook standaardteksten in de notities van uw Notes-agenda bijvoorbeeld.
Alan Lepofsky heeft een Notes-database gemaakt die standaardteksten voor u kan plakken in uw Notes documenten.
De Notes-database
Paste Information fungeert als opslagplaats voor alle teksten die u geregeld wilt gebruiken.
U kunt eenvoudig nieuwe documenten aanmaken in de database. Een document bestaat uit een
titel en een
rich text veld. De titel is de tekst waarmee u later de juiste tekst selecteert om in te voeren. In het rich text veld kunt u alle gewenste tekst invoeren, zoals u dat ook in een e-mailbericht gewend bent. U kunt hier dus tekst opmaken: vet, cursief, kleur, links, tabellen, secties, bijlagen enzovoort.
teksten invoegen
- Plaats de cursor op de juiste plaats in een Notes-document (e-mailbericht, of agenda bijvoorbeeld)
- Klik op de knop Paste Info in de knoppenbalk
- Kies welk tekstfragment u wilt invoegen en klik op OK
- Het gekozen teksfragment is nu geplaatst in uw Notes-document
Hoe meer tekstfragmenten u gaat toevoegen, hoe handiger de applicatie voor u is. En bedenk dat dit niet alleen werkt in een e-mailbericht. Ook in uw Agenda, Taken, Notities of welke Notes-database dan ook, zoals een discussiedatabase, een TeamRoom of de database (contentmanagementtool) waarin dit artikel is gemaakt: TamSpirit CMT. In elke database kunt u dezelfde tekstfragmenten gebruiken. Bovendien is Paste Information uiteindelijk rijker dan de AutoText-functionaliteit in Word, aangezien het daar niet mogelijk is om bijvoorbeeld tabellen en bijlagen in te voegen.
Paste Information installeren
Om bovenstaande werkend te krijgen, heeft u twee bestanden nodig:
Beide bestanden moeten worden opgeslagen in de Lotus Notes data directory van de medewerker die deze functionaliteit wil gaan gebruiken, lokaal, op zijn pc. Uw gebruikers kunnen deze functionaliteit dus afzonderlijk en zelfstandig installeren, zonder hulp of toestemming van een Notes-beheerder. Notes-beheerders hebben verder ook geen omkijken naar de applicatie; elke gebruiker creëert een eigen kopie op zijn pc die gevuld wordt met door hem/haar veel gebruikte tekstfragmenten.
Als u de bestanden op uw pc heeft geïnstalleerd, moet u de knoppenbalk aanpassen. U moet hier een nieuwe knop aanmaken met het icoon
quote.gif , zodat u met een klik op deze knop ervoor kunt zorgen dat u de documenten uit de Paste Information-database kunt selecteren om ze in uw document te plakken.
Doe het volgende:
- Selecteer en kopieer de volgende tekst:
database := "pasteinformation.nsf" ;
choicelist := @DbColumn("" : "ReCache" ; "" : database ; "($All)" ; 0 );
dockey := @Prompt([OkCancelList] ; "Add text..." ; "Please choose the document title containing the content you wish to paste at the current cursor position." ; "" ; choicelist) ;
@PostedCommand([FileOpenDatabase]; "" : database ; "($All)" ; dockey ; 1 ; 1 ) ;
@PostedCommand([EditDocument]) ;
@PostedCommand([EditGotoField] ; "Body" ) ;
@PostedCommand([EditSelectAll]) ;
@PostedCommand([EditCopy]) ;
@PostedCommand([FileCloseWindow]) ;
@PostedCommand([FileCloseWindow]) ;
@PostedCommand([EditPaste])
- Kies menu File --> Preferences --> Toolbar Preferences...
- Klik op Customize in hetToolbar Preferences dialoogvenster
- Klik New --> Button uit de keuzelijst
- Voer de knopnaam in het veld Button Caption Text in
- Voer de popup help tekst in in het Edit Toolbar Button dialoogvenster (tekst die verschijnt als u met de muis over de knop beweegt)
- Plak de tekst die u hierboven gekopieerd had in het formula veld
- Klik op Change Icon
- Klik op New
- Selecteer het quote.gif bestand dat opgeslagen is in de Notes data directory en klik op Open
- Klik op OK
- Het icoon staat nu in uw knoppenbalk
