tip: werken in twee tijdzones (deel 2)

Vorige maand hebben we in deel 1 geschreven hoe een afspraak in een andere tijdzone gepland kan worden. Deze keer laten we zien hoe een extra tijdzone in de Agenda kan worden getoond en hoe de Agenda als geheel omgezet kan worden naar een andere tijdzone.

Bij veel internationale bedrijven wordt er regelmatig gecommuniceerd met collega's die zich op een andere locatie in een andere tijdzone bevinden. Lotus Notes biedt enkele handig hulpmiddelen om afspraken in te plannen als er door de betrokkenen gewerkt wordt in verschillende tijdzones. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de elektronische agenda in Lotus Notes tijdens een buitenlandreis geheel om te zetten naar een andere tijdzone. Maar ook wanneer u niet naar het buitenland gaat, maar wel afspraken maakt met collega's in een andere tijdzone, kunt u bij het plannen twee tijdzones naast elkaar tonen in de agenda.

scenario:
U correspondeert regelmatig met een collega in Colorado, de Verenigde Staten. Deze collega nodigt u uit om volgende week dinsdag een conference call te hebben met hem en enkele andere collega's. Deze conference call vindt plaats om 9.00 uur lokale tijd.
Nu wilt u deze conference call in uw agenda plaatsen. Maar hoe laat vindt deze afspraak nu eigenlijk plaats? En hoe kunt u zien of u op dat tijdstip al een andere afspraak heeft gepland?
Bovendien bent op die dag zelf niet in Nederland, maar in Tokyo. Dus alweer in een andere tijdzone. Wanneer u daar bent, kunt u dan uw agenda omzetten naar Tokyo-tijd? En hoe gaat dat dan met de geplande afspraak in Colorado-tijd? Wordt deze dan nog wel juist getoond?

een extra tijdzone tonen in de agenda
Wanneer u regelmatig wilt kunnen vergelijken hoe laat het in een specifieke andere kantoorlocatie is, is het handig die tijdzone naast de eigen lokale tijdzone in de agenda te tonen. Op die manier is het mogelijk om in één oogopslag te bepalen hoe laat het in Nederland is om 09.00 Mountain Time, en of u dan beschikbaar bent of niet.

• Kies menu Bestand --> Voorkeuren --> Gebruikersvoorkeuren;
• Klik op Internationaal --> Agenda;
• Zet een vinkje bij Extra tijdzone weergeven;
• Geef eventueel een Tijdzonelabel op.
  Dit is wat in de agenda boven de tijdkolom komt te staan. Hoewel u een langere tekst kunt invoeren, worden echter slechts 2 á 3 karakters ervan getoond. Dus probeer hier een afkorting te gebruiken.
• Kies bij Tijdzone voor Mountain Time (US & Canada) (De tijdzone in Colorado, VS).
• Klik op OK.
  

In de agenda wordt de Dag-weergave getoond met twee Tijdvakken aan de linkerzijde:

de Agenda omzetten naar een andere tijdzone
U bent nu in Tokyo. De Agenda zet u dus om naar Tokyo-tijd. Op die manier worden alle afspraken in de Agenda eenvoudig 'omgezet' naar deze tijdzone. Wanneer de Conference Call met Colorado in de Agenda is gezet zoals aangegeven in 'deel 1: een afspraak plannen in een andere tijdzone', dan zal deze nu in de Agenda worden weergegeven in Tokyo-tijd. Op deze manier weet u dus nog precies hoe laat u moet gaan deelnemen.

• Klik op de knop Opties --> Voorkeuren;
• Klik op het tabblad Agenda en taak en dan op het tabblad Planning;
• Kies bij de keuzelijst Tijdzone voor GMT+09:00 Osaka, Sapporo, Tokyo.
  

Ook Windows kan de tijdzone instellen. Dubbelklik daarvoor op de klok in de Taakbalk onderin het scherm. Kies bij het tabblad Tijdzone de gewenste tijdzone.

Wanneer u na het wijzigen van de tijdzone in zijn geheel de Agenda weer opent wordt de afspraak in de huidige tijd (Tokyo) getoond, en niet meer op de Nederlandse tijd. De meest linkse kolom van de twee getoonde tijdzones is altijd de tijd die is gekozen als Tijdzone bij bovenstaand venster Voorkeuren. Vergelijk de afspraak in de Agenda in Nederlandse tijd met die in Tokyo-tijd.