IBM Workplace is een nieuwe samenwerkingsomgeving van IBM, die draait op IBM WebSphere Portal Server.

Op 30 juni jongstleden organiseerden wij een sessie over IBM Workplace voor een selecte groep van onze Lotus Notes-klanten. Tijdens deze sessie werd duidelijk dat het voor veel Notes-gebruikende organisaties nog lastig is om IBM Workplace (Workplace Collaboration Services en Worplace Services Express) te plaatsen ten opzichte van de samenwerkingsomgeving Lotus Notes en de portalomgeving IBM WebSphere Portal. Daarnaast merkten we dat veel Notes-gebruikende organisaties eigenlijk nog geen duidelijk beeld hebben van wat een portal (op basis van IBM WebSphere Portal) precies is. Van Notes naar Workplace?-sessie Tijdens de sessie 'Van Lotus naar Workplace?', die plaatsvindt op donderdag 8 december aanstaande, geven wij u een helder beeld van de IBM-werkomgeving, de plaats van IBM Workplace hierin en de afwegingen die u moet maken om uw IBM-werkomgeving goed in te richten. U kunt zich voor deze sessie inschrijven via onze website. IBM Workplace Event Op donderdag 17 november aanstaande organiseert IBM, samen met een aantal partners, waaronder e-office, bovendien ook een evenement rondom IBM Workplace. U kunt zich hiervoor inschrijven via de speciale event-website van IBM.

toelichting
Even terug naar de kern. Als dienstverlenende organisatie wilt u uw professionals zo goed mogelijk ondersteunen in het uitvoeren van hun werkzaamheden. Zodat zij beschikken over de kennis, informatie en communicatiemiddelen die zij nodig hebben om de juiste beslissingen te nemen en uw klanten optimaal van dienst te zijn. Als medewerker wilt u geen tijd verliezen met het zoeken naar kennis en informatie. U wilt alle voor u relevante en actuele informatie onder handbereik hebben en direct in contact kunnen treden met experts binnen en buiten uw organisatie. Zodat u snel en goed kunt voldoen aan de vraag van uw in- en externe klanten.

uw werkomgeving inrichten
Hoe zorgt u ervoor dat de professionals in uw organisatie beschikken over een elektronische werkomgeving die hen optimaal ondersteunt in hun werk? Door na te gaan welke (groepen) medewerkers welke informatie nodig hebben, en uit welke systemen deze informatie afkomstig is. Daarnaast moet u vaststellen welke middelen, welke functionaliteiten zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Vervolgens kunt u een goede keuze maken voor de technologieën en oplossingen die u gaat inzetten.

IBM (samen)werkomgevingen
Als uw organisatie een strategische keuze heeft gemaakt voor het gebruik van IBM-software, en u bent op zoek naar oplossingen die het (samen) werken onafhankelijk van tijd en plaats ondersteunen, kunt u kiezen uit drie (samen)werkomgevingen:

• Lotus Notes Domino
• IBM WebSphere Portal
• IBM Workplace (Collaboration Services of Services Express)

clients
U kunt medewerkers bovendien op verschillende manieren toegang geven tot de informatie en functionaliteiten van deze oplossingen, via vier verschillende clients:

• Lotus Notes-client
• browser
• IBM Workplace Managed Rich Client
• mobiele client

keuze
Hoe maakt u de juiste keuze? Om u te helpen bij uw keuze voor een passende werkomgeving en client(s), hebben we een tabel samengesteld waarin we, met een waardering, aangeven welke werkomgeving, in combinatie met welke clients, welke functionaliteiten bieden. Of andersom: als u behoefte heeft aan bepaalde functionaliteiten, welke werkomgevingen en clienst u dan het beste kunt gebruiken. Onder de tabel vindt u een korte uitleg van de mogelijkheden per werkomgeving. Hierbij willen wij benadrukken dat er geen sprake is van een 'groeipad' van Lotus Notes naar IBM Workplace, maar dat elke werkomgeving zijn eigen kracht heeft en dat u, afhankelijk van de behoefte van uw medewerkers en uw organisatie, kiest voor een bepaalde werkomgeving of een combinatie aan werkomgevingen, en clients.

functionaliteit	Notes- client	browser		Work- place Rich Client	mobile client
oplossing	Domino	WebSphere Portal	Workplace	divers	divers
messaging	* * *	nvt	* *	* *	* *
collaboration	* * *	*	* * *	* * *	*
instant messaging	* * *	nvt	* * *	* * *	*
aantrekkelijkheid userinterface	* *	*	*	* * *	*
online werken	* * *	* * *	* * *	* * *	* * *
offline werken	* * *	nvt	nvt	* * *	*
mobiel werken	*	* *	* *	* * *	* *
documentbeheer	* * *	* *	* * *	* * *	*
team collaboration met externen	*	* *	* * *	* * *	nvt
webcontentmanagement	nvt	* * *	* * *	* * *	nvt
collaborative learning	*	nvt	* * *	* * *	nvt
gebruik Domino-toepassingen	* * *	* *	* * *	* * *	* *
gebruik verschillende legacy- toepassingen	nvt	* * *	* * *	* * *	*
integratie Microsoft Office	* *	*	* * *	* * *	*
beheer	* * *	* * *	* * *	* * *	* * *
veiligheid	* * *	* * *	* * *	* * *	* * *

Lotus Notes Domino
Lotus Notes Domino ondersteunt het (samen)werken onafhankelijk van tijd en plaats. Vooral wanneer medewerkers geregeld ‘offline’ werken, op plaatsen waar zij geen internetconnectie hebben, is Lotus Notes zeer geschikt (vanwege het replicatie-mechanisme, dat offline werken met informatie mogelijk maakt).

