In Lotus Notes 8.x is de type- ahead drop-down lijst gecombineerd met de Recent Contacts functionaliteit. Hierdoor is het mailen in Notes nu nog gemakkelijker. Lotus Notes maakt zelf een lijst met e-mailadressen waarmee u al eerder correspondeerde (e-mailadressen van zenders en ontvangers worden toegevoegd).

Daarnaast worden ook de namen/e-mailadressen van personen getoond die in het eigen adresboek als contactpersoon zijn opgeslagen, waaronder ook de collega's uit de Global Address List. Zodra u mailt met uw collega's worden deze adressen ook toegevoegd aan de Recent Contacts. Dat kan natuurlijk erg handig zijn, omdat deze namen bovenin de drop-down lijst verschijnen als ze veel gebruikt worden.
Het nadeel is dat namen/ e-mailadressen hierin ook blijven staan ondanks u deze hebt gewijzigd of verwijderd in de Global Address List. Zo kan het gebeuren dat u het foutieve adres blijft gebruiken.
Het zou ook kunnen dat ontvangen e-mail van collega's niet op de Notes manier (/EOF/EOG) in uw Recent Contacts wordt opgeslagen, maar met het internet e-mailadres (@e-office.com). Vervolgens zal bij het plannen van een meeting, deze naam die staat in de RecentContacts en met @e-office.com, gebruikt worden voor het bekijken van de freetime status. Die werkt dan helaas niet. Als het adres niet in uw Recent Contacts staat, zal alleen de Notes entry uit uw adresboek worden getoond en kan het niet mis gaan met de freetime lookup.

Om ervoor te zorgen dat de namen en adressen van collega's niet aan de Recent Contacts worden toegevoegd, kan de Recent Contacts functionaliteit in Lotus Notes aangepast worden.

U kunt een notes.ini variabele in de Lotus Notes policy opnemen om ervoor te zorgen dat de bedrijfs e-mailadressen, zoals deze van e-office, niet meer in de Recent Contacts view komen te staan.

In de notes.ini zal bij iedereen DPABRemoveRule=e-office,eog komen te staan waardoor e-mailadressen waar de string e-office of eog staat, niet meer worden toegevoegd.

Helaas worden in Notes 8.5.1. alle aanwezige adressen niet alsnog verwijderd uit de Recent Contacts en zult u de bestaande adressen handmatig moeten verwijderen. In Notes 8.5.2 zal dit wel automatisch gebeuren.

Een zoekopdracht in de Recent Contacts view naar 'e-office' filtert op alle collega's, zodat u ze in een keer kunt verwijderen.