WonenBreburg

flexibel werken zorgt voor optimale communicatie en bereikbaarheid bij WonenBreburg

Stichting WonenBreburg, woningcorporatie in het Zuiden van Nederland, zet in op een effectieve manier van communiceren die onafhankelijk is van tijd en plaats. Of een medewerker nu op kantoor aan het werk is of op een externe locatie, hij kan zijn collega’s desgewenst op ieder moment bereiken.
Een gesprek met José Zuidgeest, teamleider automatisering bij WonenBreburg en Johan Eweg, accountmanager bij e-office over dit flexibel werken.

werkconcept flexibel werken
José Zuidgeest: ‘Stichting WonenBreburg is een woningcorporatie met bijna 30.000 woningen in Tilburg en Breda. Onze ruim 400 medewerkers werken verspreid over locaties in deze steden. Wij kozen onlangs voor een werkconcept dat bijdraagt aan de gewenste cultuur van dienst verlenen en alles wat daarvoor nodig is: samenwerken, ondernemerschap, communicatie, betrokkenheid. En daarmee bijdraagt aan de realisatie van de kernwaarden en kerncompetenties van WonenBreburg. Om dit werkconcept vorm te geven richten we op termijn alle locaties in met flexibele werkplekken.’

verstand van zaken
‘Via Microsoft kwamen wij in contact met WonenBreburg,’ zegt Johan Eweg. ‘Zij waren heel specifiek op zoek naar een partner die bij de invoering van Microsoft Office Communications Server (OCS) – technologie die online communicatie mogelijk maakt – kan ondersteunen en adviseren.
Wij hebben veel specialistische kennis in huis over Unified Communications technologieën en konden daardoor snel handelen in dit project.’

inzicht in bereikbaarheid belangrijk
De inzet van OCS als nieuwe communicatietechnologie, zorgt ervoor dat de medewerkers van WonenBreburg effectiever met elkaar kunnen samenwerken. Alle signalen die dagelijks via e-mail, telefoon, instant messaging en videoconferencing op hen afkomen zijn nu geïntegreerd in één communicatieplatform.
Met de bereikbaarheidsinformatie (presence) zien medewerkers direct welke collega’s beschikbaar zijn en op welke manier zij hen het eenvoudigst kunnen bereiken. Voor WonenBreburg is dit één van de belangrijkste voordelen. Zo zijn en blijven medewerkers goed bereikbaar, ook al zijn zij niet fysiek op kantoor aanwezig.

koppeling met telefooncentrale
In samenwerking met Newtel Essence koppelde e-office voor WonenBreburg de OCS oplossing aan hun telefooncentrale. Dat maakt de oplossing compleet. Een medewerker van WonenBreburg logt aan op de telefoon die aanwezig is op de flex werkplek, vanaf dat punt is hij dan telefonisch bereikbaar. Is een medewerker aan het telefoneren dan wijzigt zijn presence status automatisch naar niet beschikbaar. Zo wordt voorkomen dat veel telefoontjes in de voicemail terecht komen.

slagen door goede kennisoverdracht
Goede kennisoverdracht is belangrijk voor het succesvol afronden van een project. Zodat niet alleen de technologie er staat, maar men ook de basis kent van de nieuwe technologie.
Eweg: ‘Tijdens een korte training kregen de IT specialisten van WonenBreburg de basis van de OCS infrastructuur uitgelegd. OCS is vrij eenvoudig in het gebruik. Doormiddel van tips en tricks die terug te lezen zijn in de speciale Quick Reference Card, raken medewerkers snel vertrouwd met de nieuwe technologie.’
Zuidgeest: ‘Het is nog te vroeg om te zeggen dat we daadwerkelijk anders werken nu de OCS omgeving is ingericht. We werken pas een paar maanden en ook slechts op een tweetal vestigingen volgens dit nieuwe werken concept.’

volgende stap: de externe communicatie
WonenBreburg zet de oplossing op dit moment alleen nog in voor intern gebruik. Ook de externe communicatie kan met Unified Communications vereenvoudigd worden. Met de webchat oplossing kunt u online met klanten en partners communiceren via instant messaging. De inzet van Live Meeting maakt het mogelijk om plaatsonafhankelijk te vergaderen.
Eweg: ‘Voor WonenBreburg is het belangrijk om nu eerst intern het nieuwe werken te ervaren. Een volgende stap ligt in het optimaliseren van de externe communicatie. Natuurlijk adviseren wij hen daar graag bij.’