samhoud

&samhoud ‘builds a brighter future’ door mensen en kennis met elkaar te verbinden

&samhoud realiseert doorbraken in haar verandertrajecten voor klanten door het inspireren en verbinden van mensen. Ook &samhoud, beste werkgever van Nederland en Europa ( volgens het Great Place To Work Institute) stelde zichzelf ten doel de verbinding tussen haar mensen en klanten te verbeteren. Een gesprek met Petra Vos, projectleider Work in Connection bij &samhoud, over het toegankelijk maken van kennis binnen de organisatie.

verbinden van mensen en kennis in de cloud
Petra Vos: ‘&samhoud is een ongewoon gewoon adviesbureau. Al drie jaar achtereenvolgend mogen wij ons de Great Place To Work (GPTW) van Nederland noemen en dit jaar zijn we ook de beste werkgever van Europa. GPTW houdt jaarlijks een onderzoek naar de tevredenheid van onze medewerkers. In de resultaten van dit onderzoek kwam naar voren dat, hoewel we een nummer 1 score hebben, de kennisdeling binnen onze organisatie toch beter kan. Wij vroegen ons af hoe we mensen en kennis optimaal met elkaar kunnen verbinden. We willen kennis toegankelijk maken voor onze medewerkers in Nederland, maar ook voor onze mensen in Spanje en vanaf volgend jaar in Maleisië.’

‘Wij gingen daarover in gesprek met Microsoft,’ vervolgt Vos haar verhaal. ‘Zij vertelden ons over de mogelijkheden van Microsoft SharePoint als virtuele kennisomgeving en hoe deze technologie effectief samenwerken en kennisdelen ondersteunt. Bij &samhoud hebben we één IT specialist in huis. Om deze reden past een standaard cloud oplossing, Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS), ons het beste. De omgeving wordt extern beheerd en er worden automatisch updates uitgevoerd, dat ons investeringen in kennis en tijd bespaart.’

kennis van zaken
‘Wij kennen e-office via GPTW,’ vertelt Vos, ‘waar we elkaar tijdens bijeenkomsten al eens eerder ontmoetten. Microsoft raadde ons e-office aan als implementatie partner en zodoende startten we samen dit project.
We stonden eerst wat sceptisch tegenover het inhuren van consultancy, omdat wij zelf een adviesbureau zijn en goede consultants in huis hebben. We kozen er dan ook voor het grootste deel zelf op te pakken. Het uitvoeren van een dergelijk project kunnen we zelf heel goed, dachten we. Maar het tegendeel bleek waar. Er komt veel specialistische kennis kijken bij het opzetten van een virtuele kennisomgeving. Zonder e-office als onze partner was dit ons niet gelukt. e-office is een betrokken en flexibele partij, heeft kennis van zaken en denkt mee in oplossingen. Onze waarden en manier van samenwerken komen overeen en dat werkt prettig.’

veranderingen voor veranderconsultants
Het werken en delen van kennis in de cloud vraagt om een verandering in de werkwijze en het gedrag van mensen. Vos vertelt: ‘Wij werken al volgens 47 van de 49 recepten van het nieuwe werken (boek ‘Het klein receptenboek voor het nieuwe werken’, red.) Het is daarom niet nodig een grote cultuuromslag te maken, maar onze werkwijze op het gebied van kennisdelen moet wel veranderen. We zien nu heel duidelijk gebeuren dat mensen documenten opslaan in zogenaamde ‘site collections’ en vanuit daar deze documenten met elkaar delen. We attenderen mensen er regelmatig op gebruik te gaan maken van de kennisomgeving. We zetten key personen binnen de organisatie aan om voorbeeldgedrag te vertonen, zodat anderen hen zullen volgen.’

effectief samenwerken nu en in de toekomst
‘We willen optimaal gebruik kunnen maken van de kennisomgeving’, zegt Vos. ‘Daarbij ontstaan steeds meer aanvullende wensen, zoals het werken met my sites en uitgebreidere search mogelijkheden. Er wordt hard gewerkt aan het wegnemen van hindernissen die effectief samenwerken belemmeren.
In de toekomst willen we ook regelmatig virtueel vergaderen. Daarvoor hebben we nu al alles ingericht. We werken steeds meer internationaal, het is erg handig dat je plaatsonafhankelijk kunt vergaderen met collega’s en klanten in het buitenland.’

focus op mensen
‘Het toegankelijk maken van kennis was nu nog vooral een groot IT traject. We ronden dit af en verleggen de focus naar de ‘sense of excitement’. We willen mensen enthousiast maken in het delen van kennis met elkaar. We gaan daarbij dieper in op het effectief delen van kennis,’ aldus Vos.