Vanaf Lotus Notes R5 kan voor documenten de 'folder references' property bijgehouden worden. Deze property bevat de unieke id’s van de folders waarin een document geplaatst is. Dit kan soms handige informatie zijn. Aan het gebruik ervan zitten echter nogal wat haken en ogen, waar beter vooraf al rekening mee gehouden kan worden.

omslachtig ‘enablen’ van folder references
Om folder references te gebruiken in een bepaalde database moet de folderReferences van de database ‘enabled’ worden. Hiervoor is echter geen property in de user interface beschikbaar zodat dit via een LotusScript moet gebeuren:

db.FolderReferencesEnabled = True

Dit moet op elke replica van de database herhaald worden. Ook dienen er twee hidden views aanwezig te zijn in de database die uit een recente mail-template gekopieerd kunnen worden: $FolderInfo en $FolderRefInfo.

alleen nieuwe toevoegingen worden bijgehouden
Na het ‘enablen’ van de database-property wordt vanaf dat moment bijgehouden in welke folders een document zich bevind. Dit geldt echter alleen voor folders waaraan documenten vanaf dat moment toegevoegd worden. Er wordt niet bijgehouden in welke folders de documenten zich reeds bevonden op het moment dat de FolderReferences property werd enabled. Om dit ook bij te houden kunnen de documenten opnieuw worden toegevoegd aan de folders waarin zij zich reeds bevinden. In Technote 1201309 wordt een manier beschreven om dit via een LotusScript agent te doen.

werkt niet voor private folders
Een erg lastige eigenschap van folder references is dat deze onbruikbaar wordt op het moment dat een document in een private folder geplaatst wordt. Indien de property wordt uitgelezen door iemand die geen rechten heeft op deze private folder volgt een foutmelding "You Are Not Authorized to Perform That Operation". In Technote 1099783 wordt een work-around besproken die echter werkt via private folders die worden bewaard in de desktop, wat weer zijn eigen problemen schept.

werkt niet indien folders verwijderd worden zonder eerst de documenten te verwijderen
Indien een folder wordt verwijderd waarin nog documenten stonden en de folder references property van die documenten wordt uitgelezen volgt een foutmelding “Document has been deleted”. Hoewel de oplossing om documenten eerst uit een folder te verwijderen alvorens deze te verwijderen simpel is, is het wel van belang er in de applicatie voor te zorgen dat gebruikers niet zomaar een folder kunnen verwijderen zonder deze eerst te legen. Zie Technote 1203350 voor meer achtergrondinformatie.

geeft mysterieuze foutmelding '17412'
In sommige gevallen treed bij het uitlezen van de folder references een fout op die geen melding terug geeft maar alleen het vijf-cijferig foutnummer: 17412. Het is onbekend waarom deze fout optreedt maar hij dient wel opgevangen te worden in de foutafhandeling. Bovendien maakt deze fout de folder references voor de betreffende documenten onbruikbaar.

@Command( [DiscoverFolders] )
Vanaf Lotus Notes R7 bestaat @Command( [DiscoverFolders] ), waarmee een dialoog box getoond wordt, met de namen van de folders waarin een document zich bevindt. Helaas heeft deze functie beperkt nut omdat alle folders waarin een document zich kan bevinden in een outline (en frameset) opgenomen moeten worden. Hierdoor worden de folders die door gebruikers aangemaakt worden al uitgesloten. Zie Technote 1201309 voor de stappen die gevolgd moeten worden om dit @Commando te kunnen gebruiken.

alternatieve manier van Bob Balaban
Recent beschreef Bob Balaban op zijn blog een alternatieve methode om te weten in welke folders een document geplaatst is. In veel gevallen kan dit een handig alternatief zijn. Voor databases met veel folders en in het geval er voor veel documenten gekeken moet worden in welke folders zij zich bevinden kan performance een issue worden. Zie het blog van Bob Balaban[

] voor meer informatie.