Tip: alle adresboeken volledig doorzoeken

Veel gebruikers hebben meerdere e-mailadressen van eenzelfde persoon, bijvoorbeeld een zakelijk e-mailadres en een persoonlijk e-mailadres. De persoonlijke e-mailadressen worden vaak toegevoegd aan het persoonlijk adresboek. Wanneer eenzelfde naam zowel in het persoonlijk adresboek als in het global adresboek staat, wordt automatisch het adres uit het persoonlijk adresboek gekozen wanneer u de naam in het Aan: veld invoert.
Eigenlijk wilt u de keuze krijgen welk adres u wilt gebruiken. Zoals bijvoorbeeld Outlook dat ook doet wanneer u het bericht wilt verzenden:

Standaard is dit in Notes echter niet zo ingesteld. Maar het kan wel! Er zijn een aantal opties die u kunt instellen die bepalen hoe Notes omgaat met de automatische herkenning van namen bij het adresseren. Deze instellingen staan op twee verschillende plaatsen in Lotus Notes en werken ook los van elkaar.

1. gebruikersvoorkeuren
Via menu File --> Preferences --> User Preferences kunt u aangeven dat u in de adresbalk een automatische aanvulling krijgt van de naam van de persoon.


Bij het adresseren verschijnt de rest van de naam in de adresbalk.


Deze instelling bepaalt nog niet in welke adresboeken Notes de naam opzoekt, en hoe.

2. locatiedocument
In het locatiedocument kunt u de volgende opties instellen voor de volgorde en manier van het doorzoeken van de adresboeken:

Klik op het locatiedocument rechts onderin Notes en kies Edit Current



Klik in het locatiedocument op het tabblad Mail

Stel daarna de volgende opties in:


Geef bij Recipient name type-ahead: aan dat eerst het persoonlijk adresboek en daarna het global adresboek wordt doorzocht


Geef bij Activate recipient name type-ahead: aan of u wilt dat de naam wordt aangevuld na het invoeren van elk teken, of pas na een scheidingsteken (spatie)


Deze optie werkt enigszins samen met die ingesteld is met de Gebruikersvoorkeuren. De Inline AutoComplete in de adresbalk wordt toegepast na elk teken of na een scheidingsteken.

Geef bij Recipient name lookup: aan dat u alle adresboeken uitvoerig wilt doorzoeken, en niet dat Notes stopt zodra een adres herkend is uit het persoonlijk adresboek.


Deze laatste optie is de belangrijkste. Met deze instelling zorgt u ervoor dat bij het adresseren een naam wordt gecontroleerd in beide adresboeken. Indien de naam inderdaad vaker voorkomt wordt een dialoogvenster getoond waarin u een keuze kunt maken.