yellow & blue in de zorg

De GGD Brabant-Zuidoost staat voor gezondheid. Via onderzoek naar en voorlichting over een gezonde leefstijl helpt de GGD mensen gezond te worden en te blijven. In een aantal gevallen behandelt de GGD gezondheidsproblemen, bijvoorbeeld TBC. De inrichting van een nieuw kantoorpand in Eindhoven was voor de GGD Brabant-Zuidoost de aanleiding om eens goed te kijken naar de manier waarop zij de organisatie het beste kan inrichten, om mensen en kennis met elkaar te verbinden. Daarbij gebruikmakend van typische onderdelen die bij het werken in de 21e eeuw een belangrijke rol spelen. We hebben een gesprek met Nathalie Rongen, adviseur personeelsbeleid over haar visie op de cultuurverschuiving binnen de GGD, waarmee zij waarschijnlijk een van de voorlopers onder GGD instellingen in Nederland zijn.

eerst de cultuur, daarna de technologie
Nathalie Rongen: ‘Na een fusie tussen GGD Eindhoven en GGD Zuidoost Brabant en de keuze voor een nieuw kantoor in Eindhoven vonden we het belangrijk om bij de inrichting van het nieuwe pand goed na te denken over hoe we willen dat mensen werken. Binnen onze GGD werken al heel wat mensen tijd- en plaatsonafhankelijk. Om dit op een breed vlak technisch mogelijk te maken moet je als organisatie daar je hulpmiddelen (wij noemen dit virtueel) op aanpassen.
Het hebben van de juiste cultuur is daar een vereiste voor. Dit onderdeel van de verandering noemen we mentaal’.

De GGD Brabant-Zuidoost startte het project ‘Het Nieuwe Werken’.
‘Als startsein organiseerden we een campagneweek ‘Samen op reis’ waarin er veel aandacht was voor voorlichting van onze medewerkers. Zo hield Roland Hameeteman (directeur e-office, red.) voor iedereen die erbij kon en wilde zijn een verhaal over zijn visie op het nieuwe werken. Roland spreekt uit eigen ervaring en vertelt daarbij niet alleen over zijn successen. Hij is ook eerlijk over de problemen die hij in de afgelopen 19 jaar tegenkwam. Dat sprak mij en onze medewerkers erg aan’, aldus Rongen. 

persoonlijke aanpak e-office en work21
‘Binnen ons project werk ik veel samen met Gonny Vink, directeur van work21 (onderdeel van de e-office group, red.)’, gaat Rongen verder. Gonny verzorgde tijdens de campagneweek een zogenaamde ‘awareness workshop’. Ze gaf ook de train-de-trainer workshop voor medewerkers die deze awareness workshops aan collega’s gaan verzorgen. In deze workshops komen tip en trucs rondom digitaal werken aan de orde. Binnenkort geeft Gonny een training aan het management over hoe zij Het Nieuwe Werken beleven. Die kennis en dat inzicht kunnen de managers straks zelf weer delen met de mensen binnen hun teams.’
Rongen geeft aan de samenwerking met e-office als  ‘heel prettig’ te ervaren en goed aansluitend bij de cultuur van de organisatie . Ze is vooral erg te spreken over de ervaring en het toegankelijke en flexibele karakter van Vink.
Rongen vervolgt: ‘We zijn sowieso gecharmeerd van de aanpak van e-office. Het is erg prettig dat we kunnen samenwerken met mensen die zo goed begrijpen wat de dynamiek van onze organisatie is. Als resultaat daarvan vind ik het mooi om te zien dat collega’s, die eerst grote bedenkingen hadden bij het invoeren van een nieuwe manier van werken nu, puur door het opwekken van hun nieuwsgierigheid, niet kunnen wachten tot ze aan de slag kunnen.’

prikkelen om veranderbereid te realiseren 
De aanpak van e-office om niet alleen naar het virtuele stuk te kijken, maar juist tijd en aandacht te besteden aan het mentale deel voelt goed voor  Rongen. ‘De gemiddelde leeftijd binnen onze organisatie is 45 jaar en het overgrote deel van de mensen heeft een voorkeur voor blauw (structuur, voorspelbaarheid, red.). Dat we deze mensen verander bereid kregen door hen te prikkelen, geeft een goed gevoel. Verder willen we natuurlijk ook zorgen dat onze organisatie klaar is voor de nieuwe generatie medewerkers. Ook voor hen willen wij een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven’, aldus Rongen.

volgende stap om mensen en kennis met elkaar te verbinden
Nu de resultaten van het mentale deel merkbaar worden, denkt de GGD  al flink na over de invulling van het virtuele deel. Het doel is om straks een goede samenwerkingsomgeving te hebben voor zo’n 300 medewerkers. Een van de middelen die de GGD gaat inzetten om mensen en kennis met elkaar te verbinden is de invoering van chat en presence, dat binnen de organisatie de geheel eigen vertaling ‘korte vragen/snelle antwoorden’ kreeg. Een pilotgroep van zogenaamde ‘superusers’ werkt momenteel al met de technologie en binnenkort worden de eerste resultaten verwacht. Rongen besluit met haar ideaalbeeld: ‘Ik zie voor me dat straks iedereen prettig kan werken met de informatie die hij of zij nodig heeft. Het zou toch geweldig zijn als we veel meer kennis delen, mensen elkaar eenvoudig kunnen vinden, in een open cultuur waarin er minder hoeft te worden gezocht naar informatie en waarin we kunnen voorkomen dat we zaken dubbel doen.’ En daarmee is deze organisatie misschien wel een voorbeeld voor GGD' en in heel Nederland.