Als trainer/consultant van Domino/Notes oplossingen bij e-office kom ik bij veel bedrijven over de vloer. Wanneer ik trainingen geef voor Lotus Notes, zie ik dat veel mensen worstelen met hun e-mail, taken en geplande werkzaamheden. Mensen vinden het lastig om overzicht te houden, komen om in de e-mail en de agenda en ToDo lijst staan bomvol. Het is moeilijk een overzicht te houden van de grote projecten en kleinere klussen.

Het Getting Things Done systeem helpt u een helder en leeg hoofd te krijgen, meer te doen in minder tijd en doelgericht, productief en daadkrachtig te werken.

Getting Things Done, in het algemeen afgekort tot GTD, is een actiegebaseerde managementmethode, en de titel van een boek door David Allen. GTD is gebaseerd op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen niet over zijn taken hoeft na te blijven denken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt en kan men zich concentreren op het daadwerkelijke uitvoeren van de taken. In tegenstelling tot andere time management-experts focust Allen zich niet op het stellen van prioriteiten. In plaats daarvan roept hij op tot het maken van takenlijsten die specifiek zijn voor een bepaalde context. De psychologie van GTD is gebaseerd op het eenvoudig opslaan, bijhouden en terugvinden van alle relevante informatie die nodig is voor de taken die u uit moet voeren.

De tool die we dagelijks het meest gebruiken is de e-mail inbox. E-mail is zo'n enorm succesvolle tool geworden, dat het dreigt te verdrinken in het eigen succes. Er komt dagelijks zoveel e-mail binnen in de inbox van mensen dat zij er niet aan toekomen om alle e-mails aandachtig te lezen, laat staan er nog iets mee te doen.
Niet zelden hoor ik cursisten zeggen: "Als ik iets gedaan wil hebben dan bel ik even of ik loop even langs, want mijn mailtje wordt toch niet beantwoord".

Lotus Notes biedt verschillende mogelijkheden die helpen het Getting Things Done systeem toe te passen. Met Lotus Sametime heeft u een communicatiemiddel die u instaat stelt snel en direct met uw collega's in contact te komen. Quickr helpt u bij het opslaan van documenten en verzamelen van informatie. Met het gebruik van Activities in Lotus Connections kunt u eenvoudig allerlei taken uitvoeren en met collega's samenwerken aan deze taken. Zeker in combinatie met deze oplossingen sluit Lotus Notes perfect aan bij de GTD methode.

Wilt u ook werken volgens het GTD systeem? Laat Lotus Notes voor u werken. e-office kan u adviseren hoe u met Lotus Notes aan de slag kunt gaan. Neem contact op met Lianne Labega

voor meer informatie.

de kernpunten van Getting Things Done Maak uw hoofd leeg. Zet alle taken en werkzaamheden die u moet uitvoeren uit uw hoofd (liefst ook de privé werkzaamheden). Als het opgeslagen is weet u zeker dat u er op terug zult komen en hoeft u er niet continu aan te denken. Verzamel alles op één plek. Alle taken, en alles wat daarmee te maken heeft verzamelt u op een centrale plaats. Taken die u in 2 minuten kunt uitvoeren (of minder) voert u direct uit. De overige taken groepeert u. Bijvoorbeeld in projecten. Maak onderscheid in projecten waar geen datum aan gekoppeld is, maar wel een keer uitgevoerd moeten worden (someday/maybe) en projecten waar een einddatum aan vastzit. Koppel deze projecten aan een datum in uw agenda. Acties met een specifieke datum? Deze plaats u in uw agenda als ToDo voor een specifieke dag. Koppel vervolg acties aan projecten zodat er geen abstracte, langlopende projecten overblijven waar geen voortgang in zit.