DAMO gebruiken

Werkt uw organisatie voor e-mail met zowel Lotus Notes als Microsoft Exchange? En wilt u ervoor zorgen dat (een deel van) uw medewerkers Microsoft Outlook kan gebruiken zonder dat u hiervoor Microsoft Exchange nodig heeft? IBM biedt een oplossing waardoor u Microsoft Outlook en Lotus Notes-mail goed met elkaar kunt laten samenwerken: IBM Domino Acces for Microsoft Outlook (DAMO).

IBM Domino Access for Microsoft Outlook biedt e-mail, agenda, contactpersonen en taken van Lotus Domino aan Microsoft Outlook gebruikers. Hierdoor verloopt al het e-mailverkeer via een Lotus Domino server, maar kunnen medewerkers blijven werrken met hun vertrouwde Microsoft Outlook-omgeving. De client-software op de desktops hoeft niet te worden aangepast en er is geen training nodig om uw gebruikers in te werken in de nieuwe e-mailomgeving.

De nieuwste versie van DAMO, DAMO 6.5.4 wordt meegeleverd met Lotus Domino 7. DAMO 6.5.5 is onlangs verschenen, kijk hier voor de nieuwe features in 6.5.5 en voor het eventueel downloaden van een DAMO trial versie.

Wat verandert er voor gebruikers?
Domino Access for Microsoft Outlook installeert u als een plug-in voor Microsoft Outlook op pc's van uw gebruikers. Uw medewerkers kunnen hierdoor blijven werken met dezelfde interface die zij gebruiken voor e-mail, agenda, taken en contactpersonen. Het enige verschil is dat zij niet meer een Exchange server benaderen, maar een Domino server. Bovendien kunnen gebruikers in een gemengde omgeving, dus zowel Lotus Notes als Outlook gebruikers, met behulp van de DAMO-plugin samenwerken: e-mail versturen naar elkaar, agenda-uitnodigingen versturen en ontvangen, agenda's delen (toegangsrechten geven), beschikbaarheidsinformatie tonen of ruimten en hulpmiddelen reserveren (planner). Zij hoeven dus geen rekening te houden met wie welke client software gebruikt, want ze delen dezelfde server infrastructuur.
De opzet is eenvoudig: het enige wat u als gebruiker ziet is Microsoft Outlook. Om toch alle Domino-specifieke instellingen te kunnen bedienen is er een extra tabblad bij gemaakt in de Opties:

onze ervaring
Met DAMO kunt u snel aan de slag: vooral als u al Office 2003 Professional gebruikt, is het aanklikken van een linkje voldoende om DAMO te installeren.

Het installatieproces bestaat in feite uit twee stappen:

1. het migreren van gebruikers en hun e-mail data van de Exchange server naar de Domino server;
2. de DAMO-client configureren en installeren op de pc's van de gebruikers.

In vergelijking met vorige releases van DAMO valt DAMO 6.5.4 in positieve zin op. Iedereen die in het verleden wel eens heeft gewerkt met DAMO wordt aangeraden om deze versie een kans te geven. Meest opvallende voordeel van deze nieuwe versie zijn de repeating agenda items, agenda reschedules en read/unread marks die zelfs zichtbaar zijn op de BlackBerry. IBM geeft op haar website geeft aan dat, op enkele details na, de werkwijze met Outlook via Lotus Domino hetzelfde is al met Outlook 2003 op Exchange.

Er zijn slechts enkele kleine verschillen:

• berichten die je weggooit blijven in Domino Web Access (DWA) nog staan, tot je in Outlook de prullenbak leegt en op Send/Receive klikt;
• bij het installeren wordt standaard alleen de meest recente 200MB aan berichten overgehaald, gebruik daarom de meegeleverde Domino Migration Tool (zie hieronder);
• de New mail toaster die in Outlook 2003 met Exchange het verkorte bericht laat zien, ontbreekt nog. Deze functionaliteit wordt wel opgenomen in de volgende versie die nu in beta is;
• Microsoft Outlook afsluiten door het venster te sluiten, zorgt ervoor dat de Outlook-taak blijft draaien, dit gaat dus alleen goed met kiezen voor menu File - Exit;
• wanneer u BlackBerry-gebruikers heeft, kunnen er problemen zijn met het synchroniseren van het persoonlijk adresboek, aangezien wordt verwacht dat dit vanuit Notes gedaan wordt vanuit menu Actions;
• gebruikers krijgen bij webmail uiteraard iNotes, en niet Outlook Web Access (OWA);
• gebruikers missen de Lotus Notes-functionaliteit van de awareness iconen die aangeven of je een 'unieke geadresseerde' bent (blauwe bolletjes).

Domino Migration Tool
De Domino Migration Tool is een belangrijk onderdeel van DAMO. Deze stelt een Domino administrator in staat om Exchange-gebruikers en hun e-mail data te migreren naar de Domino server. Hierdoor kunnen zij verder werken met alle informatie die zij hiervoor ook ter beschikking hadden. Bovendien vereenvoudigt de Domino Migration Tool de configuratie van nieuwe DAMO-gebruikers op de Domino server.

data uit Lotus Notes-applicatie tonen in Outlook?
Databases die web-enabled zijn, kunt u redelijk eenvoudig in Outlook tonen. Doe hiervoor het volgende:

1. klik in Outlook op Shortcuts
2. kies voor Add New Group, noem de groep bijvoorbeeld 'databases';
3. open in je browser de URL van een web-enabled Notes database;
4. voer je gebruikersnaam en wachtwoord in;
5. sleep je het icoontje in de adresbalk naar de groepsnaam die je net in Outlook hebt aangemaakt;
6. Het eindresultaat moet hier op lijken:
   
   
7. je kunt vervolgens deze database gewoon gebruiken, zoals bijvoorbeeld een item openen:
   
   
   
   

Lotus Notes adressen importeren in Outlook

Klik Start --> Run typ (of kopieer) "C:\Program Files\Outlook Connector for Domino\PABimport.exe" "C:\Program Files\Lotus\Notes\Data\Names.nsf" Op de vraag of een ander programma toegang krijgt tot Outlook selecteert u Yes en kiest u een tijdsduur. Daarnaast moet u uw Notes wachtwoord ingeven. Het proces is klaar wanneer u het scherm ziet dat hieronder is afgebeeld.