Sinds de introductie van Lotus Notes 8 kent u de Recent Contacts functionaliteit. Iets waar veel gebruikers gelukkig van werden. Het maakt het immers een stuk eenvoudiger om mailtjes te sturen naar personen waarmee u eerder via de e-mail contact had.

hoe het werkt
Met Recent Contacts worden personen waarmee regelmatig contact is opgeslagen in de Recent Contacts view in Contacts (names.nsf). Personen waarmee veel contact via e-mail plaatsvindt, worden bovenaan de drop-down lijst geplaatst en getoond.


De namen die aan de Recent Contacts zijn toegevoegd, worden niet alleen bij het maken van een nieuwe e-mail getoond. Maar ook gebruikt wanneer u een meeting inplant.



bewaren van Recent Contacts
De volgende punten zijn van belang bij het gebruik van Recent Contacts:

• de Recent Contacts zitten in uw persoonlijke adresboek (Contacts). U heeft dus ook lokaal (wanneer u offline werkt) de beschikking over deze adressen.
• alle namen in de To:, Cc: en Bcc: velden worden toegevoegd; zowel bij verzonden e-mail, als bij ontvangen e-mail!
• wanneer u gedurende langere tijd geen contact meer met een persoon heeft gehad, valt de naam uiteindelijk vanzelf van de lijst af.
• wanneer u heeft ingesteld dat u berichten als gelezen markeert bij bekijken in het Preview venster, worden de namen in de adresvelden ook toegevoegd aan recent Contacts wanneer u e-mail leest in het preview venster.
• als u uw Sametime chats opslaat in Lotus Notes, worden ook deze personen aan uw Recent Contacts toegevoegd.
• het maximum aan Recent Contacts is ongeveer 3000. Dit maximum kunt u wijzigen met de Notes.ini parameter: DPAB_MAX_DIP_TABLE_SIZE=3000.
• het is niet mogelijk Recent Contacts te bewerken. U kunt wel een Recent Contact verplaatsen naar uw Contacts, waar u wel details kunt bewerken. U voorkomt hiermee ook dat iemand van de lijst 'afvalt'.
• u kunt Recent Contacts verwijderen uit uw lijst: selecteer en verwijder de personen, en verwijder ze daarna ook uit uw Trash in uw Contacts. Wanneer u Notes herstart worden de namen niet meer getoond in de drop-down lijst.
• wanneer u uw Contacts synchroniseert met uw BlackBerry, worden de Recent Contacts niet gesynchroniseerd. U kunt dan uw Recent Contacts verplaatsen naar uw Contacts zodat deze wel synchroniseren met uw Blackberry.
• de drop-down lijst bij het adresseren toont namen uit uw Contacts, Recent Contacts en eventueel andere adresboeken die u heeft geselecteerd als local address books in de Preferences.
• collega's kunt u vinden door te klikken op Search Directory for "..". Er worden maximaal 20 resultaten getoond in de drop-down lijst uit een maximum van 50 matches. Om gerichter de juiste persoon te vinden is het aan te raden meer letters van de (achter)naam te typen.

problemen
Tegelijkertijd roept Recent Contacts ook wel eens problemen op. Mensen raken in de war: wanneer is iemand een Recent Contact? Namen en adressen van mensen die weggaan bij de organisatie, waardoor er return errors komen. Namen van collega's en groepen die Recent Contacts vullen, terwijl die reeds beschikbaar zijn met type-ahead vanuit het Global Address Book.

Het is daarom handig om eens duidelijk op een rijtje te zetten hoe het nu eigenlijk zit met de Recent Contacts functionaliteit. Maar ook: hoe bovenstaande problemen wellicht verholpen kunnen worden. We gaan daarbij uit van Lotus Notes 8.5.1.

Recent Contacts uitschakelen?
Alhoewel het een enorm handige toevoeging kan zijn voor efficiënt werken, is het mogelijk de Recent Contacts functionaliteit volledig uit te schakelen. Dit kan op de volgende manieren:

• gebruik een parameter in Notes.ini:
  • DisableDPABProcessing=1
• schakel de optie uit in de Notes Preferences:
  • File > Preferences
  • selecteer Contacts aan de linkerzijde, en selecteer de checkbox, Do not automatically add names to the Recent Contacts view rechts.

• ga terug naar Notes Basic type-ahead:
  • File > Preferences
  • selecteer Basic Notes Client Configuration aan de linkerzijde
  • onder additional options, selecteer Disable type-ahead for all name fields and use the Notes Basic type-ahead
    In feite gaat u dan terug naar de werking van ND 6/ND 7 type-ahead functionaliteit.
• push de parameter DisableDPABProcessing=1 door middel van een desktop policy
  Hiermee wordt de standaard instelling in de Notes Preferences voor Do not automatically add names to the Recent Contacts view uitgeschakeld. Gebruikers kunnen echter nog wel zelf de functionaliteit weer inschakelen.

Recent Contacts aanpassen: collega's niet automatisch toevoegen
Het meest algemene probleem is dat gebruikers uit de eigen organisatie worden toegevoegd aan de Recent Contacts. Over het algemeen is men juist tevreden over de toegevoegde externe personen. Het volledig uitschakelen is dan geen oplossing.
Met de volgende notes.ini variabele in de Lotus Notes policy opgenomen zorgen we dat e-office e-mail adressen niet meer in de Recent Contacts komen te staan: DPABRemoveRule=e-office,eog
In de notes.ini zal bij iedereen DPABRemoveRule=e-office,eog komen te staan waardoor mailadressen waar de string e-office of eog staat niet meer worden toegevoegd.