Met Lotus Notes Domino 7 (ND7) beschikt u over nieuwe functionaliteit, genaamd Infolabels. ND7 gebruikt hiervoor functionaliteit uit Microsoft Office (XP of 2003) waarmee andere applicaties integreren met Microsoft Office. Met Infolabels wordt het gebruikers gemakkelijk gemaakt om bepaalde handelingen uit te voeren vanuit Microsoft Office, zoals bijvoorbeeld het versturen van een e-mailbericht, waarbij gebruik wordt gemaakt van informatie uit Lotus Notes. Voorheen was deze functionaliteit alleen standaard gekoppeld aan Microsoft Outlook. Met Microsoft Office worden een aantal standaard Infolabels meegeleverd; daarnaast kunt u zelf nieuwe Infolabels ontwikkelen.

Wat zijn Infolabels?
Bij infolabels draait het steeds om twee zaken: Herkenning (Recognition) en Actie (Action). Zodra een woord herkend is, wordt het woord ge-'tag'd in Microsoft Office. Als u bijvoorbeeld de naam van een persoon of een stad typt, dan wordt dit herkend als een 'naam' en dus plaatst Office er een Infolabel bij.

Wanneer typen gegevens door Microsoft Word worden herkend, worden de gegevens gemarkeerd met een Infolabel (Smart Tag), herkenbaar aan een paarse stippellijn. Als u wilt weten welke acties u met een infolabel kunt uitvoeren, plaatst u de cursor op de onderstreepte tekst totdat de actieknop voor het Infolabel verschijnt.

U kunt op de knop klikken om een lijst weer te geven met de acties die u kunt uitvoeren.

Actieknop voor infolabel Infolabel

Met het Infolabel Datum kunt u bijvoorbeeld een vergadering plannen in uw agenda, en met het infolabel Telefoonnummer kunt u een nieuwe vermelding toevoegen aan de lijst met contactpersonen.

Hoe werkt een Infolabel?
U schakelt Infolabels in door Infolabelkenmerken te selecteren in een lijst (menu Extra, opdracht AutoCorrectie-opties, tabblad Infolabels). Elk Infolabelkenmerk identificeert een gegevenstype, zoals namen, datums of telefoonnummers, en bevat de logica die nodig is om elk gegevenstype van een of meer acties te voorzien.
Wanneer u tekst in een nieuw document typt of een bestaand document opent, zoekt de logica in het Infolabel naar woorden die overeenkomen met de gegevenstypen in de lijst. Wanneer een overeenkomst wordt gevonden, wordt er een infolabelkenmerk - een paarse stippellijn - onder de term geplaatst en worden de bijbehorende acties ingeschakeld.
Welke acties u kunt uitvoeren, is afhankelijk van de soort gegevens die door Microsoft Word worden herkend en van een Infolabel worden voorzien.
Als Jan Smit in het voorgaande voorbeeld bijvoorbeeld wordt herkend als een persoonsnaam, kunt u met een Infolabel acties uitvoeren als een contactpersoon openen, een vergadering plannen, toevoegen aan contactpersonen en adres invoegen.
Als u de actie toevoegen aan contactpersonen selecteert, kunt u de naam en het adres aan uw contactpersonen toevoegen zonder de gegevens te kopiëren, Microsoft Outlook te openen, en de gegevens vervolgens op een contactpersoonskaartje plakken.

Infolabels voor Notes
Met ND7 beschikt u over een nieuwe functionaliteit, genaamd Infolabels (Infolabels). Notes gebruikt hiervoor functionaliteit uit Microsoft Office (XP of 2003) waarmee andere applicaties integreren met Microsoft Office. Met deze functionaliteit wordt het gebruikers gemakkelijk gemaakt om bepaalde handelingen uit te voeren vanuit Microsoft Office, zoals bijvoorbeeld het versturen van een e-mailbericht.

Infolabels voor Notes herkennen een persoonsnaam binnen een Microsoft Word-document; waarop vervolgens drie opties worden geboden die Notes kan uitvoeren:

• een e-mail bericht maken
• een uitnodiging sturen
• persoon details tonen uit de Domino Directory of Name and Address Book

Notes hoeft niet geconfigureerd te worden om deze tags te gebruiken; maar u moet Microsoft Word wel configureren zodat het bovenstaande opties kan zien.
NB: Alleen Microsoft Office XP en Microsoft Office 2003 ondersteunen de Infolabels-functionaliteit.

