een nieuwe manier van werken voor klanten en medewerkers
Alfa Accountants en Adviseurs positioneert zich als partner in ondernemerschap. Om klanten en medewerkers extra werk uit handen te nemen, introduceert Alfa in 2009 het Alfa platform. We spreken met Jan Lasschuit, projectleider ICT bij Alfa, over de ontwikkeling van een complete digitale werkomgeving op basis van Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS2007).

Jan Lasschuit: ‘Diverse collega-accountantskantoren verlenen hun diensten via klantportalen. Deze portalen zijn ingericht op de belevingswereld van de accountant. Alfa wil een portaal creëren dat écht is ingericht op de behoeftes van de klant.
We hebben daarom een onderzoek gedaan naar de wensen voor een portaal onder onze klanten. Daarin werd duidelijk dat zij graag volledig inzicht willen in de activiteiten rond de diensten die wij hen leveren. De vraag hoe transparant we willen zijn naar onze relaties toe, stuitte binnen Alfa op wat discussie. We besloten om eerst zelf ervaring op te doen met deze nieuwe manier van werken en dit te gebruiken als startpunt voor de bouw van het klantportaal.’

werken in de 21e eeuw
Lasschuit vertelt: ‘Met het Intranet startten we de bouw van het Alfa platform en introduceren we een nieuwe manier van werken. Daarbij realiseren we een werkomgeving waarin medewerkers en ook klanten optimaal met elkaar kunnen samenwerken.
Wij zijn op zoek naar de nieuwe generatie accountants. Deze jonge mensen zoeken een werkgever die helemaal is ingericht op het werken in de 21e eeuw. Binnen Alfa krijgt dit steeds meer vorm. Naast een persoonlijke digitale werkomgeving bieden we onze medewerkers nu al flexibele werkplekken en werktijden.’

Lasschuit gaat verder: ‘Onze professionals werken met het product Citrix. Het voordeel hiervan is dat we eenvoudig kunnen inspelen op de verandering naar flexibele werkplekken, we zijn namelijk niet afhankelijk van een vaste PC of werkplek. In 2007 zijn we gemigreerd naar Microsoft Exchange. Omdat we graag met één technologie werken, kozen we voor de oplossing van MOSS2007.
Er is veel mogelijk met Microsoft SharePoint. Het terugvinden van documenten in ons oude systeem kostte erg veel tijd. Met de zogenaamde ‘downdrill zoeken’ in SharePoint vind je een document gemakkelijk en snel. Het bespaart tijd en vereenvoudigt het werken voor onze professionals. Op dit moment bekijken we de mogelijkheden van Microsoft Office Communications Server 2007 (OCS) voor onze organisatie. Wij zijn erg enthousiast over dit product. Met OCS is de bereikbaarheid en beschikbaarheid van collega’s transparant. Door de integratie van OCS met SharePoint wordt in het hele platform weergegeven welke adviseurs aanwezig en beschikbaar zijn. Daarbij is de keuze voor de juiste actie eenvoudig. Bijvoorbeeld bellen, een mail sturen of direct een chat aangaan. Zo krijg je snel de gewenste respons. Alle kennis en informatie zijn straks eenvoudig te benaderen voor medewerkers en klanten. Zo heeft een klant direct toegang tot zijn eigen documenten en is het niet langer noodzakelijk eerst met zijn adviseur contact op te nemen.’

partners in het project
Lasschuit vertelt: ‘We benaderden een aantal Microsoft Gold Certified Partners met de vraag mee te denken in de mogelijkheden voor dit project. e-office stelde zich meteen op als een partner. Zij begeleiden ons in het project en denken met ons mee. We werken dan ook heel prettig samen, het klikt.’

een nieuwe manier van vergaderen
Lasschuit: ‘We zijn op zoek naar de allernieuwste snufjes op ICT gebied. We creëren een innovatieve werkomgeving, maar ook nu doen we al ervaring op met de nieuwste ICT oplossingen. Naast Alfa en e-office is er nog een derde partij betrokken bij dit project, Q-wise een gespecialiseerde system integrator. De kantoren van deze drie partijen liggen niet dicht bij elkaar. We vergaderen dan ook regelmatig via Microsoft Office Live Meeting 2007. Een goed voorbeeld van het nieuwe werken, dat enorm veel tijd en energie bespaart.’

de toekomst
Lasschuit: ‘Eind juni 2008 werd het prototype van het Intranet gepresenteerd. De reacties waren zeer positief. De volgende stap is het inrichten van de live omgeving. Op dit moment wordt deze nog gehost bij e-office, binnenkort nemen we dit zelf over.
Op 1 januari 2009 gaat de Intranet omgeving live. In de zomer van 2009 volgt de Extranet omgeving; de klantportalen. Onze Internetomgeving loopt daar naast en zal waarschijnlijk begin 2009 live gaan.
We zoeken nog naar een manier om het Intranet een persoonlijk tintje te geven. Onze oude systemen hadden allemaal een persoonsnaam. Nu zijn we op zoek naar een gezicht dat past bij de 21e eeuw.’