geel en blauw maken een organisatie groen

Niet een zo heel lang geleden was een reorganisatie nog een ingrijpende maatregel. Tegenwoordig veranderen organisaties bijna voortdurend in verwoede pogingen aan de klantvraag te kunnen voldoen en bedrijfsprocessen daarop af te stemmen. Een mooie gedachte. Maar veel organisaties komen door al dat kantelen in een nerveuze buiteling terecht. Want in deze snelle en wendbare 21e eeuw moeten ze namelijk voortdurend aan die procesknoppen draaien. Dat leidt tot interne fixatie en verandermoeheid bij medewerkers waardoor de organisatie in een verlammende kramp komt. Het moet anders. Misschien focussen we wel te veel op die processen en maken we mensen daar te veel ondergeschikt aan. Misschien moeten we processen niet steeds veranderen maar ze wat vaker loslaten en relativeren. Want processen zijn ooit bedacht voor een voorspelbare wereld, waarin standaardproducten en diensten worden gevraagd. Maar de 21e eeuw is allesbehalve voorspelbaar en heeft zijn eigen dynamiek en spelregels. Controle, logica en processen maken plaats voor transparantie, snelheid, connectiviteit en creativiteit. Iedereen praat met iedereen over alles. Voorspelbaarheid maakt plaats voor grilligheid en onverwachte wendingen. De klant wil vaak helemaal geen standaardproduct of dienst meer. Hij wil iets unieks; een creatieve oplossing voor een niet alledaags probleem. En medewerkers willen hem graag van dienst zijn, maar hen ontbreekt het aan bewegingsruimte. Standaardprocessen zitten de groei van een organisatie en van medewerkers steeds hinderlijker in de weg.

20e eeuwse producten met een productiemethode uit de 19e eeuw
Het vaste geloof in procesdenken vindt zijn oorsprong in de industriële revolutie. Machines konden repeterende handelingen snel achter elkaar uitvoeren. Dat maakte de weg vrij naar grotere productie, meer winst en meer welvaart.  En omdat het zo’n succes opleverde heeft dat fabrieksmatig denken zich diep in onze samenleving  geworteld, ook in de bedrijfsvoering van veel organisaties. Als we de processen goed hebben ingericht voorkomen we fouten, verkleinen we risico’s en doen we het dus goed, zo luidt de redenering. Mensen zijn daarom ondergeschikt aan de processen en hoeven ze alleen maar aan te sturen. Deze managementstijl representeert de blauwe kant van de organisatie: de proceskant waar logica, controle en stabiliteit de boventoon voeren. En hoewel veel directies best zien dat de wereld verandert, houden ze zich nog krampachtig vast aan die blauwe kant. Dat is ook begrijpelijk. Zij zijn verantwoordelijk voor het bedrijfsresultaat en worden daarop afgerekend. En dan is het prettig om de zaak ‘in control’ te hebben met duidelijke, afgebakende en gedocumenteerde processen. Ze hebben nog niet in de gaten dat ze in feite standaardproducten maken uit de 20e eeuw met een productiemethode uit de 19e eeuw. Terwijl de wereld schreeuwt om creatieve medewerkers die niet gevangen zijn in processen maar vrij om zichzelf te ontwikkelen en aan de nieuwe klantvraag te voldoen.

vertrouwen op talenten van medewerkers
Bovenstaande ontwikkeling wordt zichtbaar in de enorme  toename van emailverkeer. Emails gaan altijd over problemen die niet volgens de normale processen afgehandeld kunnen worden. We zijn steeds meer bezig met uitzonderingssituaties. En die verschuiving van uniformiteit naar uniciteit vraagt van managers dat zij hun organisatie daarop inrichten. Er moet meer ruimte komen voor de gele kant van de organisatie,  de adaptieve kant die nodig is om alle kennis en creativiteit in een organisatie te ontsluiten. De grootste uitdaging voor managers om hier goed mee om te gaan is los te laten en te accepteren dat ze op een deel van het werk geen grip hebben. Want het werkt met medewerkers net met een hand zand: hoe krampachtiger je knijpt om het vast te houden, hoe meer er tussen je vingers door wegvloeit. Managers moeten zich niet blind staren op processen maar meer vertrouwen op de talenten van hun medewerkers.

de kracht van mensen
De 21e eeuw vraagt om een andere, ‘gele’  manier van leiding geven. Een manier die mensen in staat stelt zichzelf te ontdekken, zichzelf te zijn en te groeien, ieder met zijn eigen unieke kracht. Zodat een veelzijdige organisatie ontstaat die snel en flexibel kan reageren op de onvoorspelbare buitenwereld. Dat kan alleen als er ruimte wordt gecreëerd. Ruimte voor ontplooiing, creativiteit en ja, ook fouten. Hoe zou een mens zich anders kunnen ontwikkelen? En waar veel managers nu nog schrikken van onverwachte gebeurtenissen zullen ze die moeten verwelkomen. Ze moeten hun medewerkers aanmoedigen erop te reageren en ze faciliteren met tools om dat slagvaardig te kunnen doen. Zodat ze vanuit hun individuele kracht kunnen opereren. En dat kan alleen als managers bereid zijn om los te laten. Want creatieve oplossingen komen niet uit processen maar uit de hoofden van medewerkers. Het vraagt om andere tools, andere beloning, andere werkplekken en een radicaal andere managementstijl.

managers van de 21e eeuw
Zijn vaste bedrijfsprocessen dan achterhaald en nemen creatieven de organisatie over? Zeker niet. Elke organisatie heeft vaste processen en procedures nodig voor een vlotte bedrijfsvoering en een gegarandeerd kwaliteitsniveau. Het wordt zorgelijk als een vliegtuigbouwer zijn medewerkers ruimte geeft om de vleugel naar eigen inzicht te bevestigen. Pas als de blauwe kant van de organisatie goed is ingericht en elementaire processen goed verlopen, ontstaat ruimte om de aandacht te verleggen naar kennisdeling en creativiteit. Er is ook geen sprake van blauwe en gele medewerkers. Elk mens zal een deel van de dag in blauw werken en een deel in geel. Gaandeweg zullen wel steeds meer processen  geautomatiseerd worden. Steeds minder mensen werken al aan de blauwe klant. De gele kennis- en creativiteitskant rukt op en dat zie je terug in sociale netwerken zoals LinkedIn, via Twitter,blogs en flexwerken. De opmars is niet te stuiten. Medewerkers nemen het heft in handen en eisen vrijheid om te doen waar de klant om vraagt. Managers die begrijpen dat zij daarin moeten meebewegen kunnen met recht managers van de 21e eeuw worden genoemd. Zij verstaan de kunst om met de juiste mix tussen geel en blauw een groene organisatie neer te zetten. En dat is helemaal van deze tijd.

Meer lezen? Het nieuwe boek van Roland Hameeteman, Ben Kuiken en Gonny Vink ‘klein receptenboek voor het nieuwe werken’ is onder andere te koop via bol.com en managentboek.nl.
Ook verkrijgbaar is het eerder verschenen ‘de kracht van mensen’ van Roland Hameeteman.