Als u naast Notes 8.5 ook Lotus Symphony heeft genstalleerd, kunt u documenten, spreadsheets en presentaties maken zonder Notes te verlaten. Lotus Symphony is gebaseerd op Open Office. Het is daarom ook mogelijk om, naast de Microsoft Office formaten (.doc, .xls, .ppt) bestanden op te slaan in de Open Source varianten (.odt, .ods, .odp). In Lotus Symphony, dus in Notes, heeft u alle opties die u van een office suite mag verwachten. In de documenten kunt u bijvoorbeeld kop- en voetteksten, inhoudsopgave, tabellen en plaatjes opnemen, maar ook stijlen en spellingcontrole toepassen of documenten exporteren naar PDF formaat. Ook is het mogelijk om een mail merge uit te voeren.

U kunt een document samenvoegen met één van de volgende typen bestanden:

• een csv-file
• een OpenDocument spreadsheet (.ods), het formaat dat onder andere Lotus Symphony Spreadsheets gebruikt
• een Lotes Notes adresboek (.nsf)

Met deze laatste optie kunt u een mailing versturen naar de contacten in uw adresboek, zonder dat u Notes verlaat!

U maakt de mailing als volgt:

• kies File - New - Document
  Het document bewerkingsscherm verschijnt.
• Hier voert u de te mergen tekst in, net zoals u dat gewend bent in Microsoft Word bijvoorbeeld.
• kies Tools - Mail Merge
  Links verschijnt een venster ten behoeve van de Mail Merge selectie.
• druk op de knop Browse linksboven en kies het gewenste (.ods, .nsf of .csv) bestand
  De velden in het bestand die u kunt gebruiken bij het samenvoegen staan links in het mail merge-venster.
• plaats de cursor op de gewenste plaats in de tekst, kies het in te voegen veld, en druk op de knop Insert
  Herhaal dit voor elk samen te voegen veld.
  
  Het scherm ziet er nu bijvoorbeeld als volgt uit:
  
• gebruik de knop Finish
• kies de optie Preview om te bekijken hoe de samengevoegde documenten er uit zien
  Het resultaat is als volgt:
  
  • in het preview-scherm kunt u, met de opties in de knoppenbalk bovenaan, door de verschillende documenten bladeren en in- en uitzoomen
  • desgewenst vinkt u personen aan en uit
  • met de knop Close preview keert u terug naar het mail merge-scherm
• kies Print, om de documenten af te drukken
• kies Save, om de documenten op te slaan; dit kan in één bestand of per document in een apart bestand
• kies E-mail: om het document naar elk van de geadresseerden verzenden - waarbij u kiest welk veld als e-mail adres moet worden gebruikt.
  Het samengevoegde document wordt als bijlage verstuurd.

Tijdens het bovenstaande proces kunt u overigens, met behulp van File - Save, het document inclusief de mail merge settings op elk gewenst moment opslaan.

Meer informatie over Lotus Symphony: http://symphony.lotus.com/software/lotus/symphony/home.nsf/home