Aethra Asset Management richt volledige digitale werkomgeving in op basis van SaaS
Aethra Asset Management, vermogensbeheerder voor institutionele en retail beleggers,  is opgezet door een aantal oud-medewerkers van ABN AMRO Asset Management. Aethra, opererend vanuit Amsterdam en Londen, bestaat uit verschillende beleggingsteams en sales mensen, en zal meerdere beleggingsfondsen gaan beheren. Aethra onderscheidt zich door zo open en transparant mogelijk te zijn, zowel naar haar klanten als intern. Hiervoor richtte zij een complete digitale werkomgeving in, gebaseerd op SaaS (Software as a Service) om zo optimaal mogelijk te kunnen communiceren, zowel met  klanten als intern. Hierover spreken wij met Daan Potjer, mede-oprichter/eigenaar van Aethra Asset Management.

openheid en transparantie
De naam Aethra is Latijn voor ‘blauwe lucht’ en is bewust gekozen vanwege het gevoel van transparantie en openheid die dit oproept. Potjer: ‘In de beleggingswereld draait het allemaal om vertrouwen. Je krijgt geld van een belegger die verwacht dat je zijn geld goed beheert. Een goede, regelmatige en vooral open communicatie is daar een essentieel onderdeel van. Met de inrichting van een complete digitale werkomgeving geven wij de klant op elk gewenst moment inzage in de status van zijn beleggingen. Geen periodieke, onbegrijpelijke financiële overzichten, maar persoonlijke aandacht en actuele informatie. Zo broadcasten wij, door gebruik te maken van een webcam en live chat, bij actuele ontwikkelingen in de markt onze visie en hoe Aethra op deze ontwikkelingen zal inspelen. Dit nemen we op en vervolgens sturen we onze klanten een e-mail met de link naar de video. Ook is het de bedoeling om intern de chat-functie veel toe te passen. Door middel van de ‘presence-status’ weten we wie beschikbaar is. Als men online is en als de status op ‘beschikbaar’ staat, kunnen we direct contact maken met diverse personen tegelijk en lange e-mail uitwisselingen voorkomen. Daarbij zijn chatgesprekken ‘recordable’ waardoor bijvoorbeeld beleggingsbeslissingen gemakkelijk kunnen worden vastgelegd; iets wat wij door de toezichthouder verplicht zijn te doen.’

flexibel omgaan met marktomstandigheden
Aethra maakt gebruik van de Software as a Service (SaaS)-oplossing van e-office. Naast deze SaaS-oplossing op basis van IBM software voorziet e-office alle medewerkers van Aethra van PC’s en Blackberry smartphones, verzorgt e-office support en alle trainingen en beheert zij de totale soft- en hardwareoplossing. Potjer: ‘Wij kozen voor deze SaaS-oplossing om flexibel te kunnen omgaan met de huidige marktomstandigheden. Het was van belang snel een volledige werkomgeving in te richten, zodat de Autoriteit Financiële Markten de audit van onze bedrijfsprocessen kon starten. Deze audit maakt standaard onderdeel uit van de vergunningsaanvraag om vermogensbeheer te mogen doen. De SaaS-oplossing van e-office biedt ons daar bovenop de ruimte om gemakkelijk de voorziene groei van de onderneming te accommoderen.’

snel aan de slag
e-office Software as a Service bestaat uit diverse IBM producten: Lotus Domino iNotes Web Access voor mail en agenda, Lotus Domino Sametime voor chat, bereikbaarheid informatie en webmeetings en Lotus Domino Quickr voor document management. Daarnaast bevat de oplossing e-mail-security op basis van iQ.Suite van Group Technology. Per gebruiker kan Aethra eenvoudig kiezen welke functionaliteit ze afnemen. ‘Vanuit onze ABN AMRO-tijd zijn we gewend te werken met Lotus Notes’, licht Potjer de keuze verder toe. ‘Contacten bij IBM attendeerden ons op e-office als partner met veel ervaring in de financiële sector. IT is de kurk waarop we drijven, ononderbroken toegang tot onze systemen is van levensbelang. We zijn dan ook erg blij met de goede samenwerking. e-office denkt met ons mee en biedt ons de service die we nodig hebben. Hun SaaS-oplossing met het brede dienstenpakket maakt het mogelijk om snel aan de slag te gaan met een volledige werkomgeving. Het grootste voordeel is dat wij daarvoor geen grote investeringen hoeven te doen en flexibel kunnen beschikken over een totaaloplossing.’

een nieuwe manier van werken
Potjer: ‘De digitale werkomgeving van e-office stelt ons in staat om eenvoudiger en veel vaker relevante, actuele informatie uit te wisselen met onze klanten. Tegenwoordig zijn face-to-face afspraken moeilijk te plannen door de overvolle agenda’s en de toegenomen reistijd door alle files. Deze nieuwe manier van werken bespaart ons en de klant veel tijd. Sterker nog, de kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening aan onze klant verbetert aanzienlijk. Nieuwe communicatiemogelijkheden zoals videoconferencing stellen ons in staat direct op elke actuele marktontwikkeling in te springen en hierover te communiceren met onze klanten.’ Potjer vervolgt:‘Deze snelle, effectieve en directe manier van communiceren geldt niet alleen voor de communicatie met onze klanten, maar ook voor onze interne communicatie.’ Op de vraag hoe hij de toekomst ziet, antwoordt Potjer: ‘De volgende stap die we willen maken, is de inrichting van klantportalen waar de klant een helder overzicht vindt van alle relevante informatie aangaande zijn beleggingen. Ook willen we de site uitbreiden met bijvoorbeeld actuele koersinformatie. Maar eerst is nu het wachten op de vergunning!’