de IBM werkplek

de bouwstenen van uw werkplek

IBM heeft een duidelijke visie voor de invulling van de ideale werkplek. In deze visie staat de integratie van de IBM software centraal, deze software richt zich op collaboration en social software. Ofwel afhankelijk van de wensen van de gebruiker kan functionaliteit toegevoegd worden. Over welke functionaliteit hebben we het dan zoal:

• e-mail
• Groupware
• documentmanagement
• instant messaging
• blogging
• profiles
• communities

De huidige werkplek heeft altijd een email functionaliteit. Echter het emailproces wordt vaak misbruikt voor allerhande processen. Een hele lange reply with history thread is vaak geen uitzondering. Ook het komen tot een tekstdocument waar door verschillende mensen aan gewerkt moet worden is vaak een complex proces waarbij regelmatig versies heen en weer worden gemaild.

hoe kan dit efficienter?
Vanuit een documentmanagement-omgeving worden cruciale processen als vanzelfsprekend ondersteund. Bijvoorbeeld het toevoegen van documenten aan een centrale omgeving welke vervolgens persoonlijk of publiekelijk getoond kunnen worden. Verder is het vanuit het documentmanagementsysteem mogelijk om versiebeheer op de betreffende documenten toe te passen en de betreffende documenten via een workflow te laten accorderen. Het benaderen van documenten kan op verschillende manieren:

• direct vanuit Microsoft Office of Symphony
• vanuit de verkenner
• vanuit de browser
• vanuit Lotus Sametime
• vanuit Lotus Notes

Niet alleen het centraal opslaan van documenten en daardoor makkelijk terug kunnen vinden en kunnen delen met collega's zorgt voor een efficienter proces maar ook het tegelijkertijd samenwerken aan een document door middel van Lotus Sametime zorgt ervoor dat de kwaliteit van het werk omhoog gaat.

voorbeeld proces: de procedure voor het recruteren van nieuw personeel
De afdeling financiële administratie heeft een nieuwe boekhouder nodig. De HR manager maakt hiervoor een projectomgeving aan en vraagt aan de betreffende afdeling aan welk profiel de kandidaat moet voldoen, dit profiel ontvangt hij via e-mail. Vanuit de e-mail cliënt sleept de HRr manager de ontvangen e-mail naar de projectomgeving. Vervolgens wordt in een tekstdocument het profiel opgesteld. Als de HR manager het document goed vindt, verstuurt hij een link naar de financiële afdeling met de vraag of dit profiel goed verwoord is. Er volgt nog wat commentaar op het document. De HR manager start een instant meeting waarvoor hij de financiële administratie uitgenodigd. Door het tekstdocument in de instant meeting te openen kunnen zij door middel van screen sharing samen aan het document werken.

Oftewel door het gebruik van Lotus Notes, Lotus Quickr en Lotus Sametime werd de realisatie van het opstellen van een gezamelijk document sneller en hoefde er minder heen en weer te worden gemaild.

Over personeel gesproken, hoe weet je nou wie welke kennis heeft?

Het centraal vastleggen van medewerkersinformatie in de vorm van een smoelenboek is een veel voorkomend fenomeen. Echter het onderdeel interesses wordt vaak eenmalig ingevuld en daarna nooit meer bijgewerkt. Aan de andere kant als medewerkers de mogelijkheid hebben om over hun interesses te schrijven in de vorm van blogs of dit wellicht binnen een community kunnen etaleren kan daar binnen de interesses pagina in het smoelenboek gebruik gemaakt worden. Als het smoelenboek dan ook nog eens instant messaging mogelijkheden heeft, kun je op een snelle manier iemand vinden met bepaalde kennis en daar direct mee in contact komen. Een eenvoudigere manier om mensen te vinden bestaat niet.

Bovenstaande voorbeelden maken duidelijk dat IBM producten meer en meer geïntegreerd worden. Het is toch vanzelfsprekend dat overal waar je personeels- informatie tegenkomt, je deze personen direct kunt benaderen via een instant message of kan uitnodigen voor een online meeting. De overload van e-mail moet zo snel mogelijk opgeborgen worden op de juiste plaats en niet in die enorme inbox verdwijnen. Die inbox kan overigens ook verkleind worden door überhaupt minder e-mail te versturen, door bijvoorbeeld op centrale plaatsen samen te werken. De IBM Lotus producten bieden tezamen een ijzersterke functionaliteiten portfolio waarmee uw medewerkers efficiënter en effectiever hun werk kunnen doen.

Lotus Notes
Lotus Quickr
Lotus Sametime
Lotus Connections
Lotus Symphony