een nieuwe manier van samenwerken met Sharepoint
Het Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT) is een onafhankelijk kennis- en expertisecentrum voor internationale en interculturele samenwerking. Het KIT werkt aan duurzame ontwikkeling, armoedebestrijding, en aan cultuurbehoud en –uitwisseling. Als not for profit organisatie werkt het KIT voor zowel de publieke als private sector, in nauwe samenwerking met partners in binnen- en buitenland. KIT ontvangt outputfinanciering wat inhoudt dat het instituut voor een bepaald bedrag een vooraf vastgestelde output levert. De resultaten van de wereldwijde projecten zijn echter moeilijk aan te tonen. Dit vraagt om een nieuwe, beter te verantwoorden en duurzame vorm van ontwikkelingssamenwerking. En dus ook om een nieuwe en efficiëntere manier van (samen)werken. Het KIT besloot hiervoor Microsoft Office SharePoint Server te implementeren. Hierover spreken wij met Teun Theunissen, systeemontwerper en projectleider bij het KIT.

einde aan de eindeloze e-mailstroom
Theunissen: ‘Het KIT kent 5 lijnafdelingen en 3 stafafdelingen. Deze afdelingen werken allemaal zelfstandig, bijna als afzonderlijke bedrijven. Hierdoor verloopt de samenwerking binnen een afdeling nog wel goed, maar verloopt deze een stuk minder soepel zodra er meerdere afdelingen betrokken zijn bij een project. De samenwerking tussen afdelingen resulteert nu vaak in een eindeloze stroom e-mails met projectdocumenten die projectmedewerkers onderling heen en weer sturen. Deze manier van werken levert bovendien grote problemen op met het versiebeheer van de verschillende documenten. De leiding vroeg mij daarom hoe we de samenwerking kunnen verbeteren om zo de expertise binnen de diverse afdelingen breder beschikbaar te maken. Microsoft SharePoint kwam toen als mogelijke oplossing uit de bus. En e-office als beste partij voor de implementatie vanwege goede ervaringen in een eerder project.’

efficiënt expertise delen
e-office verzorgde de implementatie van Microsoft Office SharePoint Server als collaboration-omgeving voor de directie en de verschillende afdelingen. ‘Documentbeheer was een belangrijke reden om voor SharePoint te kiezen. Alle projectdocumenten staan nu op een centrale plek waar iedereen er samen aan kan werken. Zo is er altijd maar een actuele versie die voor iedereen benaderbaar is. Informatieverlies wordt tegengegaan en iedereen kan sneller beschikken over informatie. Ook zocht men naar een efficiëntere vergadermethode. Hierbij dacht men aan de mogelijkheid om voorafgaand aan en buiten de reguliere vergaderingen om online te discussiëren over lopende zaken. Doordat men nu online kan discussiëren, afspraken kan vastleggen, taken kan toekennen et cetera helpt SharePoint ons het e-mailverkeer te beperken en de papierstroom te verminderen.’ Theunissen vervolgt: ‘Alles is gebouwd op een gratis SharePoint licentie. En als er iets niet kan in de bestaande standaardversie, dan denkt e-office hierin goed mee en ontwikkelen zij hiervoor een oplossing.’

mentaliteitsverandering de grootste uitdaging
Op de vraag wat nu de grootste uitdaging is in dit project antwoordt Theunissen: ‘De mentaliteitsverandering! De technologie biedt ongelooflijk veel mogelijkheden om beter en efficiënter samen te werken en kosten te besparen, maar het is essentieel dat mensen open staan voor een andere manier van werken. De organisatie moet daarvoor veel meer loslaten en vertrouwen op de expertise van medewerkers, en meer outputgericht sturen. Bovendien is het belangrijk dat medewerkers leren op de goede manier met technologie om te gaan zodat zij de voordelen ook echt ervaren. Daarom hebben we een kernteam geformeerd dat als pilotgroep gebruikmaakt van deze nieuwe technologie. Met hun ervaringen hopen we draagvlak te creëren binnen de rest van de organisatie.’

wereldwijd optimaal samenwerken
De SharePoint implementatie betreft nu alleen nog Nederland. Theunissen: ‘Het KIT voert jaarlijks, wereldwijd, een groot aantal projecten uit variërend in complexiteit en tijdstip. De samenwerking binnen een projectteam en tussen de verschillende projectteams is essentieel voor het doen slagen van het project. De projectleden produceren veel documenten tijdens zo’n project zoals verslagen en adviesrapporten. Op dit moment kunnen de projectmedewerkers alleen nog op de ‘ouderwetse manier’ met elkaar communiceren en samenwerken via documenten, fax, e-mail en telefoon. Uiteindelijk willen we, als het pilotproject succesvol is, projectmedewerkers in het buitenland ook toegang geven tot de documenten die wereldwijd worden geproduceerd (de expertisedatabase). Ook willen we ze de mogelijkheid bieden om online te discussiëren met collega’s op fora, blogs bij te houden, et cetera. Nog iets verder gaat het toegang geven van niet alleen eigen mensen, maar ook externe projectmedewerkers. Allemaal mooie stappen die ons helpen de wereld een klein stukje beter te maken!’