tip: meer doen met uw adresboek

meerdere persoonlijke adresboeken gebruiken

Veel Lotus Notes gebruikers denken dat slechts één persoonlijk adresboek gebruikt kan worden in Lotus Notes. Het is echter heel goed mogelijk meerdere adresboeken te gebruiken.

waarom zou u aparte adresboeken willen?
U heeft een lange lijst met contactpersonen, waarvan vele bekenden zijn waarmee u slechts af en toe contact heeft. De lijst wordt hierdoor wat onoverzichtelijk.
U heeft contactpersonen waarvan u alleen het telefoonnummer heeft, en dus geen e-mail adres. Deze personen wilt u niet getoond hebben wanneer u e-mailberichten adresseert.
U wilt slechts een deel van uw contactpersonen synchroniseren met uw PDA of BlackBerry
U wilt werk en privé gescheiden houden
U wilt contactpersonen voor verschillende bedrijven of voor verschillende evenementen apart houden

hoe maakt u een extra persoonlijk adresboek?

• Open Lotus Notes
• Kies menu File - Database - New, of type CRTL+N
• Laat in het dialoogvenster 'New Database' het veld voor 'Server Name' 'local' staan
• Geef een titel voor het adresboek op (bijvoorbeeld 'Privé', 'Bedrijfsnaam' of 'Evenement')
• Geef de bestandsnaam voor het adresboek (bijvoorbeeld hetzelfde als de titel, maar in elk geval kort en zonder spaties of speciale tekens: prive.nsf)
• Kies uit de lijst met templates voor 'Personal Address Book'
• Klik op OK

contactpersonen toevoegen aan een extra adresboek
In het zojuist door u gemaakte adresboek kunt u nieuwe contactpersonen toevoegen, maar u kunt uiteraard ook bestaande contactpersonen selecteren uit uw originele adresboek en deze kopiëren (of knippen) naar uw extra adresboek.

automatisch namen aanvullen bij adresseren
Op dit moment zult u bij het adresseren van een e-mail bericht de namen nog niet automatisch aangevuld zien worden. U heeft nu wel een extra adresboek voor specifieke contactpersonen, maar u moet Lotus Notes nog vertellen dat bij het adresseren van een e-mail bericht de namen ook opgezocht gaan worden in dit extra adresboek.

In Lotus Notes heet uw standaard persoonlijk adresboek 'names.nsf'. U heeft zojuist nog een extra adresboek gemaakt, bijvoorbeeld 'prive.nsf'.
In uw Notes Preferences kunt u nu instellen dat u zowel names.nsf als prive.nsf wilt gebruiken bij het adresseren van e-mailberichten. Wanneer het u er juist om te doen is om een adresboek juist niet te tonen bij het adresseren - zoals met een telefoonlijst - wilt u deze stappen juist niet uitvoeren.

Notes 8:

• Kies menu 'File - Preferences...'
  
  
  
  
• Kies 'Mail' (aan de linkerzijde)
• Kies 'Sending and Receiving'
• Kies bij 'Local Address Books' met de knop 'Browse' het adresboek dat u heeft gemaakt. Deze vindt u in de Data directory van uw Lotus Notes (bijvoorbeeld C:\Lotus\Notes\Data).
  
  
  
  
• Klik op OK

Oudere Notes versies:

• Kies menu 'File - Preferences - User Preferences'
• Kies 'Mail' (aan de linkerzijde)
• Kies de 'General' tab
• Kies bij 'Local Address Books' met de knop 'Browse' het adresboek dat u heeft gemaakt. Deze vindt u in de Data directory van uw Lotus Notes (bijvoorbeeld C:\Lotus\Notes\Data).
• Klik op OK

in de praktijk
Wanneer u nu met Lotus Notes een e-mailbericht gaat adresseren wordt automatisch door Lotus Notes in beide persoonlijke adresboeken gezocht naar overeenkomsten. Ook ziet u dat uw extra adresboek verschijnt in de keuzelijst van adresboeken wanneer u deze gebruikt om een berciht te adresseren.





Volgende maand geven we u nóg een leuke tip over het gebruik van uw adresboek!