Als uw organisatie nu werkt met Lotus Notes Domino en u maakt weinig of geen gebruik van anders systemen, zoals SAP of Peoplesoft, is er voor u waarschijnlijk weinig aanleiding om te kijken naar de mogelijkheden van portaltechnologie, zoals IBM WebSphere Portal, voor het geïntegreerd aanbieden van informatie uit verschillende systemen. Werkt u echter geregeld samen met externe partijen, en wilt u bijvoorbeeld uw klanten en/of partners eenvoudig toegang kunnen geven tot delen van uw interne systemen, dan kan IBM Workplace u hierin perfect ondersteunen.

IBM WebSphere Portal
IBM WebSphere Portal is met name interessant als uw organisatie beschikt over verschillende systemen (Lotus Notes Domino, SAP, Peoplesoft etc) en u deze informatie geïntegreerd en gepersonaliseerd wilt aanbieden aan uw medewerkers. Zodat medewerkers slechts één keer hoeven in te loggen om, via hun browser en vanuit één werkscherm, toegang te hebben tot alle informatie die voor hun werk van belang is. Omdat medewerkers slechts een browser nodig hebben om toegang te krijgen tot deze werkomgeving, is deze portaloplossing ook zeer geschikt als uw medewerkers geregeld op verschillende locaties werken. Bovendien kunt u de informatie uit de portal ook eenvoudige beschikbaar stellen via een mobiele toepassing. Een ander sterk punt is dat u externe partijen ook eenvoudig toegang geeft tot deze werkomgeving.

IBM Workplace (IBM WebSphere Portal + Collaboration)
IBM Workplace is IBM WebSphere Portal plus collaboration. U profiteert van de mogelijkheden van portaltechnologie voor het eenvoudig toegankelijk maken van informatie uit verschillende systemen, via een browser en vanuit één werkscherm, en beschikt daarnaast over extra functionaliteiten die het samenwerken in teams ondersteunen, zoals het aanmaken van team-omgevingen. Waarbij u bovendien externe partijen eenvoudig toegang geeft tot deze samenwerkingsomgeving. Daarnaast is er in deze werkomgeving sprake van een goede integratie met Microsoft Office (onafhankelijk van de versie waarmee u werkt) of kunt u gebruik maken van uitgebreide tekstverwerkingsmogelijkheden op basis van Open Office. U moet wel beschikken over een internetconnectie om in deze omgeving te kunnen werken.

IBM Workplace Managed Rich Client (IBM Workplace + replicatie & extra gebruiksgemak)
De IBM Workplace Rich Client lichten wij er even apart uit omdat u de beschikking krijgt over deze client wanneer u IBM Workplace aanschaft. Met de IBM Workplace Managed Rich Client kunt u gebruik maken van informatie afkomstig uit verschillende systemen en beschikt u bovendien over meer mogelijkheden, een 'rijkere' userinterface, dan wanneer u met een browser werkt. De client is door medewerkers zelf te downloaden vanuit de Workplace-omgeving en wordt geïnstalleerd op de PC van de gebruiker. Met deze rich client kunt u ook offline werken, zonder internetconnectie, doordat de client gebruik maakt van het replicatiemechanisme (zoals u dit kent van Lotus Notes). Kort samengevat biedt de IBM Workplace Managed Rich Client de mogelijkheden van een 'fat client' (zoals de Notes-client), maar is deze tegelijkertijd eenvoudig te distribueren en goed te onderhouden door beheerders. Beheerders kunnen medewerkers eenvoudig, vanaf de server, toegang geven tot nieuwe applicaties, waarna medewerkers de nieuwe applicaties vervolgens direct in hun client getoond krijgen en met de applicatie kunnen werken.

combinatie
Tot slot de opmerking dat u, voor verschillende groepen gebruikers en/of verschillende gebruiksmomenten, verschillende clients kunt inzetten om gebruik te maken van de informatie uit uw systemen. Op kantoor, op uw eigen PC, maakt u bijvoorbeeld gebruik van de IBM Workplace Managed Rich Client. Onderweg gebruikt u uw mobiele toepassing, bij een buitenlandse reis gebruikt u een pc met internetbrowser. Of: medewerkers die veel op kantoor werken, voorziet u van een PC met Rich Client, buitendienstmedewerkers van een mobiele toepassing en salesmedewerkers die veel reizen, krijgen een laptop met UMTS-kaart en gebruiken een internetbrowser.

actuele informatie
Bent u geïnteresseerd in meer actuele informatie rondom Workplace ? IBM developerWorks biedt een nieuw maandelijks online magazine over Workplace: de Workplace Today. De eerste drie issues van dit online magazine bevatten voornamelijk artikelen over Workplace Collaborative Services, maar ook Notes en Domino komen aan bod.