SNS REAAL creëert een digitale werkomgeving met web2.0 toepassingen
Met haar slogan ‘groot geworden door klein te blijven’, is SNS REAAL uitgegroeid tot één van de grootste spelers in de financiële markt. SNS REAAL is voortgekomen uit verschillende regionale spaarbanken en verzekeringsmaatschappijen. Vanuit de visie één SNS REAAL, startte zij een project voor het vernieuwen van de werkomgeving. Wij spreken met Wim Hoekstra, projectleider IT voor REAAL Verzekeringen en Bas Krikke, consultant bij e-office, over de modernisering van het Intranet tot een web2.0 werkomgeving.
dromen, durven, denken en doen
Wim Hoekstra: ‘SNS REAAL is op zoek naar een nieuwe manier van werken. Wij willen een serieuze partij zijn voor de talenten van morgen. Daarnaast is onze organisatie continu in verandering. Op dit moment werken we nog met een oud concept en binnen onze organisatie heerst daarom het gevoel dat er iets moet veranderen. We willen flexibeler worden, thuiswerken mogelijk maken en afstappen van vaste werkplekken. Dat betekent dat we onze manier van werken moeten gaan vernieuwen. IT speelt hierin een belangrijke rol.
Veel van onze medewerkers maken in de privésfeer, maar ook zakelijk, al gebruik van social network sites als LinkedIn en Hyves, MSN Messenger en Skype. Wij vinden dat ons Intranet in lijn moet zijn met de mogelijkheden die het Internet ons biedt. Dat betekent dus ook een modernisering van het Intranet. Het nieuwe Intranet is meer dan alleen een nieuwsmedium, het is een digitale werkomgeving waar binnen creativiteit en kennis van mensen centraal staan. Met deze reden kozen we voor de naam iD. Het staat voor Ik, Dromen, Durven, Denken en Doen.’
het proces naar bewustwording
‘In het proces naar een nieuwe digitale werkomgeving hebben we een aantal stappen doorlopen’, vertelt Hoekstra. ‘We startten met een onderzoek naar de gebruikerservaringen van het huidige Intranet. Hieruit bleek dat het belangrijke functionaliteiten mist, zoals personalisatie, het kunnen samenwerken aan projecten, kennisdelen en het eenvoudig zoeken en vinden van documenten.
Visievorming was de tweede stap. Het ontbrak ons aan een eenduidige visie binnen de directie en het management. e-office begeleidde ons in het bewust worden van de voordelen en mogelijkheden van web2.0 voor onze organisatie. Dit leidde uiteindelijk tot één visie. Vanuit deze visie maken we nu beslissingen voor het verdere verloop van het project.’
het delen van kennis met de juiste technologie
Hoekstra: ‘Naast nieuwe technologische mogelijkheden, is het delen van expliciete en impliciete kennis een belangrijk aspect in dit project. De nieuwe werkomgeving maakt kennisdelen laagdrempelig. Daarnaast is ook het vinden van de juiste professional met de juiste kennis eenvoudig. Als derde pijler belonen we het delen van kennis, daarbij geldt dat gedeelde kennis macht is. Het is een nieuw onderwerp in het functioneringsgesprek.’
‘iD wordt gebouwd met de technologie van Microsoft Office SharePoint Server 2007. Binnen SNS REAAL werkten we al met Microsoft producten als Office. Daarnaast beschikt REAAL, de verzekeringstak van de organisatie, over een collaboration omgeving op basis van SharePoint. We verdiepen de huidige collaboration omgeving en koppelen dit aan het Intranet, zo ontstaat iD.’
grip op innoveren
‘We zitten nu in de realisatiefase van het project,’ gaat Hoekstra verder. ‘Dat bestaat voor een deel uit het overzetten van de huidige Intranetomgeving naar de nieuwe omgeving. Het andere deel is een innovatielaag. Innoverende functionaliteiten als wiki’s en blogs gaan we niet in één keer aanzetten. We doen dit gefaseerd. De eerste versie van iD zal wel al presence en chatfunctionaliteiten in zich hebben. Voor wiki’s en blogs voeren we binnenkort een pilot uit. Is de pilot een succes, dan zullen we ook deze web2.0 functionaliteiten organisatiebreed uitzetten.
Het is echt web2.0 om de ontwikkeling van iD over te laten aan de gebruikers. Dat past echter niet binnen de structuur van onze organisatie. iD is geen experiment. We houden grip op de ontwikkeling van de omgeving, zodat we indien nodig kunnen bijsturen.’
‘iD moet levend en vitaal blijven, daarom zijn we op zoek naar een nieuwe organisatievorm die zowel de omgeving beheerst als ontwikkelt en promoot. Daarbij maken we gebruik van de innovators binnen ons bedrijf, waardoor de nieuwe technologieën zich als een olievlek door de organisatie verspreiden. We beginnen klein en zo veroveren wij de wereld.’
‘Het is niet mogelijk om alles te regisseren,’ vertelt Bas Krikke. ‘Je hebt ambassadeurs nodig die enthousiast zijn over de nieuwe mogelijkheden. Deze mensen ga je coachen. Naarmate de software socialer wordt, heb je ook een meer persoonlijke aanpak nodig.’
partner
Hoekstra: ‘Wij waren op zoek naar een partij die zowel kennis heeft van technologie, als van het functionele aspect. Er zijn niet veel ICT bedrijven die hierin een juiste balans vinden, vaak ligt de focus op de techniek. e-office gaat daar anders mee om. Zij heeft de technische expertise in huis, maar kan ons ook adviseren op tactisch en strategisch niveau. Zij is onze partner in het aansturen van het inhoudelijke project, de bouw van iD, en adviseert ons bij het innoveren met nieuwe technologieën’.
blik op de toekomst
‘We zitten nu in de realisatiefase en de realisatie van het project gaat gestaag en gefaseerd. We verwachten dat de eerste versie van iD in het eerste kwartaal van 2009 live gaat. Een digitale werkomgeving is nooit af. De technologie blijft zich ontwikkelen. De weg naar de toekomst ligt voor ons open’, aldus Hoekstra.