Micrrosoft Word configureren

1. Open Microsoft Word
   1. Kies menu Tools --> Options (Extra --> Opties)
   2. Selecteer de View (Weergave) tab in het dialoogvenster dat verschijnt
   3. Selecteer de Smart Tags (Infolabels) optie in de Show (Weergeven) sectie (aanvinken)
   4. Klik op OK om uw wijziging op te slaan
      
      
      
      
      
2. Kies menu Tools --> AutoCorrect Options (Extra --> AutoCorrect ie-Opties)
   1. Selecteer de Smart Tags tab (Infolabels) in het dialoogvenster dat verschijnt
   2. Selecteer de Person names (persoonsnaam) optie
   3. Selecteer vervolgens de Lotus Notes Recognizer
   4. Klik op de Recheck Document knop om deze functionaliteit te initialiseren
      
      
      
      
      
   5. Klik op OK om uw wijziging op te slaan

Wanneer u een document in Word opent dat een Infolabel bevat, verschijnt een paars stippellijntje (indicator) onder de tekst (naam, telefoonnummer of datum bijvoorbeeld). Het Infolabel-icoon verschijnt zodra u met de muis over deze indicator beweegt en u kunt daar op klikken om de beschikbare opties te bekijken. Als u één van de drie opties kiest, schakelt u vanuit Microsoft Word naar het desbetreffende Notes-formulier: een nieuwe memo met het e-mailadres van de persoon, of de adresgegevens van de persoon uit het adresboek.

Infolabel voordelen

• Eindgebruikers kunnen acties uitvoeren vanaf gemarkeerde textfragmenten
• Allerlei bedrijfsscenarios kunnen gekoppeld worden
• Ontwikkelaars maken eigen infolabels om :
  • Strings te categoriseren (recognizers)
  • Documenten aan data te linken (actions)
• Verhoging van productiviteit door vereenvoudiging van taken

ontwikkelen van Infolabels
De Infolabels die met Microsoft Office worden meegeleverd, zijn slechts een begin. U kunt meer opties vinden via het dialoogvenster AutoCorrectie om nieuwe Infolabels en acties op het web te zoeken.
Infolabels en acties worden ontwikkeld door Microsoft of andere bedrijven. e-office kan ook infolabels en acties maken die zijn aangepast voor de specifieke producten of services waarmee u werkt. Als u bijvoorbeeld op een verkoopafdeling werkt, kunt u misschien op een infolabel Productnaam in een document klikken om acties weer te geven zoals Aantal in voorraad controleren of Prijs controleren.
U kunt infolabels in- en uitschakelen, verbergen, opslaan als onderdeel van een document of opslaan als XML-eigenschappen in webpagina's.
Het opslaan van een infolabel in een document betekent dat iedereen die het document opent, beschikt over het Infolabel. Op deze manier kunt u Word-documenten naar bijvoorbeeld uw klanten e-mailen als bijlage.

Eenvoudige Infolabels herkennen één of meerdere woorden en tonen in de Smart Tag action lijst bijbehorende URL's. Het is betrekkelijk eenvoudig om zo'n Smart Tag zelf te maken. Om een infolabel te maken die het woord 'e-office' herkent, en in het rechtermuisknop snelmenu een link aanbiedt naar de e-office website, volgt u de volgende stappen:

• Sluit alle applicaties die infolabels gebruiken (Word 2002, Excel 2002, Outlook 2002, and Internet Explorer)
• Sla het XML bestand op in de directory C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Smart Tag\LISTS

Onderstaande afbeelding toont het resultaat van deze infolabel:



XML
In de directory C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Smart Tag\LISTS staan XML bestanden met alle in Microsoft Office beschikbare Infolabels. Door hier een bestand aan toe te voegen, kunt u uw eigen Infolabels activeren. Zo'n XML-bestand ziet er als volgt uit:

FL wordt gebruikt als afkorting van de SmartTag list namespace Het lcid wordt niet in alle applicaties gebruikt (Excel). Meerdere licd's aangeven is mogelijk door komma's ertussen te plaatsen type moet uniek zijn action id moet uniek zijn

Tenslotte nog wat leuke Infolables die u kunt vinden op de Microsoft Office-website:

• conversieprogramma voor de euro Het Conversieprogramma voor de euro herkent automatisch bedragen in 12 Europese standaardvaluta's en de euro. Vervolgens kunt u de bedragen omrekenen van een van de 12 standaardvaluta's naar de euro en omgekeerd.
• infolabel voor de conversie van maateenheden Met het Microsoft-Infolabel voor de conversie van maateenheden kunt u in Word 2002-documenten maateenheden van het ene systeem omrekenen naar maateenheden van een ander systeem.