Als u e-office een beetje volgt en met name de blog van Roland Hameeteman

, bent u inmiddels vast bekend zijn met de begrippen ‘YELLOW and BLUE’.

Dit artikel gaat in op de mogelijkheden die Lotus Connections biedt om de gele omgeving, de creatieve omgeving te ondersteunen.


YELLOW and BLUE
Een organisatie kent twee krachtige elementen: het proces en de mens. Ieder element verdient zijn eigen omgeving om maximaal tot zijn recht te komen.

BLUE
Het proces heeft een omgeving nodig om voorspelbaar en repeteerbaar te zijn. Management en controle zijn van groot belang om de kwaliteit van het proces te garanderen. Het proces zorgt voor het voorspelbaar afhandelen van standaard producten en diensten. Wij noemen deze omgeving BLUE.

YELLOW
De mens heeft ruimte nodig om zijn (of haar) passie te ontwikkelen. Dat betekent dat een organisatie gelegenheid moet bieden aan medewerkers zichzelf verder te ontwikkelen in de dingen waar hij goed in is en leuk vindt. Maar ook dat medewerkers de ruimte krijgen om creatief bezig te mogen zijn en met nieuwe ideeën te komen. Zo zijn zij in staat alle uitzonderingen af te vangen. Uitzonderingen op de standaard producten en diensten die wel opgepakt moeten worden. Hier is de oplossing nog impliciet, het zit nog ergens in de hoofden van de medewerkers. Hiervoor is een organisatievorm nodig die 24 uur per dag, 7 dagen per week en overal ter wereld inzetbaar moet zijn. Het bedenken van oplossingen is nu eenmaal niet gebonden aan plaats of tijd. Vertrouwen is hier de belangrijkste factor. Wij noemen deze omgeving YELLOW.

Meer over YELLOW&BLUE leest u op het blog de kracht van mensen en de e-office website.

Lotus Connections: human software, enterprise social software, enterprise social media of enterprise2.0 - wat je wilt

Lotus Connections is human software die ook wel bekend staat als Enterprise Social Software, Enterprise Social Media of Enterprise2.0 software. Het is software dat gebruikers in stelt staat efficiënter samen te werken en kennis gemakkelijker te delen. Het bestaat uit een aantal onderdelen: profielen blogs wiki’s activities files social bookmarking communities

Meer informatie over Lotus Connections leest u in deze eerdere artikelen Lotus Connections 2.5 en Lotus Connections deel 2.


Lotus Connections voor het gele deel van het werk en het gele deel van de organisatie
Voor het blauwe deel van de omgeving is andere software nodig dan het gele deel van de omgeving. Denk bij blauwe software aan bijvoorbeeld ERP systemen. Het gele deel daarentegen is juist software dat mensen in staat stelt om unieke vraagstukken op te lossen, plaats en tijd onafhankelijk.
Het meest ironische van de visie YELLOW en BLUE is dat het gele deel juist gebruikt wordt om uitzonderingen in het proces (blauw) op te lossen. In John Mell's Web 2.0 ideas and strategy blog wordt zelfs beweerd dat 50% van de proceskosten te wijten zijn aan de uitzonderingen. Want wat gebeurt er met een uitzondering? U moet op zoek naar mensen die u bij de uitzondering kunnen helpen. En het zou geen uitzondering zijn als u directe collega u onmiddelijk zou kunnen helpen.

Lotus Connections is uitzonderlijk sterk in het vinden van expertise. Het toont namelijk naast de zoekresulaten op blogs en files ook een lijstje met top 5 collega’s die het meest met uw zoekopdracht hebben. Daarna kan een Activity of een Wiki erg goed helpen om een tijdelijke werkomgeving te bieden zodat u het probleem kunt oplossen (met de juiste collega’s natuurlijk).
Denkt u dat het wel meevalt met die uitzonderingen op de processen? Ga eens na hoeveel e-mail u krijgt rondom uitzonderingen (in een perfect proces zouden we geen e-mail ontvangen, toch?)

unieke vraag Daarnaast hebben we ook unieke vragen die een creatief proces nodig hebben. Voorbeelden zijn: een klantspecifieke offerte reageren op een RFP of RFI het beantwoorden van een klantspecifieke vraag een klantpresentatie het organiseren van een beurs het organiseren van een teamuitje het uitwerken van een (product)idee het doen van een (klein) project het maken van een ontwerp met meerdere mensen het schrijven van een projectplan het verzamelen van informatie rondom een idee

Een aparte vermelding verdienen acties uit uw Business Intelligence omgeving. De meters staan op rood, wat nu? Tijd dus om deze unieke vraag op te lossen.
Lotus Connections biedt door middel van Activities, Wiki’s en Communities uitstekende mogelijkheden om samen te werken aan deze unieke vragen. Vooral Activities blinkt uit in het bieden van een tijdelijke werkomgeving waarin ToDo’s, bestanden, e-mails en discussies verzameld worden.

projectmanagement
Communities zijn naast een ideale plek als Community of Practise, ook een ideale plek om projectinformatie bij te houden:

• wiki’s voor alle projectdocumenten als: projectplan, Project Initiatie Document, risk Log, de ontwerpen (functioneel, technisch), notulen, agenda's, buglijst,  exceptionreports, checkpoint reports, daily log, issue reports, et cetera
• activities voor het bijhouden van de TODO’s en discussies per fase
• blog voor projectinformatie
• bestanden voor de planning (MS project), het technisch ontwerp (Visio) het oorspronkelijk voorstel en andere dingen die niet gemakkelijk in een wiki kunnen
• links voor verwijzingen naar de projectendatabase en de uren

Het allergrootste voordeel van een project bijhouden in Lotus Connections, is dat Lotus Connections onderdeel van het werk gaat worden en niet een aparte omgeving is om bijvoorbeeld kennis te delen. Daarnaast wordt van iedereen bijgehouden waar hij/zij mee bezig is. Daarmee bouwt zo iemand automatisch zijn expertise op (zonder daar extra moeite voor te doen)

Lotus Connections dus
Lotus Connections is dus uitstekend in te zetten als human software voor het gele deel van de organisatie en de gele activiteiten. Denk hierbij aan uitzonderingen op processen, rode tellers op uw BI dashboard, unieke vragen en projectmanagement.