Plexus

effectiever samenwerken en kennisdelen voor adviezen binnen de gezondheidszorg

Plexus is een organisatie- en adviesbureau voor de zorg en beantwoordt vraagstukken die betrekking hebben op het leveren van een betere kwaliteit en efficiëntere zorgverlening. Plexus is een groeiende organisatie en op zoek naar een oplossing die haar consultants in staat stelt effectiever samen te werken, onderling en met klanten. Een gesprek met Erik-Jan Vlieger (arts), partner bij Plexus en verantwoordelijk voor de ICT binnen de organisatie.

groei vraagt om effectiever manier van samenwerken
Erik-Jan Vlieger: ‘Ongeveer anderhalf jaar geleden ontstond bij Plexus de wens om de IT architectuur binnen de organisatie anders te gaan indelen. We werken nu met een e-mail omgeving (Microsoft Exchange) binnen een klassieke architectuur. Informatie wordt opgeslagen op netwerkschijven en kennisdelen doen wij veelal persoonlijk, één-op-één. Dat werkt nu nog prima. Maar we hebben groeiambities en dan wordt het toch lastiger om kennis toegankelijk te maken. We willen kennis en mensen met elkaar verbinden binnen een platform, waarin kennis voor iedereen beschikbaar en toegankelijk is. En waarbinnen we eenvoudig met elkaar kunnen samenwerken aan projecten en documenten. Niet alleen intern, maar ook met klanten. Dat betekent dat er een goede workflow moet worden ingericht.

innovatief platform voor een innovatief project
‘Persoonlijk ben ik gecharmeerd van Google,’ vertelt Vlieger. ‘Google heeft een enorm innovatievermogen. De technologie biedt de mogelijkheid met Microsoft Office documenten te blijven werken binnen Google Sites, wat voor ons een belangrijke beslissingsfactor was.
Ook de videoconferencing toepassing vind ik een interessante toevoeging. Hopelijk kunnen we daar intern veel gebruik van gaan maken. Het is niet altijd mogelijk om elkaar fysiek te ontmoeten. De mogelijkheid om virtueel met elkaar te kunnen vergaderen bespaart tijd, energie en kosten.
Dat dit alles zich in de cloud bevindt is fantastisch, wat voor het toekomstig beheer en voor de kosten aangenaam is, maar dat is voor ons niet het belangrijkste geweest in de overweging.

Overtuigd van de kracht van Google, enthousiasmeerde Vlieger collega’s binnen Plexus en startte samen met e-office een pilot project voor projectsites en workflow.
Vlieger: ‘We hebben samen met e-office een aanpak geformuleerd waarin we eerst onze werkwijze en wensen op een rijtje zetten en dit daarna vertaalden naar een pilot werkomgeving. Als onze partner in dit project is e-office medeverantwoordelijk voor het succes. Het project is dan ook erg spannend voor ons. Veranderen is moeilijk. Daarom hebben we bij e-office de uitdaging neergelegd om deze nieuwe manier van werken voor ons leuk te maken.’

toegankelijke omgeving maakt samenwerken eenvoudig
‘Wij zijn nu een paar weken bezig met het pilot project en het enthousiasme overheerst,’ zegt Vlieger.
‘De werkomgeving is toegankelijk en intuïtief opgebouwd. De klik met e-office is er, we zitten op dezelfde lijn en dat komt het project ten goede.
Daarnaast zien we de verregaande mogelijkheden in het delen van kennis en informatie met klanten binnen de projectensites. Het direct kunnen samenwerken aan een document onafhankelijk van tijd en plaats maakt deze oplossing voor ons heel krachtig,’ aldus Vlieger.