Regelmatig horen en merken wij tijdens trainingen en workshops dat er veelal minimaal gebruik wordt gemaakt van alle Lotus Notes agenda functionaliteit.
De Lotus Notes agenda biedt namelijk heel handige hulp bij het plannen van vergaderingen. Juist wanneer het behoorlijk moeilijk is om een geschikte datum/tijd te vinden voor een groep mensen kunt u deze functionalitiet toepassen.

Lees in deze tip de handige functionaliteit bij het plannen van vergaderingen. We gaan hierbij uit van Lotus Notes 8, maar de meeste functionaliteit is al aanwezig vanaf versie 6.5.4 of 7.

collega's uitnodigen: Required, Optional, FYI
Wanneer u een vergadering wilt plannen met collega's kunt u een Meeting plannen vanuit uw agenda. In onderstaand scherm kunt u vervolgens aangeven welke collega's u wilt uitnodigen.


Houd hierbij rekening met hoe belangrijk het is dat deze personen aanwezig zijn. Dit zal u later enorm helpen bij het vinden van een beschikbaar tijdstip, wanneer de genodigden druk bezet zijn.

De mensen die u werkelijk wilt uitnodigen, en waarvan het belangrijk is dat zij ook komen, nodigt u uit bij Required. Personen die u wel wilt uitnodigen, maar waar u als het moet ook zonder kunt, nodigt u uit als Optional. Zij ontvangen de uitnodiging gewoon en moeten, indien mogelijk, accepteren. Mensen die u helemaal niet wilt uitnodigen, maar alleen maar op de hoogte wilt stellen van de vergadering, die vult u in bij FYI (For Your Information). Zij zijn niet uitgenodigd, en kunnen ook niet accepteren. Zij ontvangen wel een bericht van de vergadering, en kunnen deze toevoegen aan hun eigen agenda als een soort herinnering. Voorbeelden van dergelijke personen zijn secretaresses, receptionisten of andere personen die u wel op de hoogte wilt brengen van een vergadering, zonder dat die persoon zelf aanwezig hoeft te zijn.

beschikbare tijden zoeken
U heeft natuurlijk een datum en een tijdstip voor de vergadering in gedachten. Maar weet u wel zeker of de mensen die u uitnodigt op het gewenste tijdstip ook daadwerkelijk beschikbaar zijn? Het is handig vooraf even de beschikbaarheid van de genodigden te bekijken, om te voorkomen dat het meerendeel van de personen uw uitnodiging 'declined' (omdat ze al iets anders in hun agenda hebben of niet beschikbaar zijn).

Dit doet u door onderaan op de tab Find Available Times te klikken.


In blokjes met verschillende kleuren wordt nu een overzicht getoond van de beschikbaarheid van de genodigden.
Hier ziet u ook dat de genodigden - en zelfs de Ruimtes wanneer deze ook in uw bestand staan - gegroepeerd worden weergegeven op Required, Optional en FYI.

U kunt om het uzekf gemakkelijk te maken bijvoorbeeld meteen de groep Optional uitschakelen door daar het vinkje weg te halen, of alleen personen selecteren die u nu niet wilt meenemen in de beschikbaarheidsinformatie. Onmiddelijk worden de blokjes en de balk die het tijdstip van uw vergadering markeert aangepast aan de nu nog te controleren agenda's van geselecteerde collega's.

Wanneer de balk groen wordt, betekent het dat alle geselecteerde genodigden beschikbaar zijn. Lukt het nu nog niet in één oogopslag een tijdstip te vinden dan hebben we nog meer mogelijkheden!
Selecteer het keuzerondje Summary (u bent nu op Details).

beschikbare tijden zoeken in de komende x dagen
Wanneer het in het overzicht niet meteen duidelijk is wanneer er zich een beschikbaar tijdstip voordoet, dan kunt u aangeven op welke termijn u Lotus Notes wilt laten zoeken naar een beschikbaar tijdstip. U kunt hier kiezen voor Suggested times for x days (van de geselecteerde dag tot en met 30 dagen vooruit).




beschikbare tijden zoeken waarop alleen Required genodigden beschikbaar zijn
Naast zoeken naar een beschikbaar tijdstip voor de 'komende x aantal dagen', kunt u ook nog opgeven dat u wilt weten of alle genodigden (Required en Optional) of alleen de Required beschikbaar zijn, of zelfs slechts een percentage van de Required.



Het is tenslotte ook nog mogelijk om beide selecties te combineren: zoek de beschikbaarheid in de komende 30 dagen, wanneer alleen de Required beschikbaar zijn (Optional genodigden worden genegeerd).