Schiphol Group verhoogt efficiency met de inzet van BlackBerry smartphone
Schiphol Group is exploiteur van Amsterdam Airport Schiphol. Dit betekent dat zij de locatie Schiphol beschikbaar stellen voor vliegverkeer en andere bedrijfsvorming op de luchthaven. In de zomer van 2008 besloot de Raad van Bestuur van Schiphol Group alle zakelijke telefoontoestellen te vervangen door BlackBerry smartphones, om het beheer van mobiele telefonie te vereenvoudigen en medewerkers de mogelijkheid tot mobiel werken te bieden. Wij hebben een gesprek met Wilfried Rutjes, problem manager van de IT-afdeling van Schiphol Group, over de aanschaf en implementatie van bijna 1.300 BlackBerry smartphones.

positieve ervaringen
Wilfried Rutjes is binnen Schiphol Group werkzaam op de IT-afdeling. Een afdeling die alle applicaties ontwikkelt en beheert voor de luchthaven en ondersteunende diensten daarvan. Dit geldt zowel voor algemene applicaties, zoals de Office-omgeving, HRM- en CRM-applicaties, als voor Schiphol-specifieke software, zoals Privium (irisscan voor grenspassage). Rutjes: ‘In mijn vorige functie was ik verantwoordelijk voor GroupWise. Ik wilde ons management de mogelijkheid bieden hun mail onderweg te lezen, zodat zij hun tijd effectiever konden besteden. Zodoende kwam ik met de BlackBerry smartphone in aanraking.’

Al gauw rees de vraag binnen de directie of Schiphol Group de BlackBerry smartphone voor alle medewerkers, die gebruikmaken van een zakelijke mobiele telefoon, beschikbaar kon stellen. Rutjes: ‘1300 medewerkers van Schiphol Group hadden al de beschikking over een zakelijke mobiele telefoon. Met de bestaande toestellen konden onze medewerkers niet optimaal mobiel werken. Na wat rekenwerk bleek de case voor de BlackBerry smartphone sluitend als elke medewerker per dag minimaal 6 minuten effectief besteedt door gebruik te maken van de mogelijkheden van de smartphone. Sterker nog, met deze zes minuten verdienen we alle kosten van aanschaf en onderhoud terug en werken we kostenneutraal. Dat bleek een haalbare kaart, aangezien de ervaring leert dat men doorgaans per dag gemakkelijk een half uur of meer extra werk verricht door e-mail af te handelen met de BlackBerry smartphone.’

uitrol binnen vier weken
De uitrol van de BlackBerry smartphones verliep bijzonder soepel en snel; binnen een aantal weken waren alle bestaande mobiele toestellen omgewisseld. Rutjes: ‘In de voorbereidende fase heeft e-office op hun kantoor in Houten alle BlackBerry smartphones geconfigureerd met de laatste software, gepersonaliseerd met het Schiphol Group logo en voorzien van de door e-office ontwikkelde applicaties Teletekst en Content Mobilizer. Voor de daadwerkelijke uitrol bouwde e-office een zogenaamde roll-out portal. Hierin gaven onze medewerkers zelf een tijd en datum aan voor het omwisselen van de toestellen.’

De roll out portal diende gelijkertijd als werkordersysteem, waardoor de verschillende betrokken medewerkers van e-office precies wisten wanneer welke BlackBerry smartphone voor wie klaar moest zijn. Ook bleek deze portal een uitstekende methode om de uitgifte van de toestellen te registeren.
‘Met de digitale pen van PaperIQ konden we uitgifte formulieren eenvoudig invullen, laten tekenen door medewerkers en registreren in de portal. Na het omwisselen van de mobiele telefoons werden onze medewerkers uitgenodigd een korte praktische gebruikerstraining te volgen. Tijdens deze sessies hadden zij de mogelijkheid specialisten van e-office vragen te stellen en handige tips op te doen voor het gebruik van de BlackBerry smartphone,’ aldus Rutjes.

totaaloplossing
De uitrol van de smartphones verzorgt e-office als een totaaloplossing; van de configuratie, de roll-out, de gebruikerstraining tot het beheer op afstand. Dit betekent dat medewerkers qua beheer zelf geen ingewikkelde toeren hoeven uit te halen. Het tweedelijns en derdelijns beheer, in de vorm van onderhoud en helpdesk vindt draadloos en op afstand plaats. Daardoor is het niet nodig het toestel te koppelen aan een PC voor bijvoorbeeld upgrades, maar hebben medewerkers altijd de beschikking over een actuele en gebruiksklare BlackBerry smartphone.

enthousiasme overheerst
Inmiddels heeft Schiphol Group de BlackBerry smartphones zo'n driekwart jaar in gebruik. Rutjes is enthousiast: ‘De medewerkers zijn erg tevreden over dit apparaat. Met name doordat je altijd en overal de beschikking hebt over actuele contactgegevens van collega's, partners en klanten via de Content Mobilizer. Samen met het altijd kunnen ontvangen en beantwoorden van e-mail, heeft dit de efficiency sterk verhoogd. De acceptatie van dit project binnen de organisatie verliep daarmee snel. Onze voormalige CEO Gerlach Cerfontaine was ook altijd een sterke voorstander en zelf ook enthousiast gebruiker van de BlackBerry smartphone. Dat helpt.’

Als we vragen naar zijn tevredenheid over de samenwerking met e-office begint Rutjes te lachen: ‘Het feit dat we sinds de oprichting van e-office in 1991 al klant zijn, dat spreekt voor zich. Destijds was e-office onze partner voor Lotus Notes. En vandaag de dag helpen zij ons bijzonder goed met nieuwe BlackBerry projecten. We hebben een deskundige BlackBerry specialist en een dedicated account manager, dat maakt dat we altijd bij e-office terecht kunnen met vragen of opmerkingen. Daarnaast gooide e-office ook hoge ogen met de snelle en vlekkeloze implementatie van dit project.’

toekomstplannen
De functionaliteiten die nu worden gebruikt binnen Schiphol Group zijn vrij basaal; bellen, e-mailen, het gebruik van Teletekst en het adresboek. Rutjes: ‘We beseffen dat de BlackBerry smartphone technologisch veel meer te bieden heeft. Zo zijn we nu bezig met het ontwikkelen van een track& trace- functionaliteit voor storingsmonteurs. Door bij een technische storing direct de beschikbare smartphones in beeld te hebben, kunnen we adequaat reageren door de dichtstbijzijnde monteur op pad te sturen. Dat bespaart veel tijd en onduidelijkheid.’

‘Gevoelsmatig levert het gebruik van de BlackBerry smartphones ons veel op, al kunnen we dat nog niet precies uitdrukken in een ROI. Wel willen we hier op korte termijn aandacht aan besteden. Nu de economische crisis ook de luchtvaartbranche raakt, wordt het voor ons steeds belangrijker om kosten te verantwoorden. Alleen tevredenheid is dan niet meer voldoende. Ook al voelen we ons gesteund door het gedeelde enthousiasme van de directie,’ aldus Rutjes.