Het intranet is bij veel organisaties een plek geworden waar een serene rust heerst. Dat is nu net niet wat het doel was van het intranet. Het zou de centrale plek moeten zijn waar alle medewerkers komen om informatie te halen. De realiteit is echter anders. Web2.0 technologieën helpen om het intranet te laten zijn waar het om zou moeten draaien: mensen.

huidige problemen

De top twee klachten van het intranet zijn:

• er gebeurt te weinig op het intranet
• de informatie is niet meer up-to-date

De oorzaak van het eerste punt is dat het in veel organisaties erg lastig is om informatie op het intranet te zetten. Meestal is dit een centrale persoon die 'belast' is met het intranet. De artikelen komen in de wachtrij en het duurt een tijd voordat het artikel er staat. Niet echt bemoedigend voor de aandrager van de informatie.

Doordat de informatie lastig is om op het intranet te krijgen zal de bestaande informatie snel verouderen, omdat zij simpelweg niet meer geupdate wordt.

in den beginne: Communicatie

De eerste stap die een bedrijf doorgaans maakt met het begin van een intranet is ervoor zorgen dat HR en Communicatie de handboeken en de bedrijfsinformatie kwijt kunnen.
Hiermee wordt in de eerste basisbehoefte van een intranet voorzien: Communicatie naar de organisatie.

Vaak wordt daarnaast een zogenaamd smoelenboek gebruikt om de medewerkers te kunnen vinden. Hiermee wordt tevens een begin gemaakt met de tweede pilaar: Connectivity



verbeterpunten Communicatie

De belangrijkste toevoeging ligt juist in het weghalen: het weghalen van drempels. In plaats van een strakke workflow rondom het publiceren van informatie, krijgen de mensen meer vrijheid. Blogs zijn hier een ideale kandidaat voor.



Veel bedrijven vertrouwen hun personeel niet om de juiste informatie op het intranet te zetten. Dat terwijl ze hun personeel wel vertrouwen met hun klanten. Bovendien nemen mensen ook thuis grote beslissingen over bijvoorbeeld de aankoop van een huis. Omdat de mensen dus best goed met verantwoordelijkheid om kunnen gaan valt de kwaliteit van de artikelen in de praktijk altijd mee.

Een groot voordeel van blogs is bovendien dat men erop kan reageren, discussie binnen de organisatie is de bonus van blogs.

Een andere toevoeging aan het intranet zou een Twitter-achtige oplossing kunnen zijn. Er is een hoop gezegd en geschreven over Twitter, maar één ding kan niet ontkent worden: het is heel laag-drempelig. Niet in elke persoon schuilt een blogger, maar in 140 karakters vertellen aan welk project je aan het werken bent, kan echt iedereen.

verbeterpunten Connectivity

Het smoelenboek is vaak een onderdeel wat meegenomen wordt in de eerste versie van het intranet. Wat alleen vaak in de praktijk gebeurt is dat het smoelenboek heel snel verouderd. Mensen houden hun profiel niet bij omdat dat simpelweg niet nodig is en bovendien extra werk.

Hier biedt Social Networking hulp. Social Networking is bekend geworden door sites als Facebook en LinkedIn. Wat die sites heel knap doen is je in staat stellen om een netwerk op te zetten, maar de echte bonus ligt in het feit dat je heel snel een overzicht kunt krijgen wat je netwerk aan het doen is (profiel gewijzigd, nieuwe foto's, nieuwe mensen in hun netwerk, status update, commentaar op een blog etcetera).



Dit is wat de nieuwste Web2.0 tools voor bedrijven ook bieden, maar in plaats van het focussen op het 'gezellige' karakter wordt de aandacht gelegd op het zakelijke karakter (expertise update, nieuw project, microblog over de voorbereiding van een presentatie voor een klant, een nieuwe bookmark over een kennisgebied etc).



Het profiel bovendien wordt dan naast een plek voor de statische informatie die we kennen uit het smoelenboek, een plek waar alle activiteiten van die persoon geaggregeerd worden. De bezoeker is in één oogopslag op de hoogte van wat zo'n persoon werkelijk doet.

mensen!

Mensen dus. Bij alles wat er op het intranet gebeurt zou de auteur zichtbaar moeten zijn en klikbaar zodat je direct naar zijn/haar profiel kunt gaan.



Het is immers veel handiger om iemand te vinden die alles afweet van het onderwerp waar je naar op zoek bent, dan drie artikelen. De persoon kan je namelijk in vijf minuten op weg helpen en dit zal aanzienlijke tijdswinst opleveren. Bovendien zal iemand nooit alle kennis die hij heeft in artikelen kunnen stoppen (dit zal maximaal 20% zijn).

Instant Messaging

Wanneer u de juiste persoon gevonden heeft voor het juiste onderwerp dan wilt u die persoon natuurlijk snel bereiken. Instant Messaging (IM) is hier uitermate geschikt voor. Het grote voordeel van IM is dat u aan iemands status kunt zien of de persoon bereikbaar is of niet. Is de persoon bereikbaar dan kunt u hem/haar direct een vraag stellen. Duurt de vraag en antwoord langer dan vijf regels typen, dan kunt u de persoon natuurlijk ook gewoon bellen.



in the flow

Meer dan een plek om documenten te dumpen zou het intranet een plek kunnen zijn om 'dingen te doen'. Door het component Samenwerken (Collaboration) toe te voegen aan het intranet wordt dit niet een plek waar u naar toe gaat om iets te brengen (een eindresultaat van productie), of te halen, het wordt gewoon onderdeel van uw dagelijkse werk. Dit is het Walhalla van intranetten omdat de drempel om naar het intranet te gaan weg is. Het is er gewoon en 'toevallig' ook het intranet. Het zit in de flow van uw organisatie: u schrijft uw documenten in een centrale Wiki ipv in een document, de voorbereidingen en daadwerkelijke notulen worden live op het intranet gezet en de projectvoortgangs overleggen worden geblogd.

conclusie: Intranet 2.0 = Intranet + Web2.0

Ongemerkt hebben we een aantal Web2.0 onderdelen besproken:

• blogs (laagdrempelig informatie delen)
• Social Networking (mensen vinden op expertise)

Door het toevoegen van deze twee onderdelen krijgen de bestaande doelen van het intranet, communicatie en connectivity een extra boost.

De andere Web2.0 onderdelen die we kort besproken hebben:

• Wiki (centrale plek van informatie)
• Instant Messaging (beschikbaarheid is duidelijk)

Een Wiki is een goede start om ervoor te zorgen dat het intranet 'in the flow' van uw organisatie komt. Instant Messaging zorgt ervoor dat de mensen binnen een bedrijf gemakkelijker te bereiken zijn.

Door deze onderdelen toe te voegen aan het intranet en ervoor te zorgen dat het intranet 'in the flow' komt, zal het intranet een onmisbaar onderdeel gaan vormen van uw bedrijf.

IBM producten

De afbeeldingen die gebruikt zijn in dit artikel komen van IBM Lotus Connections (blogs, social networking en Wiki) en Sametime (instant messaging).