Een nieuwe functionaliteit die in Lotus Notes 7.0.2 geïntroduceerd werd biedt meer controle over mail file quota, zoals het beperken van het kunnen maken van memos, calendar entries en to do items. Klanten gaven aan IBM aan dat het opleggen van de mail-routing quota te streng was, en dat server-based quota functionaliteit niet voldoende controle gaf over het opleggen van quota. In dit artikel vertellen we u iets meer over quota en over een geavanceerde adminfeature, die wel Enhanced Quota genoemd wordt.

waarom Quota?
Hoe groter de mail files, hoe moeilijker het voor administrators is om de omgeving te beheren (back-up en onderhoud). Ook ondervinden gebruikers dat het werken met dergelijke databases trager wordt als gevolg een hoger gebruik van processor, memory, disk Input/Output (I/O), en bandbreedte. Het opleggen van quota voor de mail files van gebruikers biedt administrators meer controle over de grootte van mail file databases. Het is wel belangrijk dat u , behalve de stappen voor het implementeren van mail quota, ook leert wat de gevolgen zijn voor de gebruikers. Naast een grote mail file in het algemeen is het vooral van belang hoeveel documenten er in een view zitten, met name in de Inbox.
Lees dit developerworks artikelUnderstanding quotas for IBM Lotus Domino mail databases over het toepassen van quota.

Enhanced Quota feature
De voornaamste functionaliteit die de Enhanced Quota feature biedt is de mogelijkheid om het gebruikers die de limiet voor hun mail file hebben bereikt, onmogelijk te maken een
e- mail, afspraak of taak te maken.
Voorheen werden quota maatregelen pas bij het opslaan van een document uitgevoerd. Met natuurlijk de nodige ergernis van een gebruiker, die vervolgens niet verder kan werken. De Enhanced Quota feature maakt het direct bij aanvang van het maken van een document duidelijk wanneer de limiet is bereikt. Het is ook mogelijk quota checks uit te voeren wanneer mail gerouteerd wordt in het Configuration Settings document voor de mail server.

De feauture wordt geactiveerd door de volgende parameters aan de Notes.ini file toe te voegen:

Check_Quota_On_Mail_Create=1

Zodra de Enhanced Quota feature is geactiveerd, worden er parameters aan de Notes.ini file toegevoegd:

Saurabh Calla_LastMailDbSize=16498 (The size of the mailfile) Saurabh Calla_LastMailDbWarningQuota=0 (Mailfile warning quota) Saurabh Calla_LastMailDbMaxQuota=0 (Mailfile DB Quota) LastMailDbSizeCheckTime=03/14/2007 10:39:49 AM (Last time mailfile size was checked)

Wanneer een gebruiker probeert een nieuwe memo te maken (of een afspraak of taak) verifieert de Lotus Notes client of de limiet niet is bereikt. Wanneer dit het geval is wordt er een error getoond en kan de gebruiker geen nieuw document maken. Indien de limiet, maar wel de 'warning threshold' bereikt is, wordt een ander bericht getoond en kan de gebruiker doorgaan met het maken van een nieuw document. Beide berichten kunnen worden aangepast ofwel in de mail template of in de INI settings op de Notes client.

Over Quota Message INI: QUOTA_OVER_MSG=<msg txt> Over Quota Warning Message INI: QUOTA_WARNING_MSG=<msg txt> Over Quota Message Title INI: QUOTA_OVER_TITLE=<title txt> Over Quota Warning Message Title INI: QUOTA_WARNING_TITLE=<title txt>

Voor beheerders van agenda's van anderen wordt een additionele INI parameter gebruikt :

DELEGATED_MAIL_FILE1=tom jones_mh2/mwh6/us!!mail\tjones.nsf_5/13/2005 DELEGATED_MAIL_FILE2=michael jones_mh2/mwh6/us!!mail\mjones.nsf_5/13/2005

De configuratie van de feature dient in de gaten te worden gehouden (monitoring), met name tijdens upgrades, om er zeker van te zijn dat er geen legacy INI parameters achterblijven. e-office kan u hierbij helpen met de TeamSpirit Domino Mail Upgrade Suite.

Lees verder het developerworks artikel IBM Lotus Notes V8 client: Using the Enhanced Quota feature